Quản lý Tài liệu Tuyển dụng
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 1051 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_hr_recruitment |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_hr_recruitment |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Discuss (mail) Employees (hr) Calendar (calendar) Recruitment (hr_recruitment) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Quản lý Tài liệu Nhân sự Thời hạn Token |
Mọi CV được lưu đúng vào thư mục của vị trí ứng tuyển - hoàn toàn tự động
Quản lý Tài liệu Tuyển dụng theo dõi mọi CV, đơn ứng tuyển và hồ sơ phỏng vấn mà bộ phận tuyển dụng đính kèm vào hồ sơ ứng viên trên ứng dụng Recruitment, rồi tự động lưu một bản tài liệu chính thức vào thư mục dành riêng cho vị trí tuyển dụng đó - đã được phân quyền truy cập, không còn tệp nào nằm rời rạc trong danh sách đính kèm.
Mở rộng viin_document - xem tài liệu module này.
Mở rộng viin_document_hr - xem tài liệu module này.
Một thư mục cho một vị trí tuyển dụng, không phải cho từng ứng viên
Mọi CV ứng tuyển vào vị trí "Senior Developer" đều được lưu vào cùng một thư mục "Senior Developer" - nhờ vậy, khi cần so sánh năm ứng viên cho một vị trí, người tuyển dụng chỉ cần mở một thư mục duy nhất, không phải lục tìm qua năm hồ sơ riêng lẻ. Cần nói rõ để tránh hiểu nhầm: thư mục được tổ chức theo vị trí tuyển dụng, dùng chung cho mọi ứng viên nộp hồ sơ vào vị trí đó - không có thư mục riêng cho từng cá nhân ứng viên.
Được lưu ngay khi đính kèm, không cần thao tác thủ công
Chỉ cần đính kèm một CV vào hồ sơ ứng viên, tài liệu đó đã được lưu trữ đúng thư mục ngay khi trang tải lại - không cần xuất file, đổi tên hay kéo thả vào một thư mục dùng chung. Quy tắc lưu trữ này vẫn hoạt động sau khi cài đặt, nên mọi hồ sơ ứng tuyển mới đều được xử lý tự động mà không cần lặp lại thao tác thủ công - và không phải module cầu nối tài liệu nào trong nhóm này cũng tổ chức đến cấp độ này, module này thì có.
Một phòng lưu trữ mà cả bộ phận Nhân sự đã có thể mở ngay
Thư mục "Tuyển dụng", bộ tag và đội nhóm tài liệu đi kèm đã được thiết lập sẵn - cài đặt xong là dùng được, không cần cấu hình gì thêm trước khi CV đầu tiên xuất hiện. Quyền đọc đi theo đúng nhóm HR Officer mà bộ phận Nhân sự đã dùng cho các thư mục tài liệu nhân sự khác, nên không cần dựng thêm một danh sách phân quyền riêng.
Tính Năng Nổi Bật
Quy tắc tự động lưu tài liệu theo vị trí tuyển dụng
Mọi tệp đính kèm trên hồ sơ ứng viên được lưu vào thư mục con mang tên vị trí tuyển dụng (Applied Job) của ứng viên đó, ngay khi vừa đính kèm (và áp dụng ngược cho cả những tệp đã có từ trước khi cài module). Giúp người tuyển dụng không phải thực hiện thao tác lưu file bằng tay cho từng hồ sơ ứng tuyển.
Thư mục, đội nhóm và bộ tag Recruitment được dựng sẵn
Thư mục "Tuyển dụng", đội nhóm tài liệu "Recruitment", cùng bộ tag có sẵn (Sơ yếu lý lịch, Đơn xin việc, Đang tuyển dụng, Tuyển dụng hoàn thành, Tuyển dụng bị hủy) đều đi kèm ngay khi cài đặt. Giúp bộ phận Nhân sự không phải tự thiết kế cấu trúc lưu trữ trước khi bắt đầu tuyển dụng.
Sáu hành động tài liệu được gắn thẳng vào thư mục thật, không phải thư mục demo
"Tuyển dụng hoàn thành" và "Tuyển dụng bị hủy" (hai hành động riêng của module này), cùng "Yêu cầu phê duyệt", "Phê duyệt", "Chuyển thành quy định" và "Đánh dấu là lỗi thời" (kế thừa từ ứng dụng Documents), tất cả đều được gắn trực tiếp vào thư mục vị trí tuyển dụng được tạo tự động trên dữ liệu thật. Không có hành động nào chỉ hiện trên một thư mục demo mà người dùng thật không bao giờ chạm tới - mọi nút người tuyển dụng nhìn thấy đều dùng được ngay.
Vòng xử lý rà soát khép kín đúng nghĩa
"Yêu cầu phê duyệt" mở một hoạt động rà soát trên tài liệu đã lưu; "Phê duyệt" đóng chính hoạt động đó lại. Khi người tuyển dụng nhờ đồng nghiệp kiểm tra một CV, hoạt động đó sẽ được đóng gọn gàng khi được phê duyệt, không bị treo lại giữa chừng.
Nút thông minh "Thư Mục" và "Tài Liệu" trên hồ sơ vị trí tuyển dụng
Từ hồ sơ một vị trí tuyển dụng, một cú nhấp mở đúng thư mục tài liệu của vị trí đó, một cú nhấp khác mở danh sách phẳng các tệp đã lưu cho vị trí đó. Giúp người tuyển dụng không phải đi vòng qua cây thư mục của ứng dụng Documents chỉ để kiểm tra một vị trí đã có tài liệu gì.
Nút thông minh "Tài Liệu" trên hồ sơ ứng viên
Từ hồ sơ một ứng viên, một cú nhấp mở toàn bộ tệp đã lưu riêng cho người đó - CV, đơn ứng tuyển và mọi tệp khác đã đính kèm. Giúp không phải cuộn qua cả thư mục chung của vị trí để tìm hồ sơ của một ứng viên cụ thể.
Tuyển dụng hoàn thành / Tuyển dụng bị hủy
Một cú nhấp gắn lại tag cho tài liệu theo đúng kết quả tuyển dụng - trúng tuyển hay không - và đồng thời đóng luôn hoạt động rà soát đang chờ trên tài liệu đó. Giúp không phải làm thêm một bước riêng để cập nhật hồ sơ sau khi đổi tag.
Cách Hoạt Động
Cài đặt xong là thư mục đã có sẵn. Thư mục "Tuyển dụng", đội nhóm "Recruitment" và các nhóm tag (Tuyển dụng, Trạng thái tuyển dụng) được nạp ngay khi cài đặt - không cần dựng gì trước khi CV đầu tiên xuất hiện.
Người tuyển dụng đính kèm một CV - tài liệu đã được lưu ngay. Trên hồ sơ một ứng viên, người tuyển dụng thêm CV dưới dạng tệp đính kèm trong chatter. Ở phía sau, quy tắc lưu trữ đọc vị trí tuyển dụng (Applied Job) của ứng viên và lưu một bản tài liệu vào thư mục con mang tên vị trí đó, sẵn sàng để gắn tag từ bộ tag Tuyển dụng có sẵn của thư mục.
Một cú nhấp từ vị trí tuyển dụng, hoặc từ ứng viên. Trên hồ sơ vị trí tuyển dụng, nút "Thư Mục" mở đúng thư mục của vị trí đó; nút "Tài Liệu" mở danh sách phẳng các tệp đã lưu cho vị trí đó. Trên hồ sơ ứng viên, nút "Tài Liệu" chỉ mở tệp của riêng ứng viên đó.
So sánh mọi ứng viên cho một vị trí trong một thư mục duy nhất. Vì mọi CV ứng tuyển vào cùng một vị trí đều lưu vào cùng thư mục con, người tuyển dụng chỉ cần mở một nơi để xem tất cả hồ sơ ứng tuyển cạnh nhau.
Khép lại quy trình khi có quyết định. Khi tuyển dụng thành công, một HR Manager mở tài liệu đã lưu và nhấp "Tuyển dụng hoàn thành"; khi từ chối ứng viên, nhấp "Tuyển dụng bị hủy" - tag trạng thái được cập nhật, và mọi hoạt động rà soát đang mở trên tài liệu đó cũng được đóng lại trong cùng một cú nhấp.
Câu Hỏi Thường Gặp
Module này có cần Odoo Enterprise không?
Không. Module chạy trên Odoo Community và trên Viindoo SaaS - không cần bản quyền Enterprise.
Cài xong Recruitment thì module này có tự động bật lên không?
Không. Module chỉ cài khi được yêu cầu, cùng với hr_recruitment (ứng dụng
Recruitment cốt lõi) và module đi kèm viin_document_hr - module không tự kích
hoạt.
Module này có tổ chức luôn tài liệu cho người đã được tuyển dụng không?
Không - phạm vi của module chỉ dừng ở giai đoạn ứng viên: CV, đơn ứng tuyển và hồ sơ phỏng
vấn thu thập trong thời gian vị trí còn đang tuyển. Tài liệu cho người đã chính thức làm
việc được xử lý bởi module đi kèm, viin_document_hr.
Ai có thể xem được các CV mà module này lưu trữ?
Bất kỳ ai có quyền HR Officer ở mức chung đều có thể đọc mọi CV đã lưu, trên mọi vị trí tuyển dụng - quyền này không bị giới hạn theo người tuyển dụng, theo vị trí hay theo phòng ban. Đây là thiết kế có chủ đích, phù hợp với một bộ phận Nhân sự đã dùng chung một phòng lưu trữ cho toàn bộ hồ sơ tuyển dụng. Nếu quy trình tuyển dụng của bạn cần phân quyền hẹp hơn - ví dụ mỗi người tuyển dụng chỉ thấy vị trí mình phụ trách - hãy đối chiếu điều này trước khi cài đặt. Một chi tiết liên quan đã được xác minh trực tiếp bằng cách đăng nhập với vai trò HR Officer: vai trò này vẫn thấy các nút "Tuyển dụng hoàn thành / Tuyển dụng bị hủy" trên tài liệu, nhưng áp dụng bất kỳ hành động tài liệu nào cũng trả về lỗi truy cập - việc đổi trạng thái một CV đã lưu cần quyền HR Manager (hoặc một vai trò quản trị Tuyển dụng/Tài liệu tương đương).
Module này có cần dữ liệu demo để hoạt động không?
Không. Thư mục Tuyển dụng, đội nhóm, bộ tag và quy tắc lưu trữ đều là dữ liệu chính thức (production data) - được nạp khi cài đặt bất kể có dữ liệu demo hay không. Dữ liệu demo, nếu được nạp, chỉ thêm một thư mục con mẫu và một tệp mẫu để tham khảo trước khi có hồ sơ ứng tuyển thật.
Quản lý Tài liệu Tuyển dụng
Note
Mở rộng viin_document - xem tài liệu của module này (Tài liệu viin_document).
Note
Mở rộng viin_document_hr - xem tài liệu của module này (Tài liệu viin_document_hr).
Kết nối ứng dụng Documents và ứng dụng Recruitment: mọi file đính kèm trên hồ sơ ứng viên (Applicant) - CV, thư xin việc, ghi chú phỏng vấn - được tự động lưu vào một workspace Tuyển dụng đã tạo sẵn, chia thành từng thư mục con riêng cho mỗi vị trí tuyển dụng.
Cài đặt
- Mở Apps.
- Tìm kiếm Documents - Recruitment.
- Nhấn Kích hoạt.
Module này phụ thuộc vào ứng dụng Documents, Employees và Recruitment; Odoo sẽ tự động cài đặt cả ba nếu bạn chưa cài.
Cấu hình
Mọi thứ bạn cần đều được tạo sẵn tự động khi cài đặt module - bạn không cần cấu hình gì trước khi CV đầu tiên được đính kèm. Những nơi sau đây giúp bạn xem lại dữ liệu đã được tạo sẵn:
- Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục - workspace Tuyển dụng được tạo sẵn. Một workspace con được tự động tạo bên dưới nó cho mỗi vị trí tuyển dụng, ngay khi một ứng viên ứng tuyển vào vị trí đó có tài liệu được lưu lần đầu.
- Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm - đội nhóm Recruitment được tạo sẵn, mặc định do người dùng Administrator phụ trách.
- Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Loại thẻ và Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thẻ - hai nhóm tag được tạo sẵn: Tuyển dụng (gồm tag Sơ yếu lý lịch và Đơn xin việc) và Trạng thái tuyển dụng (gồm tag Đang tuyển dụng, Tuyển dụng hoàn thành và Tuyển dụng bị hủy).
- Documents ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu - quy tắc tự động lưu mọi file đính kèm mới trên hồ sơ ứng viên (Applicant) vào workspace con được đặt tên theo vị trí tuyển dụng (Applied Job) của ứng viên đó.
- Documents ‣ Cấu hình ‣ Hành động - hai hành động Tuyển dụng hoàn thành và Tuyển dụng bị hủy mà module này bổ sung, cùng với các hành động ứng dụng Documents đã có sẵn trên một tài liệu đã lưu (Yêu cầu phê duyệt, Phê duyệt, Chuyển thành quy định, Đánh dấu là lỗi thời).
Quyền truy cập
Bất kỳ người dùng nào có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên đều có thể mở và đọc mọi CV đã lưu trong workspace Tuyển dụng, ở mọi vị trí tuyển dụng - không giới hạn theo người tuyển dụng hay phòng ban. Đây là thiết kế có chủ đích: workspace Tuyển dụng được chia sẻ chung toàn bộ phận HR, giống như các thư mục tài liệu HR khác.
Việc chạy một hành động trên tài liệu ở đây lại nghiêm ngặt hơn. Bạn cần có quyền Quản trị viên thuộc nhóm Employees, hoặc quyền Người phụ trách: Quản lý tất cả ứng viên thuộc nhóm Recruitment - người dùng chỉ có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên sẽ thấy mọi nút hành động nhưng không dùng được nút nào. Xem phần Xử lý sự cố bên dưới.
Sử dụng
Tải CV lên và để hệ thống tự lưu trữ
- Mở Recruitment ‣ Ứng viên ‣ Tất cả đơn xin việc và chọn (hoặc tạo mới) một ứng viên.
- Trong khung chatter bên phải, nhấn biểu tượng ghim và đính kèm CV của ứng viên.
- Odoo tự động lưu file đính kèm ngay khi thao tác tải lên hoàn tất. Nhấn nút Tài Liệu của ứng viên (trong khung nút) để đi thẳng đến bản tài liệu đã lưu.
Tài liệu đã lưu nằm trong workspace con được đặt tên theo vị trí tuyển dụng (Applied Job) của ứng viên đó, đã kế thừa sẵn nhóm tag, đội nhóm và quyền truy cập của workspace Tuyển dụng - nhưng chưa có tag nào được gắn. Việc gắn tag (Sơ yếu lý lịch, Đơn xin việc, Đang tuyển dụng, ...) vẫn là thao tác thủ công; việc lưu tự động không bao giờ tự gắn tag.
Mở thư mục riêng của một vị trí tuyển dụng, hoặc danh sách file phẳng của nó
Vì mọi CV ứng tuyển vào cùng một vị trí tuyển dụng đều nằm chung trong một workspace con, chỉ cần mở thư mục đó là đủ để so sánh mọi ứng viên của vị trí đó cạnh nhau - không có thư mục riêng cho từng ứng viên.
- Mở Recruitment ‣ Ứng viên ‣ Theo Vị trí công việc và chọn một vị trí tuyển dụng.
- Nhấn Thư Mục (trong khung nút) để mở workspace con riêng của vị trí đó. Nút này luôn hiển thị, kể cả khi chưa có tài liệu nào được lưu.
- Nhấn Tài Liệu (chỉ hiển thị khi đã có ít nhất một tài liệu được lưu cho vị trí này) để mở danh sách phẳng mọi file đã lưu cho vị trí đó thay vì mở workspace.
Mở tài liệu riêng của một ứng viên
- Mở Recruitment ‣ Ứng viên ‣ Tất cả đơn xin việc và chọn một ứng viên đã có ít nhất một tài liệu được lưu.
- Nhấn nút Tài Liệu (trong khung nút) để mở mọi file đã lưu riêng cho ứng viên này - CV, thư xin việc và bất kỳ file nào khác đã đính kèm - mà không cần duyệt qua cây thư mục của ứng dụng Documents.
Đánh dấu một CV đã lưu là Tuyển dụng hoàn thành hoặc Tuyển dụng bị hủy
- Mở Documents ‣ Tài liệu, chọn workspace con của một vị trí tuyển dụng bên dưới Tuyển dụng, sau đó nhấn vào một tài liệu đang gắn tag Đang tuyển dụng.
- Trong khung Hành động, nhấn Tuyển dụng hoàn thành khi bạn quyết định tuyển ứng viên đó, hoặc Tuyển dụng bị hủy khi bạn quyết định không tuyển.
Odoo thay tag Trạng thái tuyển dụng của tài liệu ngay trong cùng một lần nhấn, đồng thời đóng mọi hoạt động Chờ phê duyệt đang chờ trên tài liệu đó - không cần thêm bước nào để cập nhật lại hồ sơ sau đó.
Xử lý sự cố
Bấm "Tuyển dụng hoàn thành" (hoặc một hành động tương tự) và gặp thông báo "Lỗi Truy Cập"
Mọi nút hành động trong khung Hành động đều hiển thị với người dùng có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên, nhưng để chạy được một hành động, bạn cần có quyền Quản trị viên thuộc nhóm Employees, hoặc quyền Người phụ trách: Quản lý tất cả ứng viên thuộc nhóm Recruitment. Nếu bạn chỉ có quyền HR Officer thông thường, Odoo sẽ chặn thao tác ghi và hiển thị thông báo lỗi nêu tên bản ghi Tài liệu. Hãy nhờ một Recruitment Officer/Administrator, hoặc một HR Administrator, chạy hành động thay bạn.
Không thấy nút "Tài Liệu" trên form Vị trí công việc hoặc Ứng viên
Nút Tài Liệu chỉ xuất hiện khi đã có ít nhất một tài liệu được lưu cho bản ghi đó. Trên form Vị trí công việc, nút Thư Mục thì khác - nó luôn hiển thị, kể cả khi vị trí tuyển dụng đó chưa có tài liệu nào.
Một CV vừa được lưu chưa có tag nào
Đây là điều bình thường. Việc lưu tự động chỉ áp dụng workspace, đội nhóm và quyền truy cập, không bao giờ gắn tag - hãy tự thêm tag từ trường Thẻ của tài liệu đã lưu.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi ứng viên có một thư mục riêng không?
Không. Mọi CV ứng tuyển vào cùng một vị trí tuyển dụng đều nằm chung trong một workspace con được đặt tên theo vị trí đó; không có thư mục riêng cho từng ứng viên.
Ai có thể xem CV mà module này lưu trữ?
Bất kỳ người dùng nào có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên đều đọc được mọi CV đã lưu ở mọi vị trí tuyển dụng - không giới hạn theo người tuyển dụng, vị trí hay phòng ban. Nếu quy trình tuyển dụng của bạn cần phạm vi hiển thị hẹp hơn, hãy đối chiếu điều này với quyền truy cập trước khi cài đặt.
CV có được gắn tag sẵn khi mới lưu không?
Không. Việc lưu tự động không bao giờ tự gắn tag; hãy tự thêm tag Sơ yếu lý lịch, Đơn xin việc hoặc các tag Trạng thái tuyển dụng từ trường Thẻ của tài liệu.
Module này có yêu cầu Odoo Enterprise không?
Không. Module chạy trên Odoo Community.
Module này có quản lý tài liệu sau khi ứng viên được tuyển không?
Không - phạm vi của module dừng lại ở giai đoạn ứng viên. Tài liệu của người đã chính thức làm việc được quản lý bởi module đồng hành, Quản lý Tài liệu Nhân sự.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.