Phân hệ tuyển dụng nhân sự (Recruitment)

Odoo/ ERPonline cung cấp cho người dùng ứng dụng Tuyển dụng phục vụ nhu cầu số hóa công tác tuyển dụng nhân sự từ khâu tìm kiếm ứng viên, liên hệ phỏng vấn đến khâu ký kết hợp đồng và bắt đầu làm việc. Sau khi cài đặt tính năng theo hướng dẫn bên trên, bạn sẽ thấy xuất hiện menu tính năng Đề nghị tuyển dụng trên menu phần Tuyển dụng và có một số cấu hình cho tính năng này.

Chuẩn bị dữ liệu ban đầu

Định nghĩa ra giai đoạn của quá trình tuyển dụng

Chúng tôi hiểu rằng người dùng rất sợ cảm giác đứng giữa một núi dữ liệu mà không nắm được tình hình tiến độ cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên cho việc giải quyết chúng như thế nào. Chính vì vậy mà lý thuyết Kanban đã được đưa vào thực tế xây dựng chung trên các giao diện quản trị dữ liệu, giúp phân định rõ ràng từng bước trong quy trình một cách trực quan và sinh động. Hệ thống Odoo thân thiện sẵn sàng hỗ trợ tạo các giai đoạn cụ thể mà người dùng muốn quy hoạch, ví dụ: 

• Thẩm định ban đầu

• Phỏng vấn lần đầu

• Phỏng vấn lần hai

• Đề xuất hợp đồng

• Hợp đồng được ký

• Hủy

Khi muốn tạo một giai đoạn khác trong chu trình tuyển dụng, người dùng truy cập cấu hình, chọn giai đoạn và bấm nút tạo mới.


Sau khi tạo xong giai đoạn bấm Lưu.

Đinh nghĩa các vị trí công việc cần tuyển dụng dựa trên tình hình thực tế của công ty

Hoạt động tuyển dụng xuất phát từ nhu cầu lấp đầy các vị trí nhân sự cần thiết trong doanh nghiệp. Vậy nên trước hết doanh nghiệp cần định nghĩa ra những vị trí nhân sự với các thông tin cần thiết theo hướng dẫn như sau:

Trong đó,

• Website: địa chỉ đường dẫn để được đăng vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ nếu trong trường hợp công ty có website thì đó là địa chỉ đường dẫn website tới mục tuyển dụng.

• Phòng ban: Phòng ban gắn với vị trí cần tuyển dụng

• Bí danh email: địa chỉ email để ứng viên gửi hồ sơ trực tiếp tới nhà tuyển dụng.

• Người phụ trách: người có chức năng tuyển dụng bên bộ phận nhân sự. 

• Nhân viên mới dự kiến: Số lượng nhân viên dự định tuyển dụng   

• Mẫu phỏng vấn: được xây dựng dựa trên danh sách các câu hỏi đặc thù cho từng vị trí công việc. Các dạng câu hỏi được thiết kế rất đa dạng để người phụ trách tuyển dụng có thể sắp xếp một cách phù hợp. Chức năng này giúp cho những người có thẩm quyền tham gia phỏng vấn trở nên chủ động hơn khi trao đổi với ứng viên. Để thiết lập mẫu phỏng vấn tuyển dụng trên từng vị trí công việc người dùng có thể chọn mẫu có sẵn, nếu không có sẵn thì chọn "Tạo và sửa". Sau đó bấm "Lưu".

Sau khi chọn tạo và sửa, sẽ xuất hiện một màn hình để điền các câu hỏi cho mẫu phỏng vấn với vị trí đang cần thiết lập tuyển dụng.

Quy trình tuyển dụng

Đề nghị tuyển dụng

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của từng phòng ban, các đề nghị tuyển dụng được thiết lập và đệ trình phê duyệt tới cấp có thẩm quyền với các nội dung cụ thể bao gồm:

• Phòng ban cần tuyển dụng

• Vị trí cần tuyển dụng

• Số nhân viên cần tuyển

• Ngày cần nhân viên mới

• Lý do đề nghị tuyển dụng

• Mô tả công việc: phần này sẽ được tự động cập nhật trong phần thiết lập vị trí công việc

• Yêu cầu công việc

Bắt đầu tuyển dụng với 1 vị trí công việc

Ngay sau khi tạo một vị trí công việc, việc tuyển dụng cho vị trí này cũng được tự động đặt ở trạng thái đang tuyển.

Để ghi nhận vị trí này đang không tuyển dụng, chọn Dừng tuyển dụng.

Ngược lại, nếu nhân sự phụ trách tuyển dụng muốn xác nhận doanh nghiệp đang tuyển vị trí này, đơn giản là chọn Khởi động tuyển dụng.

Người dùng hoàn toàn có thể nắm bắt thông tin các vị trí tuyển dụng một cách tổng quan trên cùng một giao diện dạng thẻ Kanban. Thao tác người dùng cần thực hiện như sau:

Trên giao diện này, người dùng có thể xem cụ thể như có bao nhiêu vị trí tuyển dụng đã được công bố trên website tuyển dụng của công ty hay thống kê có bao nhiêu ứng viên mới, bao nhiêu ứng viên cần được tuyển dụng... 

Đăng tuyển trực tuyến trên website công ty

Nhân viên phụ trách tuyển dụng nhân sự tiến hành công khai vị trí tuyển dụng trên website bằng cách truy cập Ứng dụng Website, chọn Go to Website, vào Menu Tuyển dụng, chọn Vị trí tuyển dụng cần đăng tuyển, bấm chọn nút "Đã xuất bản".

Đăng tuyển trên các mạng xã hội như Facebook, Twitter hay thông qua các nền tảng tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks, Linkedin... hoặc thông qua các công ty săn đầu người như Hr2b, Navigos Search...

Nhân viên phụ trách tuyển dụng cần thiết lập các nguồn tuyển dụng trên từng vị trí công việc. Các nhà kiến trúc kỹ thuật hệ thống ERPOnline đã cố ý thiết kế ra tính năng truy vết đối với từng ứng viên. Câu hỏi đặt ra là làm cách nào ứng viên có thể nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí công ty đang tuyển dụng. Ngoài ra, việc thiết lập các nguồn tuyển dụng này còn có tác dụng thống kê và đánh giá được sức hút đối trên từng phương tiện tuyển dụng. Từ những kết quả này, người phụ trách tuyển dụng có thể đưa ra những định hướng cụ thể cho việc tìm kiếm nguồn nhân lực hiệu quả sau này, giảm thiểu lãng phí cho doanh nghiệp.

Ngay trên giao diện thẻ Kanban theo từng vị trí công việc, người dùng bấm chọn "Share Trackers" để truy cập được vào khu vực thiết lập các đường link tương ứng với từng kênh tuyển dụng cho từng Vị trí.

Trong đó,

• Nguồn: Có thể là các kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội mà doanh nghiệp sử dụng để đăng tin tuyển dụng và có nhu cầu thống kê hiệu quả của các nguồn này

• Thư điện tử: địa chỉ hòm thư để ứng viên có thể gửi email tới nguồn tuyển dụng. Với điều kiện khi đăng tin tuyển dụng, người phụ trách nhân sự phải thể hiện kèm theo nội dung tuyển dụng

• Thông số URL: Đây là thông số hệ thống tự cập nhật đối với nguồn tương ứng. Khi người phụ trách tuyển dụng đăng tin tuyển dụng kèm theo thông số Url này. Sau đó ứng viên chỉ cần nhấp chuột vào link là sẽ được tự động đưa đến đúng nội dụng tuyển dụng đã được công khai trên website của công ty để ứng tuyển.

Ứng viên bấm vào link được đính kèm theo tin đăng, hệ thống sẽ tự động dẫn đến màn hình thông tin tuyển dụng chi tiết để ứng viên bấm Ứng tuyển.

Sau khi ứng viên ứng tuyển thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ ứng viên mới trên hệ thống đối với vị trí công việc tương ứng.

Xử lý hồ sơ của từng ứng viên

Khi đã có hồ sơ ứng viên được gửi đến, nhân viên phụ trách tuyển dụng sẽ tiến hành trao đổi với bộ phận chuyên môn đề xuất tuyển dụng để thẩm định xem có nên hẹn lịch phỏng vấn không. Nếu ứng viên không phù hợp, nhân viên phụ trách tuyển dụng có thể gửi email phản hồi tới ứng viên. Ngược lại, nếu ứng viên là tiềm năng, hãy ấn định ngay một hoạt động tới ứng viên để hẹn lịch phỏng vấn. Ở đây người phụ trách tuyển dụng có thể lựa chọn gọi điện trực tiếp hoặc gửi email. Các thao tác để tạo một hoạt động trên từng hồ sơ ứng viên như sau:

Sau khi ứng viên xác nhận thì nhân viên phụ trách tuyển dụng sẽ tạo một hoạt động với kiểu là cuộc họp để thiết lập cuộc họp phỏng vấn trên ứng dụng Lịch (Calendar) của hệ thống.

Cuộc phỏng vấn diễn ra theo lịch đã hẹn, nhân viên phụ trách tuyển dụng chuyển trạng thái hồ sơ ứng viên từ thẩm định ban đầu sang phỏng vấn lần đầu.

Trong quá trình phỏng vấn, người phụ trách tuyển dụng mở hồ sơ ứng viên để cập nhật các thông tin còn thiếu của ứng viên.

Ngoài ra, trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể sử dụng mẫu phỏng vấn đã được thiết lập trên từng vị trí công việc như hướng dẫn ở trên bằng cách bấm chọn Bắt đầu phỏng vấn. 

Trong quá trình phỏng vấn, tất cả câu trả lời của ứng viên đều được ghi chú tóm tắt và đính kèm theo với hồ sơ ứng viên trên hệ thống để phục vụ cho các lần phỏng vấn tiếp theo. 

Ứng viên trở thành nhân viên

Sau khi ứng viên vượt qua được các vòng thử thách và trở thành nhân viên công ty, Odoo hỗ trợ tạo nhanh nhân viên mới trên ngay trên form hồ sơ. Các thông tin đã có  trên hồ sơ sẽ được đưa sang làm thông tin nhân viên giúp giảm thao tác nhập liệu của bộ phận nhân sự.

Báo cáo phân tích tuyển dụng

Đối với một doanh nghiệp, người phụ trách tuyển dụng có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để có thể tìm kiếm được các ứng viên cho từng vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, kênh tuyển dụng nào là hiệu quả, xu hướng tìm kiếm công việc của các ứng viên hiện nay là gì, ở kênh nào ứng viên đề xuất mức lương cao và còn rất rất nhiều tiêu chí khác để có thể xây dựng nên một báo cáo phân tích tuyển dụng. Việc phân tích này sẽ giúp nhà quản lý có được những hướng đi đúng đắn hơn trong việc xây dựng các chiến lược tuyển dụng theo từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa được chi phí.