Phân hệ tuyển dụng nhân sự (Recruitment)
Mỗi quy mô và loại hình doanh nghiệp thường sẽ có nhu cầu và cách quản lý hoạt động tuyển dụng khác nhau. Ở quy mô nhỏ, nhu cầu tuyển dụng không lớn, thường quy trình tuyển dụng khá đơn giản. Nhu cầu thường xuất phát từ ban lãnh đạo phòng ban hoặc doanh nghiệp, Và quy trình đề nghị, phê duyệt, quy trình tuyển dụng cũng đơn giản:
Với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, sự biến động của nhân sự nhiều hơn, nhu cầu tuyển dụng thường xuyên hơn, thường chúng ta sẽ thực hiện quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp hơn và có nhiều người tham gia hơn. Quy trình phổ biến như sau:
Với quy trình này, chúng tôi phát triển tính năng đề nghị tuyển dụng HR Recruitment Requests (to_hr_recruitment_request) bổ sung cho Odoo để doanh nghiệp có thể ứng dụng tốt hơn với quy trình đề nghị tuyển dụng chuyên nghiệp hơn. Để sử dụng tính năng này, bạn vui lòng cài đặt thêm module HR Recruitment Requests (to_hr_recruitment_request) trên hệ thống bạn đang sử dụng.
Sau đây là hướng dẫn sử dụng cho tính năng này của ERPOnline.
Ứng dụng quản lý tuyển dụng đối với Odoo/Erponline
Odoo/ ERPonline cung cấp cho người dùng ứng dụng Tuyển dụng phục vụ nhu cầu số hóa công tác tuyển dụng nhân sự từ khâu tìm kiếm ứng viên, liên hệ phỏng vấn đến khâu ký kết hợp đồng và bắt đầu làm việc. Sau khi cài đặt tính năng theo hướng dẫn bên trên, bạn sẽ thấy xuất hiện menu tính năng Đề nghị tuyển dụng trên menu phần Tuyển dụng và có một số cấu hình cho tính năng này.
Chuẩn bị dữ liệu ban đầu
Định nghĩa ra giai đoạn của quá trình tuyển dụng
Chúng tôi hiểu rằng người dùng rất sợ cảm giác đứng giữa một núi dữ liệu mà không nắm được tình hình tiến độ cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên cho việc giải quyết chúng như thế nào. Chính vì vậy mà lý thuyết Kanban đã được đưa vào thực tế xây dựng chung trên các giao diện quản trị dữ liệu, giúp phân định rõ ràng từng bước trong quy trình một cách trực quan và sinh động. Hệ thống Odoo thân thiện sẵn sàng hỗ trợ tạo các giai đoạn cụ thể mà người dùng muốn quy hoạch, ví dụ:
Thẩm định ban đầu
Phỏng vấn lần đầu
Phỏng vấn lần hai
Đề xuất hợp đồng
Hợp đồng được ký
Hủy
Sau khi tạo xong giai đoạn bấm Lưu.
Đinh nghĩa các vị trí công việc cần tuyển dụng dựa trên tình hình thực tế của công ty
Hoạt động tuyển dụng xuất phát từ nhu cầu lấp đầy các vị trí nhân sự cần thiết trong doanh nghiệp. Vậy nên trước hết doanh nghiệp cần định nghĩa ra những vị trí nhân sự với các thông tin cần thiết theo hướng dẫn như sau:
Trong đó,
Website: địa chỉ đường dẫn để được đăng vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ nếu trong trường hợp công ty có website thì đó là địa chỉ đường dẫn website tới mục tuyển dụng.
Phòng ban: Phòng ban gắn với vị trí cần tuyển dụng
Bí danh email: địa chỉ email để ứng viên gửi hồ sơ trực tiếp tới nhà tuyển dụng.
Người phụ trách: người có chức năng tuyển dụng bên bộ phận nhân sự.
Nhân viên mới dự kiến: Số lượng nhân viên dự định tuyển dụng
Mẫu phỏng vấn: được xây dựng dựa trên danh sách các câu hỏi đặc thù cho từng vị trí công việc. Các dạng câu hỏi được thiết kế rất đa dạng để người phụ trách tuyển dụng có thể sắp xếp một cách phù hợp. Chức năng này giúp cho những người có thẩm quyền tham gia phỏng vấn trở nên chủ động hơn khi trao đổi với ứng viên. Để thiết lập mẫu phỏng vấn tuyển dụng trên từng vị trí công việc người dùng có thể chọn mẫu có sẵn, nếu không có sẵn thì chọn "Tạo và sửa". Sau đó bấm "Lưu".
Quy trình tuyển dụng
Đề nghị tuyển dụng
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của từng phòng ban, các đề nghị tuyển dụng được thiết lập và đệ trình phê duyệt tới cấp có thẩm quyền với các nội dung cụ thể bao gồm:
Phòng ban cần tuyển dụng
Vị trí cần tuyển dụng
Số nhân viên cần tuyển
Ngày cần nhân viên mới
Lý do đề nghị tuyển dụng
Mô tả công việc: phần này sẽ được tự động cập nhật trong phần thiết lập vị trí công việc
Yêu cầu công việc
Sau khi tạo xong đề nghị tuyển dụng, người dùng tiến hành bấm "Lưu", và bấm "Trình cho người quản lý" để phê duyệt đề nghị tuyển dụng.
Bắt đầu tuyển dụng với 1 vị trí công việc
Ngay sau khi tạo một vị trí công việc, việc tuyển dụng cho vị trí này cũng được tự động đặt ở trạng thái đang tuyển.
Để ghi nhận vị trí này đang không tuyển dụng, chọn Dừng tuyển dụng.
Ngược lại, nếu nhân sự phụ trách tuyển dụng muốn xác nhận doanh nghiệp đang tuyển vị trí này, đơn giản là chọn Khởi động tuyển dụng.
Người dùng hoàn toàn có thể nắm bắt thông tin các vị trí tuyển dụng một cách tổng quan trên cùng một giao diện dạng thẻ Kanban. Thao tác người dùng cần thực hiện như sau:
Trên giao diện này, người dùng có thể xem cụ thể như có bao nhiêu vị trí tuyển dụng đã được công bố trên website tuyển dụng của công ty hay thống kê có bao nhiêu ứng viên mới, bao nhiêu ứng viên cần được tuyển dụng...
Đăng tuyển trực tuyến trên website công ty
Nhân viên phụ trách tuyển dụng nhân sự tiến hành công khai vị trí tuyển dụng trên website bằng cách truy cập Ứng dụng Website, chọn Go to Website, vào Menu Tuyển dụng, chọn Vị trí tuyển dụng cần đăng tuyển, bấm chọn nút "Đã xuất bản".
Trong đó,
Nguồn: Có thể là các kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội mà doanh nghiệp sử dụng để đăng tin tuyển dụng và có nhu cầu thống kê hiệu quả của các nguồn này
Thư điện tử: địa chỉ hòm thư để ứng viên có thể gửi email tới nguồn tuyển dụng. Với điều kiện khi đăng tin tuyển dụng, người phụ trách nhân sự phải thể hiện kèm theo nội dung tuyển dụng
Thông số URL: Đây là thông số hệ thống tự cập nhật đối với nguồn tương ứng. Khi người phụ trách tuyển dụng đăng tin tuyển dụng kèm theo thông số Url này. Sau đó ứng viên chỉ cần nhấp chuột vào link là sẽ được tự động đưa đến đúng nội dụng tuyển dụng đã được công khai trên website của công ty để ứng tuyển.
Ghi nhận các hồ sơ ứng tuyển
Xử lý hồ sơ của từng ứng viên
Ứng viên trở thành nhân viên
Báo cáo phân tích tuyển dụng
Đối với một doanh nghiệp, người phụ trách tuyển dụng có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để có thể tìm kiếm được các ứng viên cho từng vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, kênh tuyển dụng nào là hiệu quả, xu hướng tìm kiếm công việc của các ứng viên hiện nay là gì, ở kênh nào ứng viên đề xuất mức lương cao và còn rất rất nhiều tiêu chí khác để có thể xây dựng nên một báo cáo phân tích tuyển dụng. Việc phân tích này sẽ giúp nhà quản lý có được những hướng đi đúng đắn hơn trong việc xây dựng các chiến lược tuyển dụng theo từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa được chi phí.