Nguyễn Trọng Hải Bình General Published: 12/17/21 Hits: 601

Hình thức Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

Thông tin máy chủ và thông tin đăng nhập (sử dụng tên miền của bạn, ví dụ tenmien.com) được tích hợp trong cấu hình máy chủ gửi/nhận mail thuộc hệ thống Odoo/ERPOnline.

Mục đích của việc Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

  • Nhận và gửi mail bằng tên miền tenmien.com ngay trong hệ thống Odoo/ERPOnline

  • Sử dụng tính năng email alias để gửi, nhận và lưu toàn bộ lịch sử, nội dung email trên từng bản ghi tài liệu trong hệ thống như đơn mua, đơn bán, hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ nhân viên, v.v.

  • Sử dụng các hành động tự động, hành động định kỳ để gửi email tự động cho người dùng hoặc email cụ thể được chỉ định theo các mẫu email và thông điệp có sẵn, phục vụ kiểm soát công việc.

Cơ chế hoạt động của việc Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

1. Cơ chế nhận email

Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép cấu hình một máy chủ nhận email, sử dụng tài khoản với tên miền của bạn, ví dụ: catchall@tenmien.com. Tài khoản này được yêu cầu thiết lập chức năng catch-all để có thể sử dụng đầy đủ các tính năng gửi/nhận email đã nêu tại phần mục đích của việc tích hợp.

Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

1.1 Chức năng catch-all (hay một số email client dùng thuật ngữ routing)

  • Đây là tính năng định tuyến email được cung cấp bởi các nhà cung cấp email (email client), cho phép người dùng thiết lập định tuyến cho các email được gửi tới đúng địa chỉ tên miền nhưng phần tên của email không tồn tại. Tùy vào email client, người dùng có thể thiết lập các lựa chọn như:

    • Xóa các email này.

    • Forward các email này tới một địa chỉ email được chỉ định.

  • Ví dụ:

    • Bạn có một tên miền là tenmien.com và bạn thiết lập catch-all email là catchall@tenmien.com.

    • Bạn có một địa chỉ email có thật trong hệ thống là myname@tenmien.com nhưng người gửi mail lại gõ nhầm địa chỉ là miname@tenmien.com thì khi đó email gửi đến địa chỉ miname@tenmien.com sẽ được forward vào hòm thư của email catchall@tenmien.com.

1.2 Tại sao cần sử dụng email server có tính năng catchall cho hệ thống Odoo/ERPOnline?

  • Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép người dùng phần mềm cấu hình các Alias Email (Bí danh Email) trên các tài liệu như: Job Position (Vị trí tuyển dụng, ví dụ: ketoantruong@tenmien.com), Project (Dự án, ví dụ: project@tenmien.com), CRM (Ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng, ví dụ: sales@tenmien.com)… Các Alias email này thực tế là những email không có thật trên hệ thống email server nhưng được đặt tên với cùng tên miền name.

Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

  • Người dùng có thể cung cấp các Alias Email này cho ứng viên, đối tác, khách hàng của mình để tiếp nhận thông tin riêng biệt cho từng phần hành trên hệ thống.

  • Ví dụ:

    • Khi ứng viên gửi hồ sơ đến ketoantruong@tenmien.com thì hệ thống Odoo/ERPOnline sẽ tự động tạo một hồ sơ ứng viên gắn với Job Position Kế toán trưởng và lưu trữ toàn bộ thông tin trao đổi với ứng viên trên hồ sơ này.

    • Khi khách hàng gửi email đến sales@tenmien.com, hệ thống Odoo/ERPOnline sẽ tự động tạo một tiềm năng/cơ hội trên ứng dụng CRM để nhân viên công ty có thể tiếp tục trao đổi thông tin và chăm sóc khách hàng đó.

    • v.v…

1.3 Cách hoạt động của hệ thống Odoo/ERPOnline với email server có tính năng catch-all

  • Khách hàng/đối tác gửi mail đến một Alias Email.

  • Email server nhận thông điệp (message) và kiểm tra xem địa chỉ có tồn tại trong email server không.

    • Nếu tồn tại, chuyển message về đúng địa chỉ.

    • Nếu không, chuyển message về địa chỉ catch-all (nếu có).

  • Odoo/ERPOnline định kỳ đăng nhập địa chỉ catch-all thiết lập trong Máy chủ nhận email để nhận message, đánh dấu là chưa đọc.

  • Odoo/ERPOnline phân tích email header của các message này và định tuyến phù hợp để chuyển message đến đúng vị trí, tự động sinh ra các tài liệu tương ứng.

  • Nếu không có email server với tính năng catch-all, đồng nghĩa, các tính năng liên quan sẽ không thực hiện được.

2. Cơ chế gửi email

  • Trên hệ thống Odoo/ERPOnline cho phép cấu hình một máy chủ gửi email, sử dụng tài khoản với tên miền của bạn, ví dụ: catchall@tenmien.com.

Tích hợp máy chủ Gửi/Nhận Email

  • Người dùng A được cấu hình thông tin email là user_a@tenmien.com.

  • Khi người dùng A gửi email cho khách hàng, thực chất là Odoo/ERPOnline sẽ sử dụng tài khoản catchall@tenmien.com để gửi email chứ ko dùng tài khoản user_a@tenmien.com. Odoo/ERPOnline sẽ chỉ tuỳ chỉnh lại thông tin người gửi (tên và email người gửi) thành người dùng A (user_a@tenmien.com). Việc này sẽ giúp không cần phải cấu hình các SMTP cho từng email của từng người dùng, mà chỉ cần cấu hình cho 1 SMTP để sử dụng chung cho toàn bộ hệ thống.

Các ảnh hưởng và rủi ro

Theo nguyên lý hoạt động của chức năng catch-all, doanh nghiệp có thể đứng trước rủi ro về việc nhận được một lượng thư rác không mong muốn. Cụ thể, trước đây thư rác nhắm vào địa chỉ email nào thì chỉ chủ sở hữu của email đó bị, còn giờ thì các thư rác đều chuyển hướng về hệ thống ERP - doanh nghiệp hứng chịu.

Tuy nhiên, theo kinh nghiệm 10 năm trực tiếp sử dụng cho hệ thống nội bộ và triển khai cho nhiều khách hàng của Odoo/ERPOnline, rủi ro này được minh chứng là không đáng kể so với những lợi ích từ việc sử dụng nó mang lại cho doanh nghiệp.

Một số biện pháp ngăn chặn thư rác mà Odoo/ERPOnline khuyến nghị:

  • Không đăng tải địa chỉ email trên mạng với định dạng text hoặc một định dạng thuần túy mà các robot có thể hiểu được.

  • Trong trường hợp bị dính thư rác: Tạo quy tắc để chặn ở email server.

Người gửi trong trường hợp gửi sai sẽ không biết rằng địa chỉ nhận mail là sai do không nhận được phản hồi về việc thư gửi sai địa chỉ khi email catch-all đã tiếp nhận thư đó. Tuy nhiên đây không phải vấn đề lớn do hệ thống Odoo/ERPOnline sẽ tự động phân tích mail header để chuyển tiếp về đúng địa chỉ cần nhận thư.

Các bước chuẩn bị cho việc tích hợp

  • Tạo 01 tài khoản email dạng catchall@tenmien.com (cung cấp cả mật khẩu để thiết lập trong hệ thống Odoo/ERPOnline)

  • Tạo email server có tính năng catch-all, đã cấu hình catch-all và chuyển tiếp về catchall@tenmien.com và tổng hợp các thông tin sau để thiết lập trong hệ thống Odoo/ERPOnline:

    • Máy chủ gửi email:

      • Địa chỉ SMTP server

      • Cổng SMTP (SSL)

    • Máy chủ nhận email
      • Địa chỉ IMAP server

      • Cổng IMAP (SSL/TSL)