Quản lý Nghỉ Odoo 13
Tổng quan
Thiết lập
Trong Odoo/ERPOnline
Đối tượng sử dụng
Cả nhân viên và người quản lý đều là đối tượng sử dụng của module Nghỉ này.
Cấp quản lý có thể phê duyệt và kiếm soát xin nghỉ.
Các nhân viên có thể tự xin nghỉ trong phần mềm hoặc quản lý có thể ghi lại ngày nghỉ cho các nhân viên không sử dụng phần mềm trực tiếp (Ví dụ như: bảo vệ, tạp vụ,..).
Thiết lập cơ bản
Cài đặt module Time Off
Trước tiên bạn cần có module Time Off được cài lên (Xem hình minh họa).
Thiết lập các kiểu nghỉ
Odoo/ERPOnline phân loại các hành động Nghỉ trong doanh nghiệp thành các Kiểu Nghỉ có cùng tính chất để dễ dàng cho việc phê duyệt, tính lương và báo cáo. Tùy thực tế mỗi doanh nghiệp các Kiểu nghỉ sẽ có cầu hình khác nhau.
Để tạo mới các kiểu nghỉ: Time Off Configure Time Off Type Create
Trong quá trình tạo mới kiểu nghỉ cần lưu ý 1 số thông tin sau:
Các option:
Payroll Code: Mã code dùng cho hoạt động tính lương
Is Unpaid: Lựa chọn xem đây có phải kiểu nghỉ không được trả lương hay không
Take Time Off in : cho phép xin nghỉ theo Ngày, Nửa ngày hay theo Giờ
Validation/Thẩm định: Quy định các cấp duyệt với mỗi kiểu nghỉ.
2 cấp độ duyệt: Team Leader duyệt > Cán bộ quản lý nghỉ duyệt
Không cần duyệt
1 cấp độ duyệt:
Cán bộ quản lý nghỉ duyệt
Team Leader duyệt (Team Leader được xác định trên hồ sơ nhân sự )
Allocation: Cấp phát, là hành động để xác định trước xem mỗi nhân viên có bao nhiêu ngày/ giờ nghỉ tương ứng với mỗi kiểu nghỉ.
Không yêu cầu cấp phát
Cấp phát tự do: Nhân viên có thể tạo đề nghị cấp phát nghỉ cho lãnh đạo phê duyệt
Cấp phát bởi HR: Là kiểu nghỉ mà chỉ có HR mới cấp phát được
Validity: Thời gian mà kiểu nghỉ này có hiệu lực.
Calendar: Cách ngày nghỉ được ghi nhận trên Lịch và Báo cáo.
Xin nghỉ - Duyệt nghỉ
Quy trình cơ bản
Tùy theo đặc thù mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình xin nghỉ -duyệt nghỉ khác nhau. Ở đây ERPOnline mô tả 1 quy trình xin nghỉ cơ bản với 2 cấp duyệt.
Bắt đầu từ 1 yêu cầu xin nghỉ, yêu cầu này được chuyển qua cho trưởng team (trưởng phòng) xét duyệt. Thông thường trưởng phòng sẽ đóng vai trò điều phối nhân sự và xét duyệt tính hợp lý của đơn xin nghỉ này. Trong trường hợp thiếu nhân sự hoặc công việc có yêu cầu đặc biệt, có thể đơn xin nghỉ này sẽ bị từ chối. Trưởng phòng cũng cần nắm được tình hình nhân sự của phòng ban/ team mình quản lý.
Nếu bị từ chối, đơn nghỉ sẽ được trả lại cho người lao động. Nếu trưởng phòng duyệt, đơn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận hành chính nhân sự. Lúc này bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò ghi nhận tính hợp lệ của đơn xin nghỉ. Ví dụ người lao động chỉ xin nghỉ phép 1 ngày nhưng người này đã hết phép, vậy thì kiểu nghỉ phép sẽ phải chuyển sang kiểu nghỉ không lương,.. Hơn hết, việc nhân sự duyệt nghỉ cũng là để hợp thức hóa với việc tính lương thưởng và các nghiệp vụ hành chính khác.
Odoo/ ERPOnline là một hệ thống linh hoạt. Người dùng có thể tự tổ chức việc phê duyệt các cấp đối với mỗi kiểu nghỉ (xem mục thiết lập ở bên trên)
Các bước xin nghỉ- duyệt nghỉ trên hệ thống
Bước 1. Xin nghỉ. Vào module Time Off và tạo đề nghị Nghỉ theo nhu cầu.
Bước 2. Trưởng team Phê duyệt hoặc Từ chối đề nghị nghỉ.
Bước 3. Phòng Nhân sự Phê duyệt hoặc Từ chối đề nghị nghỉ.
Nếu bị từ chối, đơn nghỉ sẽ có trạng thái Refuse.
Sau khi được chấp thuận hoàn toàn, đề nghị nghỉ ở trạng thái Approved
Trường hợp xin nghỉ với một nhóm nhân sự
Khi một phòng ban hay toàn bộ công ty có lịch nghỉ (ví dụ nghỉ du lịch, nghỉ Lễ,..), người quản lý bộ phận hành chính nhân sự có thể tạo Đề nghị nghỉ với 1 nhóm nhân viên.
Cách làm: khi tạo đề nghị nghỉ, ở phần Mode chọn nhóm nhân viên tương ứng. Mặc định Odoo/ERPOnline hỗ trợ:
Nhân viên
Phòng ban
Công ty
Tag nhân viên
