Tích hợp hoá đơn điện tử S-Invoice với Odoo/ERPOnline

Như ở ảnh dưới là module S-invoice đã được cài đặt.

Quyền hạn xuất hoá đơn điện tử trong ERPOnline

Cũng giống như bài tích hợp với VN-invoice, để sử dụng được nghiệp vụ này, người dùng sẽ phải được phân quyền thấp nhất trong phân hệ kế toán:

• Kế toán/ Lập hóa đơn

Việc phân quyền trong Odoo theo cấp phả hệ, do đó kế toán viên được phân quyền cao hơn cấp quyền Kế toán/Lập hóa đơn cũng có toàn quyền xuất hóa đơn điện tử.

Thiết lập ban đầu để tích hợp hoá đơn điện tử S-invoice

Để có tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice với hóa đơn của Odoo/ERPOnline, bạn sẽ cần phải cấu hình một số thao tác dưới đây:

Truy cập ứng dụng kế toán >> Cấu hình >> Thiết lập >> Cài đặt Viettel S-invoice

• Nhà cung cấp: Viettel S-invoice (lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử)

• Khóa mã số hóa đơn GTGT: Nếu tích vào đây sẽ cho phép khóa số hóa đơn legal number trên Odoo

• Hóa đơn trước phát hành trước: Nếu có tích lựa chọn chức năng này thì hệ thống sẽ truy soát toàn bộ hóa đơn có ngày hóa đơn trước ngày hóa đơn hiện hành nhưng chưa phát hành S-invoice và yêu cầu phát hành trước. Sau đó mới được phát hành hóa đơn hiện hành

• Sử dụng chế độ kiểm thử để kiểm tra, thao tác tích hợp trước khi dùng thật: 

             - Chọn Kiểm thử: môi trường thử nghiệm

             - Chọn Vận hành thật: môi trường phát hành hóa đơn điện tử thật

• API URL: URL để kết nối với API của S-invoice

• Tài khoản: Tên tài khoản để xác thực đăng nhập với S-invoice API

• Mật khẩu: Mật khẩu để xác thực đăng nhập với S-invoice API

• Ngày bắt đầu với S-invoice: ngày công ty bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử với S-invoice

• Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với S-invoice

• Mẫu S-invoice: Mẫu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với S-invoice

• Loại S-invoice: Loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với S-invoice

Quy trình xuất hoá đơn điện tử S-invoice

Tương tự như quy trình của VN-invoice, quy trình xuất hoá đơn điện tử của S-invoce cũng bao gồm các bước như ảnh dưới đây:

Xuất hoá đơn điện tử trên S-invoice trên ERPOnline

Từ đơn bán đã xác nhận, người đề nghị xuất hóa đơn tạo hóa đơn dự thảo.

Trên giao diện đơn bán đã xác nhận, nhân viên đề nghị kế toán xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách tags tên kế toán trên cửa sổ trao đổi thông tin và gửi yêu cầu đề nghị xuất hóa đơn cho đơn hàng cụ thể nào, theo hóa đơn dự thảo số bao nhiêu hoặc kế toán sẽ chủ động xuất hóa đơn điện tử khi phát sinh nhu cầu.

Người xuất hóa đơn nhận được thông tin đề nghị tiến hành kiểm tra đối chiếu các thông tin trên bản hóa đơn dự thảo để xuất hóa đơn điện tử, liên quan đến khách hàng, số lượng, đơn giá sản phẩm dịch vụ, thuế.

Truy cập vào hệ thống để xem bản hóa đơn nháp theo đề nghị: Kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn >> Các bộ lọc >> Thêm bộ lọc tùy chỉnh >> Lọc Tài liệu theo số đơn bán >> Lọc tình trạng: "Dự thảo"

Người xuất hóa đơn có thể gửi thông báo từ chối nếu thấy các thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.

Trong trường hợp người xuất hóa đơn đồng ý xuất hóa đơn điện tử
Vào hóa đơn dự thảo >> chọn Vào sổ >> Phát hành hóa đơn điện tử >> chọn Xác nhận

Chọn Tải E-invoice bản thể hiện hoặc Tải E-invoice bản chuyển đổi

Kiểm tra xem file tải về trên mục Hóa đơn điện tử

Tình trạng hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice

Nếu người xuất hóa đơn muốn gửi cho khách hàng đường dẫn tải bản XML của hóa đơn và thực hiện tra cứu trên cổng hóa đơn điện tử VN-invoice sẽ thực hiện thao tác như sau: Truy cập ứng dụng kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn >> chọn hóa đơn >> bấm Hành động >> chọn Chia sẻ >> Sao chép >> gửi email đường dẫn cho khách hàng

Nếu người xuất hóa đơn muốn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Truy cập vào hệ thống, chọn Kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn >> chọn số hóa đơn muốn hủy

Trên giao diện hóa đơn có ý định hủy >> chọn Sửa >> Đặt về dự thảo >> chọn Hủy bút toán >> Hủy hóa đơn điện tử >> Điền các thông tin liên quan và chọn Xác nhận
(i) Tham chiếu
(ii) Lý do thu hồi hóa đơn
(iii) Ngày hủy
(iv) Biên bản thu hồi hóa đơn ( PDF) 

Hóa đơn điện tử bị hủy được tự động cập nhật lên hệ thống. Kế toán kiểm tra dữ liệu trên mục Hóa đơn điện tử của phần Hóa đơn.

Hoá đơn sau khi bị huỷ sẽ đồng bộ trên hệ thống ở trạng thái "hoá đơn xoá bỏ".

Nếu xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, nội dung trên hóa đơn yêu cầu song ngữ

Người đề nghị xuất hóa đơn cập nhật phần dịch song ngữ trên mô tả sản phẩm theo các bước sau:
Bán hàng >> Sản phẩm >> Sản phẩm >> chọn sản phẩm cần sửa >> Sửa

Trên sản phẩm cần dịch >> chọn Bán hàng >> Mô tả cho hàng bán >> chọn biểu tượng VI

Cập nhật nội dung mô tả sản phẩm dịch trong cửa sổ sau và bấm lưu

Ở trên chúng ta cũng đã thấy, nhìn chung thì các bước thiết lập và sử dụng hoá đơn điện tử trên hệ thống Odoo/ERPOnline của Vn-invoice và S-invoice đều khá là giống nhau. Từ đó chúng ta cũng có thể dễ dàng hình dung cách thiết lập và sử dụng hoá đơn điện tử của các nhà cung cấp khác trên hệ thống này.