Quản lý Tài liệu Nhân sự
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 891 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_hr |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_hr |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Discuss (mail) Employees (hr) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
| Các mở rộng | Quản lý Tài liệu Tuyển dụng |
Hồ sơ nhân viên nằm sẵn ở nơi HR vẫn tìm đến
Documents - HR kết nối ứng dụng Documents với Employees, để hợp đồng, chứng chỉ, bản scan CMND/CCCD và các loại hồ sơ nhân viên khác được lưu đúng vào hồ sơ từng người một cách tự động - thay vì nằm rải rác trong email, ổ đĩa chia sẻ hay thư mục cá nhân của ai đó.
Mở rộng viin_document - xem tài liệu module này.
Không còn phải đi tìm hồ sơ nhân viên
Đính kèm một hợp đồng, chứng chỉ hay bản scan CMND/CCCD vào hồ sơ nhân viên, hệ thống sẽ tự lưu vào một workspace HR riêng ngay khi lưu file. Không còn phải nhắn hỏi ai đang giữ bản mới nhất, không còn phải lục tìm trong ổ đĩa chia sẻ.
Có dấu vết phê duyệt rõ ràng cho hồ sơ HR
Đưa một tài liệu đã lưu qua "Yêu cầu phê duyệt" rồi "Phê duyệt" (hoặc chuyển lên "Chuyển thành quy định" khi cần), tag trạng thái và hoạt động chờ xử lý sẽ tự cập nhật theo từng bước. Người lưu hồ sơ và người ký duyệt đều thấy rõ tài liệu đang ở đâu, không cần hỏi lại qua kênh khác.
Không cần bản quyền Enterprise
Documents - HR chạy trên Odoo Community và Viindoo SaaS. Đội HR có ngay một luồng xử lý hồ sơ hoạt động được trên phiên bản đang dùng - không phải tính thêm chi phí nâng cấp Enterprise.
Tính năng nổi bật
Tự động lưu hồ sơ khi đính kèm
Đính kèm một file vào chatter của nhân viên - bản scan CMND/CCCD, hợp đồng đã ký, chứng chỉ - quy tắc lưu hồ sơ của module sẽ đưa file đó vào workspace HR ngay khi lưu. Không có bước "gửi sang Documents" riêng phải nhớ làm, và không có tài liệu chỉ nằm trong một email.
Nút "Tài Liệu" ngay trên form nhân viên
Khi hồ sơ đầu tiên của một người được lưu, nút thống kê xuất hiện ngay trên form của họ. Bấm vào là mở thẳng ứng dụng Documents, đã lọc sẵn theo đúng nhân viên đó - không cần tìm trong toàn bộ Documents.
Có sẵn workspace HR và bộ tag ngay từ đầu
Cài module là có luôn workspace "Nhân sự" (với workspace con "Nhân Sự / Tài Liệu"), một document team "HR", và ba tag - "Tài liệu nhân viên", "Chứng chỉ", "Nhân sự" - đã được thiết lập sẵn. Không có màn hình cấu hình nào cần điền trước khi HR bắt đầu lưu hồ sơ.
Có sẵn các bước review, phê duyệt và chuyển tiếp cho hồ sơ HR
"Yêu cầu phê duyệt", "Phê duyệt", "Chuyển thành quy định" và "Đánh dấu là lỗi thời" đều dùng được trên mọi tài liệu lưu trong workspace HR, mỗi bước tự cập nhật tag trạng thái và hoạt động review đang chờ khi hồ sơ đi qua từng giai đoạn.
Cách hoạt động
Một HR Officer mở hồ sơ nhân viên trong ứng dụng Employees và đính kèm file từ chatter - hợp đồng đã ký, bản scan CMND/CCCD, hay bất cứ giấy tờ nào cần lưu lại cho người đó.
Ngay khi file được lưu, nó tự động được đưa vào workspace "Nhân Sự / Tài Liệu". Trên form nhân viên, nút thống kê "Tài Liệu" giờ hiện số lượng.
Bấm nút đó mở ứng dụng Documents, đã lọc sẵn theo đúng nhân viên này, cho thấy file vừa upload - đã được lưu, nhưng chưa gắn tag nào, vì gắn tag là bước làm thủ công.
Một HR Administrator - vai trò có quyền ghi trên workspace HR - có thể gắn tag, chạy "Yêu cầu phê duyệt" để đánh dấu cần xem lại, rồi sau đó "Phê duyệt": hoạt động review mà bước trước tạo ra sẽ tự đóng, và tag trạng thái của tài liệu cập nhật thành "Đã duyệt".
Câu hỏi thường gặp
Ai xem được hồ sơ của một nhân viên sau khi đã lưu?
Bất kỳ HR Officer (hr.group_hr_user - "Nhân viên / Chuyên viên: Quản lý
toàn bộ nhân viên") đều mở và đọc được toàn bộ hồ sơ đã lưu trong HR của mọi nhân viên,
không chỉ những người họ trực tiếp quản lý. Đây là quyền truy cập ở cấp workspace, được thiết
kế như vậy có chủ đích: workspace HR dành cho một đội đã được tin tưởng để xem toàn bộ
hồ sơ nhân sự - đúng như quyền họ đã có sẵn trong ứng dụng Employees. Module này không
có cơ chế thu hẹp quyền theo từng nhân viên, theo quản lý trực tiếp hay theo phòng ban.
Nếu chính sách HR của bạn cần phân quyền chi tiết hơn, hãy xác nhận điều này trước khi
cài đặt - module không đáp ứng được yêu cầu đó.
Một HR Officer có thực sự chạy được các action như "Phê duyệt" hay "Chuyển thành quy định" không?
Có. Quyền ghi trên tài liệu đi theo quyền ghi trên bản ghi mà tài liệu được lưu vào, và một HR Officer vốn đã có quyền ghi trên Employees - nên Officer chạy được "Yêu cầu phê duyệt", "Phê duyệt", "Chuyển thành quy định" và "Đánh dấu là lỗi thời" trên tài liệu của bất kỳ nhân viên nào, không chỉ nhìn thấy nút. Điều duy nhất Officer không làm được là đóng một hoạt động review do người khác tạo ra - bước đó trả về lỗi truy cập nêu rõ hoạt động (activity), vì việc đóng activity của người khác cần một quyền vượt ngoài quyền ghi tài liệu. Hãy lên kế hoạch phân vai trò theo đúng ranh giới này, không phải theo kiểu chỉ Administrator mới làm được.
Mỗi nhân viên có một thư mục riêng không?
Không. Hồ sơ của mọi nhân viên, trong toàn công ty, đều được lưu vào một workspace chung duy nhất "Nhân Sự / Tài Liệu" - không có thư mục riêng cho từng người. Dùng các tag có sẵn ("Tài liệu nhân viên", "Chứng chỉ", "Nhân sự") hoặc nút "Tài Liệu" trên hồ sơ nhân viên để tìm đúng tài liệu cần trong không gian chung đó.
Module này có xử lý hồ sơ ứng viên và CV tuyển dụng không?
Không. Documents - HR chỉ dành cho người đã chính thức là nhân viên. Hồ sơ CV ứng viên và giấy tờ tuyển dụng thuộc về module liên quan, Documents - HR Recruitment, module này lưu theo từng vị trí tuyển dụng (job position) thay vì theo từng nhân viên.
Cần gì để cài module này, và có cần Odoo Enterprise không?
Documents - HR phụ thuộc vào hr và ứng dụng Documents
(viin_document) - cần cài hai module đó trước; module không tự kích hoạt,
bạn chủ động cài khi sẵn sàng bắt đầu lưu hồ sơ HR. Module chạy trên Odoo Community và
Viindoo SaaS - không cần bản quyền Enterprise. Workspace HR, document team, các tag và
quy tắc tự lưu hồ sơ đều được cài như dữ liệu thật trên mọi bản cài đặt, không phải dữ
liệu demo - chỉ có một tài liệu mẫu cần bật dữ liệu demo mới thấy được ví dụ đã điền
sẵn.
Quản lý Tài liệu Nhân sự
Note
Mở rộng viin_document - xem tài liệu của module này (Tài liệu viin_document).
Kết nối ứng dụng Documents và ứng dụng Employees: mọi file đính kèm trên hồ sơ nhân viên được tự động lưu vào một workspace HR đã được tạo sẵn, cùng với tag, đội nhóm quản lý tài liệu và các hành động duyệt tài liệu đã được thiết lập sẵn.
Cài đặt
- Mở Ứng dụng.
- Tìm kiếm Documents - HR.
- Nhấn Kích hoạt.
Module này phụ thuộc vào ứng dụng Documents và Employees; Odoo sẽ tự động cài đặt cả hai ứng dụng này nếu bạn chưa cài.
Cấu hình
Mọi thứ bạn cần đều được tạo sẵn tự động khi cài đặt module - bạn không cần cấu hình gì trước khi sử dụng. Những nơi sau đây giúp bạn xem lại hoặc điều chỉnh dữ liệu đã được tạo sẵn:
- Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục - workspace Nhân sự được tạo sẵn, kèm workspace con Tài liệu, nơi mọi tài liệu của nhân viên được lưu trữ.
- Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm - đội nhóm HR được tạo sẵn, mặc định do người dùng Administrator phụ trách, được thông báo khi có tài liệu mới trong workspace HR.
- Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Loại thẻ và Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thẻ - nhóm tag Nhân sự được tạo sẵn với các tag Tài liệu nhân viên, Chứng chỉ và Nhân sự, sẵn sàng để phân loại tài liệu đã lưu trữ.
- Tài liệu ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu - quy tắc tự động lưu mọi file đính kèm mới trên hồ sơ nhân viên (Employee) vào Nhân sự ‣ Tài liệu.
Quyền truy cập
Bất kỳ người dùng nào có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên (hoặc cao hơn) đều có thể mở và đọc mọi tài liệu được lưu trong workspace HR - không chỉ tài liệu của riêng bạn, đội nhóm hay phòng ban của bạn. Đây là thiết kế có chủ đích: workspace HR được chia sẻ chung, không giới hạn theo từng nhân viên.
Việc hoàn tất một hành động duyệt (ví dụ Phê duyệt) lại nghiêm ngặt hơn: hành động này đóng một hoạt động (activity) mà Odoo đã lên lịch cho một người cụ thể, thường là trưởng nhóm tài liệu HR. Chỉ người đó, hoặc người dùng có quyền quản trị HR đầy đủ, mới có thể hoàn tất hành động này - xem phần Xử lý sự cố bên dưới.
Sử dụng
Lưu tài liệu từ hồ sơ nhân viên
- Mở Nhân viên và chọn (hoặc tạo mới) một nhân viên.
- Trong khung chatter bên phải, nhấn Đính kèm tệp và chọn một file - ví dụ ảnh chụp giấy tờ tùy thân hoặc hợp đồng đã ký.
- Odoo tự động lưu file đính kèm vào workspace HR. Nhấn nút Tài Liệu của nhân viên (trong khung nút, cạnh Lịch sử) để đi thẳng đến tài liệu đó.
Tài liệu mới thuộc quyền sở hữu của người tải lên, được lưu trong Nhân sự ‣ Tài liệu, và chưa có tag nào - việc gắn tag vẫn là thao tác thủ công.
Duyệt và phê duyệt một tài liệu đã lưu trữ
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và chọn Nhân sự ‣ Tài liệu trong khung workspace bên trái.
- Nhấn vào một tài liệu, sau đó nhấn Yêu cầu phê duyệt trong khung Hành động. Odoo thay tag Trạng thái bằng Chờ phê duyệt và lên lịch một hoạt động duyệt tài liệu.
- Sau khi duyệt xong, nhấn Phê duyệt. Odoo thay tag Chờ phê duyệt bằng Đã duyệt và đóng hoạt động duyệt tài liệu.
Bất kỳ HR Officer nào cũng có thể mở tài liệu của đồng nghiệp
- Với tư cách người dùng có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên, mở Tài liệu ‣ Tài liệu và chọn Nhân sự ‣ Tài liệu.
- Nhấn vào bất kỳ tài liệu nào trong đó, kể cả tài liệu thuộc về một đồng nghiệp mà bạn chưa từng được chia sẻ riêng.
Tài liệu mở đầy đủ - tên, nhân viên liên quan, chủ sở hữu và nội dung đều hiển thị. Quyền đọc workspace HR được cấp cho mọi HR Officer, không giới hạn theo từng nhân viên.
Tải tài liệu trực tiếp và gửi cho bộ phận Pháp chế
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu, chọn Nhân sự ‣ Tài liệu, sau đó nhấn New ‣ Tải lên và chọn một file.
- Gắn tag Nhân sự có sẵn từ trường Thẻ.
- Nhấn Chuyển thành quy định trong khung Hành động.
Odoo thêm tag Trạng thái Chờ phê duyệt và tag Quy định công ty, đồng thời lên lịch một hoạt động tiếp theo - dữ liệu HR được tạo sẵn có thể dùng ngay, kể cả với tài liệu mà quy tắc tự động lưu trữ chưa từng chạm tới.
Xử lý sự cố
Nhấn một hành động và gặp thông báo "Lỗi Truy Cập"
Mọi nút trong khung Hành động đều hiển thị với mọi HR Officer, nhưng việc hoàn tất một hành động (ví dụ Phê duyệt) sẽ đóng một hoạt động mà Odoo đã lên lịch cho một người cụ thể - thường là trưởng nhóm tài liệu HR. Nếu bạn không phải là người đó và không có quyền quản trị HR đầy đủ, Odoo sẽ chặn thao tác ghi và hiển thị thông báo này. Hãy nhờ người được giao hoạt động đó (hoặc một quản trị viên) hoàn tất hành động thay bạn.
Không thấy nút "Tài Liệu" trên hồ sơ nhân viên
Nút này chỉ xuất hiện khi đã có ít nhất một tài liệu được lưu cho nhân viên đó - qua file đính kèm trên chatter, hoặc tải trực tiếp vào workspace HR và liên kết với nhân viên đó.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi nhân viên có một thư mục riêng không?
Không. Tài liệu của mọi nhân viên đều được lưu chung trong workspace Nhân sự ‣ Tài liệu; không có thư mục riêng cho từng nhân viên.
Ai có thể xem tài liệu đã lưu của một nhân viên?
Bất kỳ ai có quyền Chuyên viên: Quản lý toàn bộ nhân viên trở lên - không chỉ quản lý trực tiếp hay phòng ban của nhân viên đó. Đây là mô hình phân quyền có chủ đích.
Bạn có cần tự gắn tag cho tài liệu sau khi được lưu tự động không?
Có. Việc lưu tự động chỉ áp dụng workspace, không bao giờ gắn tag - hãy tự thêm tag từ trường Thẻ của tài liệu.
Module này có yêu cầu Odoo Enterprise không?
Không. Module chạy trên Odoo Community.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.