Thiết lập cơ bản cho quản lý kho và chuỗi cung ứng
Để tìm hiểu và bắt đầu ứng dụng phân hệ quản lý kho cho doanh nghiệp của bạn, bạn nên tìm hiểu trước:
Phân quyền trong tính năng quản lý kho hàng
Mặc định Odoo phân quyền như sau:
Trên giao diện phân quyền tài khoản người dùng, menu phân quyền cho module kho hàng sẽ có 3 lựa chọn cho bạn:
Không chọn: không được quyền truy cập module
Người dùng: Tạo các dịch chuyển kho (nhập/ xuất kho)
Quản trị viên: Quản lý việc nhập, xuất kho, tạo sản phẩm, quản lý số lượng sản phẩm tồn kho,....
Thông thường bạn có thể phân cho thủ kho, người quản lý kho ở cấp người dùng và người quản lý kho, chuỗi cung ứng ở cấp quản lý
Phân quyền khi cài thêm tính năng của ERPOnline:
Nếu bạn cài đặt thêm tính năng phân quyền từng kho hàng Multi Warehouse Access Control, bạn có thêm phân quyền chi tiết từng kho để thủ kho quản lý kho nào chỉ thấy dữ liệu và thao tác trên kho đó.
Không chọn: không được quyền truy cập module
Người dùng: chỉ thấy tài liệu của mình: khi được phân quyền kho nào chỉ thao tác ở kho đó
Quản lý kho: chỉ được thao tắc và xem các số liệu kho được phân quyền
Người dùng: Tạo các dịch chuyển kho (nhập/ xuất kho) toàn hệ thống
Quản trị viên: Quản lý việc nhập, xuất kho, tạo sản phẩm, quản lý số lượng sản phẩm tồn kho,....toàn hệ thống
Với bộ phân quyền mới này, các doanh nghiệp có tình huống quản lý đa kho ở nhiều nơi với các thủ kho riêng sẽ có thể khắc phục việc phân quyền chưa được chi tiết của Odoo gốc.
Cấu hình tính năng quản lý Kho vận
Để có thể tạo kho mới, bạn phải cho phép hệ thống quản lý nhiều vị trí. Trong mô-đun Hàng tồn kho, mở menu Thiết lập ‣ thiết lập chung
Note: Một số tính năng chỉ có ở bảnOdoo Enterprise chúng tôi sẽ không đề cập tới trong tài liệu này.
Giao nhận:
Giao nhận theo lô: hàng hóa khi giao nhận có thể được gom in nhiều phiếu giao nhận 1 lần để giao cho đơn vị vận chuyển
Giao hàng theo gói: đóng gói các sản phẩm trước khi giao hàng và theo vết chúng
Các cảnh báo: Nhận các cảnh báo mang tính chất thông tin hoặc chặn không cho giao nhận hàng với 1 đối tác nào đó
Giữ phần:
Ngay khi xác nhận đơn bán: hàng hóa sẽ được giữ phần để giao khi các đơn bán được xác nhận
Thủ công hoặc dựa trên trình điều độ tự động: chỉ khi người dùng vào phiếu xuất kho để ấn nút giữ phần hoặc khi trình điều độ chạy theo chu kỳ mà người dùng đặt (VD: 8h 1 lần, 24h 1 lần...)
Vận chuyển:
Email xác nhận: Gửi email tự động xác nhận khi giao hàng
Phí giao hàng: Cho phép tính phí giao hàng trên đơn hàng bán
Sản phẩm: Xem hướng dấn bài sản phẩm: https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/c/huong-dan-su-dung-erponline-cac-ung-dung-quy-hoach-san-pham-74
Truy xuất nguồn gốc:
Số Lô & Serial: truy xuất nguồn gốc của sản phẩm. Nếu được kích hoạt, tất cả các giao nhận liên quan đến sản phẩm có gán với số lô & serial đều sẽ phải nhập chi tiết trước khi xác nhận dịch chuyển.
Ký gửi: có thể thiết lập chủ sở hữu cho các địa điểm lưu trữ hàng hóa trong kho.
Định giá:
Chi phí về kho (landed cost): tính năng phân bổ các chi phí giao nhận hàng hóa vào giá vốn của hàng hóa trong kho theo từng bước giao nhận.
Kho hàng:
Đa địa điểm kho: Mỗi kho hàng có thể tạo thành nhiều địa điểm lưu trữ hàng hóa tương ứng và có thể quản lý chi tiết hàng hóa được sắp xếp lưu trữ theo địa điểm
Quy tắc sắp xếp: Hàng hóa sẽ được tạo các quy tắc cố định cho từng mặt hàng. Ví dụ luôn luôn hàng số 01 nhận về kho A sẽ được để ở kệ A1
Đa nhà kho: Doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa theo nhiều kho. Thường mỗi vị trí địa lý khác nhau và có người quản lý riêng sẽ được tách thành một kho riêng
Các tuyến nhiều bước: có thể xây dựng đường đi của hàng hóa nhiều bước dịch chuyển
Điều độ nâng cao:
Thời gian an toàn cho bán hàng: khoảng thới gian cộng thêm khi tính toán thời gian giao hàng cho khách để đảm bảo nếu có sự cố vẫn có thể đúng hẹn
Thời gian an toàn cho mua hàng: khoảng thới gian cộng thêm khi tính toán thời gian đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo nếu có sự cố vẫn có thể vấn có hàng hóa đúng thời gian mình cần.
Tạo Kho hàng mới
Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn sẽ tạo các kho hàng tương ứng với những kho bạn đang quản lý. Trong quá trình kinh doanh nếu có thêm kho mới bạn có thể tạo thêm bất cứ lúc nào hoặc với các kho không còn sử dụng bạn có thể vô hiệu hóa nó đi.
Mở menu Kho vận ‣ Cấu hình ‣ Quản lý kho ‣ Kho hàng
Trong màn hình kho, bấm vào Tạo. Một màn hình mới xuất hiện, bạn có thể thiết lập một số thông tín sau
Tên kho hàng: sẽ được hiển thị khi bạn chọn các địa điểm giao nhận hàng hóa ở đoan hàng mua, bán, vì vậy bạn cần đặt tên dễ phân biệt để người dùng hình dung và lựa chọn chính xác
Tên viết tắt: các bút toán kho khi được tạo tự động với hoạt động của kho này sẽ có tiền tố lấy tên viết tắt. Vì vậy hãy đảm bảo bạn chọn một tên dễ hiểu và dễ nhập.
Địa chỉ: bạn có thể chọn một công ty hiện có hoặc tạo một liên hệ kiểu địa chỉ nếu kho nằm ở một vị trí địa lý khác.
Lô hàng
Lô hàng nhận:
Nhận hàng trực tiếp (1 bước): Chọn phương án này nếu kho chỉ có 1 bước nhận hàng. Sẽ chỉ có 1 phiếu nhận hàng được tạo khi xác nhận đơn hàng mua
Nhận hàng vào địa điểm đầu vào và lưu kho sau đó (2 bước): Trường hợp bạn muốn chia thành 2 bước ví dụ qua bước địa điểm dỡ hàng trước khi về địa điểm lưu trữ hàng hóa. Lúc này sẽ xuất hiện 2 phiếu nhận hàng tương ứng
Phiếu nhận hàng từ Nhà cung cấp về địa điểm dỡ hàng
Phiếu nhận hàng từ địa điểm dỡ hàng về lưu trữ
Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước): trường hợp bạn muốn chia thành 3 bước ví dụ qua bước địa điểm dỡ hàng, kiểm tra chất lượng trước khi về địa điểm lưu trữ hàng hóa. Lúc này sẽ xuất hiện 3 phiếu nhận hàng tương ứng
Phiếu nhận hàng từ Nhà cung cấp về địa điểm dỡ hàng
Phiếu nhận hàng từ địa điểm dỡ hàng về địa điểm kiểm tra chất lượng
Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng về lưu trữ hàng về lưu trữ
Lô hàng giao:
Giao hàng trực tiếp (1 bước): Chọn phương án này nếu kho chỉ có 1 bước giao hàng. Sẽ chỉ có 1 phiếu giao hàng được tạo khi xác nhận đơn hàng bán
Xuất kho và giao hàng (2 bước): Trường hợp bạn muốn chia thành 2 bước ví dụ qua bước địa điểm đóng gói hàng trước khi giao cho khách. Lúc này sẽ xuất hiện 2 phiếu giao hàng tương ứng
Phiếu giao hàng từ địa điểm lưu trữ về địa điểm đóng gói hàng
Phiếu giao hàng từ địa điểm đóng gói hàng đến khách hàng
Đóng gói, xuất hàng và giao hàng (3 bước): trường hợp bạn muốn chia thành 3 bước ví dụ qua bước địa điểm, kiểm tra chất lượng, địa điểm đóng gói trước khi giao cho khách hàng. Lúc này sẽ xuất hiện 3 phiếu nhận hàng tương ứng
Phiếu giao hàng từ địa điểm lưu trữ sang địa điểm kiểm tra chất lượng
Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng sang địa điểm
Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng về lưu trữ hàng về lưu trữ
Tái cung ứng
Sản xuất để tái cung ứng: sử dụng một địa điểm để sản xuất sản phẩm
Sản xuất (1 bước)
Nhận nguyên vận liệu và sản xuất (2 bước)
Nhận nguyên vận liệu, sản xuất rồi lưu kho sản phẩm (3 bước)
Mua để tái cung ứng: Có thể mua hàng háo về kho này
Tạo địa điểm hàng hóa
Menu Kho vận/ Cấu hình/ Quản lý kho/ Địa điểm kho:
Note: các địa điểm kho có cấu trúc phả hệ (cha-con)
Tên địa điểm:
Địa điểm cha
Thông tin bổ sung
Kiểu địa điểm
Địa điểm nội bộ: là các địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hoá. Các địa điểm có thể có cấu trúc phả hệ, ví dụ: Địa điểm Dự trữ có địa điểm con là giá A, giá B. Trong Giá 1 lại có ngăn 1, ngăn 2... Để đơn giản hãy hình dung đến các khu bày hàng trong các siêu thị lớn như Metro, BigC,...
Địa điểm đầu vào: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá trước khi đưa vào địa điểm Dự trữ trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics
Địa điểm đầu ra: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá từ địa điểm Dự trữ trước khi giao cho khách hàng trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics
Địa điểm Chỉ xem: Hàng hoá không thể lưu trữ ở địa điểm này. Thường được sử dụng để gom các địa điểm nội bộ. Như trong ví dụ trên, nếu ta cho cả 3 địa điểm Dự trữ, Đầu vào, Đầu ra cùng thuộc một địa điểm kiểu chỉ xem có thể là View thì khi cần xem số lượng tồn trong cả 3 địa điểm trên, ta chỉ cần xem số lượng tồn của địa điểm View, thay vì phải cộng thủ công số lượng tồn của 3 địa điểm kia
Địa điểm Nhà cung cấp
Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ
Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 156, Có 151.
Địa điểm khách hàng
Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng
Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 632, Có 156.
Địa điểm Kiểm kê
Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động kiểm kho. Hàng bị mất khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Dự trữ -> Kiểm kê"; Hàng thừa khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Kiểm kê -> Dự trữ"
Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 1381, Có 156 khi kiểm kho mất hàng; hoặc Nợ 156, Có 3381 khi kiểm kho mà thừa hàng.
Địa điểm chuyển tiếp
Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động luân chuyển hàng hoá liên kho. Một chu trình tiêu chuẩn là: Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ. VD: "Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp" là dịch chuyển xuất kho của Kho 1 / Dự trữ