Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email trong hệ thống Odoo/ERPOnline

Cơ chế hoạt động của việc Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

1. Cơ chế nhận email

Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép cấu hình một máy chủ nhận email, sử dụng tài khoản với tên miền của bạn, ví dụ: catchall@tenmien.com. Tài khoản này được yêu cầu thiết lập chức năng catch-all để có thể sử dụng đầy đủ các tính năng gửi/nhận email đã nêu tại phần mục đích của việc tích hợp.

1.1 Chức năng catch-all (hay một số email client dùng thuật ngữ routing)

• Đây là tính năng định tuyến email được cung cấp bởi các nhà cung cấp email (email client), cho phép người dùng thiết lập định tuyến cho các email được gửi tới đúng địa chỉ tên miền nhưng phần tên của email không tồn tại. Tùy vào email client, người dùng có thể thiết lập các lựa chọn như:

  • Xóa các email này.

  • Forward các email này tới một địa chỉ email được chỉ định.

• Ví dụ:

  • Bạn có một tên miền là tenmien.com và bạn thiết lập catch-all email là catchall@tenmien.com.

  • Bạn có một địa chỉ email có thật trong hệ thống là myname@tenmien.com nhưng người gửi mail lại gõ nhầm địa chỉ là miname@tenmien.com thì khi đó email gửi đến địa chỉ miname@tenmien.com sẽ được forward vào hòm thư của email catchall@tenmien.com.

1.2 Tại sao cần sử dụng email server có tính năng catchall cho hệ thống Odoo/ERPOnline?

• Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép người dùng phần mềm cấu hình các Alias Email (Bí danh Email) trên các tài liệu như: Job Position (Vị trí tuyển dụng, ví dụ: ketoantruong@tenmien.com), Project (Dự án, ví dụ: project@tenmien.com), CRM (Ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng, ví dụ: sales@tenmien.com)… Các Alias email này thực tế là những email không có thật trên hệ thống email server nhưng được đặt tên với cùng tên miền name.

• Người dùng có thể cung cấp các Alias Email này cho ứng viên, đối tác, khách hàng của mình để tiếp nhận thông tin riêng biệt cho từng phần hành trên hệ thống.

• Ví dụ:

  • Khi ứng viên gửi hồ sơ đến ketoantruong@tenmien.com thì hệ thống Odoo/ERPOnline sẽ tự động tạo một hồ sơ ứng viên gắn với Job Position Kế toán trưởng và lưu trữ toàn bộ thông tin trao đổi với ứng viên trên hồ sơ này.

  • Khi khách hàng gửi email đến sales@tenmien.com, hệ thống Odoo/ERPOnline sẽ tự động tạo một tiềm năng/cơ hội trên ứng dụng CRM để nhân viên công ty có thể tiếp tục trao đổi thông tin và chăm sóc khách hàng đó.

  • v.v…

1.3 Cách hoạt động của hệ thống Odoo/ERPOnline với email server có tính năng catch-all

• Khách hàng/đối tác gửi mail đến một Alias Email.

• Email server nhận thông điệp (message) và kiểm tra xem địa chỉ có tồn tại trong email server không.

  • Nếu tồn tại, chuyển message về đúng địa chỉ.

  • Nếu không, chuyển message về địa chỉ catch-all (nếu có).

• Odoo/ERPOnline định kỳ đăng nhập địa chỉ catch-all thiết lập trong Máy chủ nhận email để nhận message, đánh dấu là chưa đọc.

• Odoo/ERPOnline phân tích email header của các message này và định tuyến phù hợp để chuyển message đến đúng vị trí, tự động sinh ra các tài liệu tương ứng.

• Nếu không có email server với tính năng catch-all, đồng nghĩa, các tính năng liên quan sẽ không thực hiện được.

2. Cơ chế gửi email

• Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép cấu hình một máy chủ gửi email, sử dụng tài khoản với tên miền của bạn, ví dụ: catchall@tenmien.com.

Các ảnh hưởng và rủi ro

Các bước chuẩn bị cho việc tích hợp