Kết chuyển số dư cuối kỳ kế toán với Odoo/ERPOnline

Tại thời điểm cuối kỳ kế toán, kế toán viên cần làm những bút toán tổng hợp và thực hiện các thao tác kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ cũng như khóa sổ các tài khoản để lên được số liệu cho Báo cáo tài chính cũng như Báo cáo quản trị theo yêu cầu của cấp trên. Và cũng từ các số liệu này doanh nghiệp mới có căn cứ đưa ra các kế hoạch hoạt động kinh doanh phù hợp. Nếu không có kết chuyển, doanh nghiệp có thể gặp một số vấn đề như:

• Không xác định được lợi nhuận cuối kỳ

• Không có số liệu xác định các chỉ số tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

• Thiếu cơ sở đánh giá sức khỏe của doanh nghiệp một cách toàn diện

Các bút toán kết chuyển bao gồm:

Hướng tới việc hỗ trợ công tác kế toán trở nên chủ động hơn và tiết kiệm thời gian tại thời điểm đóng sổ bận rộn, ERPOnline đã phát triển tính năng kết chuyển số dư Account Balance Carry Forward (to_account_balance_carry_forward). Ngoài ra, chúng tôi cũng chú trọng yếu tố phần mềm hệ thống thân thiện với người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp tại Việt nam bằng tính năng Vietnam Account Balance Carry Forward (to_l10n_vn_account_balance_carry_forward).

Sau đây là hướng dẫn sử dụng cho tính năng này của ERPonline:

Trước hết để hệ thống có thể chạy các bút toán kết chuyển tự động, người dùng cần định nghĩa ra các quy tắc kết chuyển bằng cách truy cập ứng dụng Kế toán >> chọn Cấu hình >> chọn Các quy tắc kết chuyển.

Trên hệ thống cũng đã thiết lập sẵn một số quy tắc theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Để tạo một quy tắc mới người dùng truy cập ứng dụng Kế toán >> Cấu hình >> Các quy tắc kết chuyển >> Tạo

Trong đó:

• Tên bút toán: Tên của bút toán

• Phương thức kết chuyển:

• • Tự động. Hệ thống hỗ trợ người dùng thực hiện các bút toán kết chuyển tự động số dư cuối kỳ của các tài khoản từ nợ sang có và từ có sang nợ.

  • Nợ > Có. Cho phép thực hiện các bút toán

• • • Nợ tài khoản nguồn

    • Có tài khoản đích

  • Có > Nợ. Cho phép thực hiện các bút toán
    

    • Nợ tài khoản đích

    • Có tài khoản nguồn

• Lãi/ lỗ: lựa chọn này được sử dụng cho quy tắc kết chuyển từ tài khoản 911 sang tài khoản 421 vào cuối năm tài chính.

• Tài khoản nguồn: Tài khoản cần kết chuyển.

• Tài khoản đích: Tài khoản nhận kết chuyển.

• Quy tắc tiếp sau: Quy tắc thực hiện ngay sau khi quy tắc đang thiết lập được thực hiện.

Giả sử ta thiết lập một quy tắc liên quan tới doanh thu như sau:

• Quy tắc kết chuyển thiết lập:
  

• • 521 -> 511

  • 511 -> 911

• Phương thức kết chuyển: tự động

• Tài khoản nguồn: tài khoản 5211, 5212, 5213

• Tài khoản đích: tài khoản 5111

• Sau khi thực hiện kết chuyển từ tài khoản 5211, 5212, 5213 thì quy tắc tiếp sau cần thực hiện là kết chuyển từ tài khoản 511 sang tài khoản 911

Tiếp theo, ngay sau khi thiết lập quy tắc xong, tới cuối kỳ, kế toán thực hiện thao tác kết chuyển như sau. Truy cập ứng dụng Kế toán >> chọn phần kế toán >> chọn kết chuyển số dư tài khoản

Tạo mới một kết chuyển.

Giao diện màn hình sau khi bấm tạo sẽ hiện ra như hình ảnh dưới đây. Người dùng sẽ phải điền ngày kết chuyển và nhấn nút xác nhận thì hệ thống mới tự động sinh ra các bút toán theo các quy tắc đã được liệt kê chi tiết trong phần kết chuyển này. 

Trong phần chi tiết của các quy tắc trên giao diện này cũng thể hiện thông tin cụ thể từng tài khoản nguồn và số dư cuối kỳ tương ứng.

Nếu lựa chọn bấm xác nhận kết chuyển, người dùng sẽ được nhìn thấy một giao diện mới như hình ảnh dưới đây. Từ giao diện này người dùng có thể dễ dàng truy cập vào bút toán kế toán mới phát sinh.

Nếu ngày kết chuyển là ngày cuối cùng của năm tài chính thì sẽ có thêm quy tắc kết chuyển lãi lỗ được thêm tự động vào trong danh sách các quy tắc kết chuyển cần thực hiện.

Thực tế, theo như ví dụ được đưa ra ở phần định nghĩa quy tắc kết chuyển doanh thu, kế toán giả định một số dữ liệu như sau:

• Tài khoản 521 có số dư là 100, tài khoản 511 có số dư là 550

• Thực hiện kết chuyển vào ngày 28/02/2021

Kết quả thu được là hệ thống cũng sẽ sinh tự động các bút toán kết chuyển