Tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Tạm ứng là một nghiệp vụ phổ biến và thường xuyên trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Nội dung bài viết này sẽ tập trung vào việc hướng dẫn người sử dụng cách thao tác nghiệp vụ này trên phần mềm ERPOnline nói riêng và OpenERP/Odoo nói chung.
Khái niệm cơ bản về tạm ứng và người nhận tạm ứng.
Khoản tạm ứng là một khoản tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
Người nhận tạm ứng là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về số tiền đã tạm ứng và chỉ được sử dụng số tiền tạm ứng đó đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
ERPOnline với công tác tạm ứng và thanh toán tạm ứng
1. Cài đặt ứng dụng và phân quyền người dùng
Để thực hiện tạm ứng và thanh toán tạm ứng, người dùng cần cài đặt ứng dụng Employee Advance theo hướng dẫn sau:
Tại màn hình các ứng dụng, tìm đến ứng dựng Tạm ứng nhân viên để bắt đầu sử dụng tính năng này:
Để phân quyền sử dụng ứng dụng Tạm ứng Nhân viên, người dùng truy cập: Thiết lập>>Người dùng&Công ty>> Người dùng >> Chọn người dùng >> Quyền truy cập >> Khác >> Tạm ứng nhân viên:
Tại giao diện của Ứng dụng Tạm ứng nhân viên, nhấn nút Tạo để tạo một Đề nghị tạm ứng, hệ thống sẽ hiển thị một phiếu Đề nghị tạm ứng với các thông tin như sau:
Người lao động: Hệ thống tự động điền thông tin theo Nhân viên được gán với tài khoản người dùng tạo đề nghị. Người dùng có thể lựa chọn Người lao động khác nếu muốn tạo đề nghị tạm ứng cho đồng nghiệp của mình
Chức vụ, Phòng/Ban: Hệ thống tự động điền theo Người lao động được chọn
Ngày tạm ứng: Hê thống tự động lấy ngày hiện tại, nếu người dùng muốn hạch toán vào một ngày trong quá khứ thì có thể chọn một ngày khác
Tổng số tiền: Hệ thống tự động tính bằng tổng các dòng Chi tiết tạm ứng
Sổ nhật ký tạm ứng: Hệ thống tự động chọn Sổ Nhật ký tạm ứng, vui lòng không thay đổi lựa chọn mặc định này
Tại tab Chi tiết tạm ứng, click Thêm một dòng để nhập Mô tả và Tổng tiền của một khoản tạm ứng. Sau đó nhất Lưu và Xác nhận đề trình phê duyệt Đề nghị tạm ứng này:
3. Phê duyệt đề nghị tạm ứng
Để phê duyệt đề nghị tạm ứng, người dùng cần được cấp quyền Người duyệt hoặc Quản trị viên theo hướng dẫn tại mục Cài đặt ứng dụng và phân quyền người dùng trong bài viết này.
Người phê duyệt có thể Chấp thuận, Từ chối hoặc Đặt về dự thảo để có thể chỉnh sửa một Đề nghị tạm ứng
Việc nhấn nút Chấp thuận đồng nghĩa với việc Đề nghị tạm ứng được chuyển trạng thái từ Chờ phê duyệt thành Đã phê duyệt, bút toán kế toán hạch toán khoản tạm ứng này cũng được vào sổ tự động. Để kiểm tra bút toán kế toán được sinh ra từ đề nghị tạm ứng này, người dùng truy cập tab Kế toán ngay trên đề nghị tạm ứng, click vào Bút toán sổ nhật ký:
4. Thanh toán tạm ứng
Sau khi tạm ứng được phê duyệt, doanh nghiệp cần tiến hành giao số tiền tạm ứng đã được duyệt cho người lao động bằng các hình thức như chuyển khoản hay tiền mặt.
Trên phần mềm, người dùng cần phản ánh giao dịch thanh toán tiền tạm ứng vào hệ thống bằng cách nhấn nút Thanh toán và thực hiện một số thao tác sau:
- Ngày thanh toán: chọn ngày hạch toán của bút toán thanh toán
- Tổng tiền: hệ thống tự động tính toán
- Phương thức thanh toán: Chọn sổ nhật ký phù hợp với hình thức thanh toán (Ngân hàng, Tiền mặt...)
- Kiểu thanh toán: Chọn kiểu thanh toán phù hợp (Thủ công/Séc)
- Ghi nhớ: Hệ thống mặc định điền tên của Đề nghị tạm ứng, người dùng có thể sửa lại theo nhu cầu
Sau khi nhấn nút Thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu thanh toán và vào sổ tự động bút toán sổ nhật ký tương ứng. Tại đề nghị tạm ứng, người dùng quy cập tab Kế toán >> Thanh toán >> Click vào Dòng thanh toán:
Tại phiếu thanh toán, click vào nút Phát sinh kế toán để kiểm tra các phát sinh của bút toán sổ nhật ký đã được vào sổ:
Sau khi nhận được khoản thanh toán tạm ứng và đã tiến hành chi tiêu thực tế, người lao động cần kê khai các chi phí phát sinh và thực hiện bù trừ các khoản chênh lệch (nếu có) với doanh nghiệp, việc này được gọi là Hoàn ứng.