Hợp đồng mua hàng - Quản lý chào thầu/chào giá cạnh tranh

Nếu bạn là một doanh nghiệp đủ lớn thì việc quản lý mua hàng sẽ chặt chẽ, bài bản và nhiều thủ tục hơn những doanh nghiệp siêu nhỏ. Ví dụ doanh nghiệp bạn áp dụng việc chào giá cạnh tranh (mỗi nhu cầu mua hàng cần có thông tin của 3 nhà cung cấp trở lên) hoặc chào thầu (thường áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước hoặc các gói thầu giá trị lớn).

Với Odoo/ERPonline, bạn có thể sử dụng tính năng Hợp đồng mua hàng để quản lý việc chào giá cạnh tranh hoặc chào thầu theo nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp bạn. Nếu không có nghiệp vụ này bạn có thể bỏ qua tính năng Hợp đồng mua hàng để quy trình mua hàng đơn giản hơn. 

Cài đặt tính năng Hợp đồng mua hàng

Để sử dụng tính năng này, bạn vào menu: Mua hàng/ Cấu hình/ Thiết lập và tích vào tính năng Hợp đồng mua hàng, nhấn Lưu.

Sử dụng Hợp đồng mua hàng để quản lý chào giá

Sau khi cài đặt, chúng ta sẽ thấy trên menu xuất hiện thêm phần Yêu cầu mua hàng

Để tạo một Yêu cầu mua hàng mới bạn cần nhập các thông tín sau:

• Đại diện mua hàng: Người phụ trách mua hàng

• Kiểu yêu cầu:

• • Mời thầu: Có thể tạo nhiều yêu cầu báo giá cùng nội dung cho các nhà cung cấp khác nhau

  • Đơn mua tổng quá: Chỉ định nhà cung cấp cụ thể cho yêu cầu chào giá.

• Nhà cung cấp: không bắt buộc nếu chọn kiểu mời thầu

• Hạn chót đặt hàng

• Ngày mời thầu

• Ngày giao

• Tài liệu nguồn

• Sản phẩm

• Số lượng

• Số lượng đặt hàng

• Đơn giá

Sử dụng hợp đồng kiểu mời thầu

Sau khi điền thông tin, chúng ta có thể tạo nhiều yêu cầu chào giá khác nhau với các thông tin được lấy từ thỏa ước mua hàng bằng cách nhấn nào nút RFQ/Đơn mua bên phía góc phải, trên cùng.

Nhấn nút Tạo để có yêu cầu chào giá có nội dung sản phẩm, số lượng, đơn giá... Lúc này bạn chỉ việc chọn nhà cung cấp muốn gửi yêu cầu chào giá và thực hiện quy trình chào giá bình thường (xem thêm: Tạo và quản lý yêu cầu chào giá)

Sử dụng hợp đồng kiểu Đơn mua hàng tổng quát

Nếu bạn chọn kiểu Đơn mua hàng tổng quát, bạn cần chọn nhà cung cấp cho hợp đồng mua hàng. Bạn có thể sử dụng tính năng này cho chỉ định thầu hoặc như một hợp đồng nguyên tắc. Và đương nhiên bạn cần điền đơn giá cho từng sản phẩm. Sau khi xác nhận, bạn có thể tạo 1 hay nhiều yêu cầu cho nhà cung cấp được chọn với số lượng được điền cho từng đợt mua hàng

Mỗi lần tạo đơn mua số lượng hàng đã được xác nhận sẽ tổng hộp ngược lại Hợp đồng mua hàng ở cột số lượng đặt hàng.

Đóng hợp đồng mua hàng

Sau khi có giá của tất cả các nhà cung cấp, so sánh các điều kiện giá, thời gian giao hàng, chất lượng, uy tín nhà cung cấp... bạn có thể chọn một nhà cung cấp phù hợp nhất và chọn mua hàng. Các yêu cầu khác cần phải được hủy để bạn đóng Hợp đồng mua hàng lại cho đợt mở thầu/ chào giá cạnh tranh này

Sau khi nhấn nút đóng, bạn đã kết thúc quá trình mua hàng mời thầu/ chào giá cạnh tranh.