Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương
| Số dòng Code | 643 |
| Tên kỹ thuật | to_hr_expense_payroll |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/to_hr_expense_payroll |
| Đọc mô tả cho | v 10.0 v 11.0 v 12.0 v 13.0 v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Expenses (hr_expense) Time Off (hr_holidays) Invoicing (account) Discuss (mail) Calendar (calendar) Employees (hr) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Bảng lương Kế toán lương Người thân của nhân viên Mô-đun Cơ Sở Quản Lý Chi Tiêu Nhân Sự Nâng Cao Nền tảng Kế toán Quản trị Nhân sự Nâng cao Hợp đồng Lao động (Viindoo) Nhật ký Công việc Kế toán Nhân sự Viin - Thời Gian Nghỉ Hợp đồng - nhật ký công việc Viin - Nhật ký công việc nghỉ Ứng dụng Phụ lục Cơ sở Proxy metadata IR an toàn Quản lý lịch làm việc & ngày nghỉ |
Hoàn trả chi phí cho nhân viên cùng kỳ lương, trong một lần chi trả
Dành cho doanh nghiệp có nhân viên tự ứng tiền cá nhân chi cho công việc
Hoàn trả Chi tiêu nhân sự trong Bảng lương với Phiếu lương.
Hoạt động cùng Quản lý Chi phí nâng cao, Kế toán Bảng lương và Chi phí.
Bạn có gặp tình huống này?
Nhân viên tự trả tiền taxi hay bữa trưa với khách, rồi phải chờ một lần chuyển khoản riêng để nhận lại tiền.
Bộ phận lương và kế toán giữ hai danh sách: lương phải trả và chi phí phải hoàn, dễ trả trùng một khoản.
Phiếu lương không cho thấy khoản được hoàn, nên nhân viên hỏi số tiền cộng thêm từ đâu ra.
Mỗi tháng kế toán phải đối chiếu thủ công hai khoản phải trả cho cùng một người.
Điều thay đổi
Nhân viên chờ một lần chuyển khoản riêng
→ Nhận lại chi phí vào ngày trả lương, ngay trong khoản thanh toán lương.
Hai danh sách phải trả
→ Trả lương và chi phí bằng một khoản thanh toán cho mỗi phiếu lương.
Phiếu lương không giải thích số tiền
→ Thấy từng chi phí được hoàn liệt kê trên phiếu lương, có dòng riêng trong lương thực lĩnh.
Đối chiếu thủ công
→ Khoản chi trả lương tất toán cả hai khoản phải trả; mỗi chi phí tự chuyển sang Đã thanh toán.
Cách hoạt động
Đề nghị
Nhân viên đánh dấu chi phí hoàn trả cùng lương và gửi duyệt.
Duyệt
Người duyệt của nhóm hoặc quản trị viên chi phí duyệt chi phí.
Ghi sổ
Kế toán ghi sổ; chi phí chờ phiếu lương, trừ khi chi phí được trả thẳng từ biên lai của nó.
Tính lương
Cán bộ tính lương tính phiếu lương: chi phí hiện ra và số tiền cộng vào lương thực lĩnh.
Chi trả
Thủ quỹ ghi nhận một khoản thanh toán; lương và chi phí chuyển sang Đã thanh toán.
Tính năng chính
Đề nghị hoàn trả cùng lương
Nhân viên đánh dấu một tùy chọn trên chi phí tự trả, phiếu lương lo phần còn lại.
Chi phí hiện trên phiếu lương
Phiếu lương liệt kê mọi chi phí có bút toán đã ghi sổ mà nó hoàn trả, bộ phận lương và nhân viên cùng thấy một danh sách.
Số tiền hoàn trả tự động
Một quy tắc tính lương cộng tổng vào lương thực lĩnh và có thể chỉnh theo chính sách hoàn trả của công ty.
Một khoản thanh toán cho lương và chi phí
Một lần chi trả lương tất toán cả hai khoản phải trả, nên mỗi chi phí chỉ được trả một lần.
Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương
Khi phiếu lương ở trạng thái Đang đợi hoặc Hoàn thành đang giữ chi phí, mọi thông báo từ chối đều nêu phiếu lương và lối ra: cán bộ tính lương hủy phiếu lương, biên lai được trả hoặc đảo, chi phí được sửa và ghi sổ lại, rồi phiếu lương được làm lại. Đảo một biên lai tạo hóa đơn điều chỉnh giảm nháp; khi được xác nhận, chi phí trở lại Đã duyệt. Hoàn tiền một phiếu lương đã trả sẽ nhả các chi phí chưa được trả. Người dùng kế toán thấy phiếu lương đang giữ chi phí trong một biểu ngữ trên chi phí.
Trả chi phí không cần chờ kỳ lương
Biên lai được trả thẳng chỉ với quyền Kế toán: Hóa đơn; chi phí chuyển sang Đã thanh toán và phiếu lương bỏ qua chi phí đó, nên chỉ được trả một lần.
Kế toán rõ ràng
Chi phí hoàn trả ở phiếu lương được ghi sổ trên bút toán riêng, tách khỏi chi phí trả trực tiếp.
Chỉ đọc với bộ phận tính lương
Bộ phận tính lương đọc được các chi phí hoàn trả ở phiếu lương nhưng không tạo, sửa hay xóa được.
Dành cho ai
Nhân viên
Không phải đòi hoàn tiền; nhận tiền cùng với lương.
Cán bộ tính lương
Muốn chi phí nằm ngay trên phiếu lương thay vì bảng tính riêng.
Kế toán
Muốn một khoản thanh toán và không đối chiếu hai lần.
Quản lý tài chính
Muốn mỗi chi phí được trả đúng một lần và dấu vết kiểm toán rõ ràng.
Phù hợp nhất: doanh nghiệp đã dùng Chi phí và Bảng lương, muốn khoản hoàn trả đi theo kỳ lương.
Đề nghị hoàn trả cùng lương
Đã ghi sổ và chờ phiếu lương
Trả chi phí không cần chờ kỳ lương
Chi phí hiện trên phiếu lương
Khoản hoàn trả trong lương thực lĩnh
Một khoản thanh toán cho lương và chi phí
Chi phí chuyển sang Đã thanh toán
Điều chỉnh quy tắc hoàn trả
Lối ra rõ ràng khi cần sửa chi phí
Hướng dẫn sử dụng từng bước nằm ở thẻ Tài liệu.
Xem Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương hoạt động
Câu hỏi thường gặp
Mô-đun làm gì?
Cho phép nhân viên nhận lại các chi phí tự trả cùng với lương: phiếu lương liệt kê chi phí, lương thực lĩnh đã gồm chi phí và một khoản thanh toán tất toán tất cả.
Những chi phí nào được lấy vào?
Chi phí do nhân viên tự trả, đã đánh dấu hoàn trả ở phiếu lương, đã duyệt và được kế toán ghi sổ với bút toán đã ghi sổ và không có bút toán đảo nháp đang chờ, chưa được thanh toán, có ngày chi đến hết kỳ lương. Chi phí do công ty chi nằm ngoài.
Nếu chi phí được ghi sổ sau khi phiếu lương đã tính thì sao?
Chi phí chờ phiếu lương kế tiếp, hoặc bấm lại Tính toán phiếu lương trên phiếu nháp; với phiếu đã xác nhận, cán bộ tính lương hủy phiếu, đặt về nháp rồi tính lại.
Có thể trả chi phí trước khi có phiếu lương không?
Được. Biên lai của chi phí được trả trong phân hệ Kế toán, chỉ cần quyền Kế toán: Hóa đơn. Chi phí chuyển sang Đã thanh toán và phiếu lương bỏ qua chi phí đó, nên không bao giờ bị hoàn trả hai lần.
Nếu cần sửa một chi phí đã nằm trên phiếu lương thì sao?
Khi phiếu lương ở trạng thái Đang đợi hoặc Hoàn thành đang giữ chi phí, việc trả, đảo, hủy hay đặt lại về nháp biên lai bị từ chối và thông báo nêu phiếu lương. Cán bộ tính lương hủy phiếu lương (phiếu chuyển sang Đã hủy), biên lai được trả hoặc đảo, quản trị viên chi phí sửa chi phí rồi ghi sổ lại, sau đó cán bộ tính lương làm lại phiếu lương. Với phiếu lương đã trả, hoàn tiền sẽ nhả các chi phí chưa được trả.
Ai chi trả phiếu lương?
Người có quyền bảng lương và quyền Kế toán: Hóa đơn ghi nhận thanh toán trên phiếu lương, khi bút toán của phiếu lương đã được ghi sổ. Trả thẳng một biên lai từ phân hệ Kế toán chỉ cần quyền Kế toán: Hóa đơn.
Các vai trò cần quyền truy cập nào?
Cán bộ tính lương cần Bảng lương: Cán bộ cùng với Nghỉ phép: Người phụ trách; thủ quỹ cần thêm Kế toán: Hóa đơn. Ghi sổ chi phí cần Kế toán: Kế toán chứng từ (hoặc cao hơn), hoặc Kế toán: Hóa đơn cùng với Chi phí: Người duyệt tất cả, còn trả thẳng hay đảo một biên lai chỉ cần Kế toán: Hóa đơn. Bảng lương và kế toán được tách biệt: kế toán không mở phiếu lương và cán bộ tính lương không mở bút toán.
Bộ phận tính lương làm được gì với chi phí?
Chỉ đọc các chi phí đã đánh dấu hoàn trả ở phiếu lương, và chỉ những chi phí đó. Không tạo, sửa hay xóa được.
Chi phí đã ghi sổ còn sửa được không?
Khi chi phí đã ghi sổ, không ai đổi được nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn hay ngày hóa đơn. Để chỉnh sửa, đảo hóa đơn và đặt lại chi phí trước. Khi phiếu lương đang giữ chi phí, cán bộ tính lương hủy phiếu lương trước đó.
Đã có đủ tính năng kế toán chưa?
Có kèm ứng dụng tùy chọn Kế toán & Tài chính (to_account_accountant): cột Tài khoản, thẻ Phát sinh kế toán và các menu của kế toán viên.
Tôi có đổi được cách tính số tiền không?
Có. Quản lý bảng lương chỉnh quy tắc tính lương, ví dụ chỉ tính một số danh mục chi phí.
Hỗ trợ phiên bản và ấn bản Odoo nào?
Odoo 19.0, ấn bản Community. Nâng lên phiên bản Odoo mới là một lần mua riêng cho phiên bản đó.
Tôi nhờ hỗ trợ ở đâu?
Tạo yêu cầu tại viindoo.com/ticket; câu hỏi trước bán hàng gửi qua viindoo.com/contactus.
Cần trợ giúp về Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương?
Tư vấn trước bán hàng & Hợp tác
viindoo.com/contactusHỗ trợ kỹ thuật
viindoo.com/ticketYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community
- Mô-đun cần có: Quản lý Chi phí nâng cao (to_hr_expense), Kế toán Bảng lương (to_hr_payroll_account)
- Mô-đun tùy chọn: Kế toán & Tài chính (to_account_accountant), để có đủ tính năng kế toán
- Giấy phép: OPL-1
Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương
Hướng dẫn này dành cho: nhân viên tự ứng tiền cá nhân để chi cho công việc, người quản lý duyệt chi phí, bộ phận kế toán ghi sổ và chi trả, và bộ phận tính lương lập phiếu lương.
Note
Mở rộng Quản lý Chi phí nâng cao và Kế toán Bảng lương - xem tài liệu của hai mô-đun này để biết quy trình chi phí và phiếu lương chuẩn.
Note
Dựa trên Chi phí - xem tài liệu của mô-đun này để biết cách tạo và duyệt chi phí.
Tổng quan
Nhân viên tự trả một khoản chi cho công việc thì được công ty hoàn trả. Với mô-đun này, khoản hoàn trả đi cùng kỳ lương: nhân viên đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương trên chi phí, phiếu lương của kỳ tự lấy mọi chi phí của nhân viên đó đã được duyệt và ghi sổ, cộng tổng vào lương thực lĩnh, và một lần chi trả lương tất toán cả lương lẫn chi phí. Mỗi chi phí chỉ được trả một lần và tự chuyển sang Đã thanh toán. Chi phí không thể chờ kỳ lương có thể được trả thẳng từ biên lai của nó trong phân hệ Kế toán, trước khi phiếu lương được tính: phiếu lương khi đó bỏ qua chi phí này và chi phí chỉ được trả một lần.
Hành trình của một chi phí:
- Nhân viên tạo chi phí, chọn Người chi trả: Nhân viên (được hoàn trả), đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương rồi gửi duyệt.
- Người duyệt của nhóm hoặc quản trị viên chi phí duyệt chi phí.
- Kế toán ghi sổ chi phí. Sau đó chi phí chờ phiếu lương, trừ khi chi phí được trả thẳng từ biên lai của nó trước.
- Cán bộ tính lương tính phiếu lương của nhân viên. Các chi phí đã ghi sổ hiện trên phiếu ở chế độ chỉ đọc và số tiền được cộng vào lương thực lĩnh. Cán bộ xác nhận phiếu lương.
- Người chi trả lương bấm Ghi nhận thanh toán trên phiếu lương đã xác nhận, khi bút toán của phiếu lương đã được ghi sổ. Một khoản thanh toán trả toàn bộ lương thực lĩnh, gồm cả chi phí, và các chi phí chuyển sang Đã thanh toán.
| Vai trò | Công việc | Quyền truy cập cần gán |
|---|---|---|
| Nhân viên | Ghi chi phí của mình và đề nghị hoàn trả cùng lương. | Nhân viên (mọi người dùng nội bộ) |
| Người duyệt của nhóm | Duyệt hoặc từ chối chi phí của nhóm mình. | Chi phí: Người duyệt của nhóm |
| Quản trị viên chi phí | Duyệt chi phí của mọi nhân viên. | Chi phí: Quản trị viên |
| Kế toán | Ghi sổ các chi phí đã duyệt. Không cần quyền bảng lương và không mở được phiếu lương. | Kế toán: Kế toán chứng từ (hoặc cao hơn), hoặc Kế toán: Hóa đơn cùng với Chi phí: Người duyệt tất cả |
| Người thanh toán | Trả thẳng biên lai của chi phí khi chi phí không được chờ kỳ lương, và đảo biên lai của chi phí cần sửa. Không cần quyền chi phí và không cần quyền bảng lương. | Kế toán: Hóa đơn |
| Cán bộ tính lương | Tính, xác nhận và hủy phiếu lương. Xem các chi phí được hoàn trả ở phiếu lương nhưng không tạo, sửa hay xóa được chúng. | Bảng lương: Cán bộ cùng với Nghỉ phép: Người phụ trách |
| Thủ quỹ lương | Chi trả phiếu lương, gồm cả chi phí, và trả thẳng các biên lai từ phân hệ Kế toán. | Bảng lương: Cán bộ, Nghỉ phép: Người phụ trách và Kế toán: Hóa đơn |
| Quản lý bảng lương | Duy trì quy tắc tính lương của khoản hoàn trả. | Bảng lương: Quản trị viên |
Thiết lập (dành cho Quản trị viên)
- Mở Ứng dụng, tìm Tích hợp Chi tiêu nhân sự và Bảng lương và bấm Cài đặt. Các ứng dụng cần thiết là Chi phí và Bảng lương kèm kế toán được cài cùng.
- Quy tắc tính lương Số tiền hoàn trả chi phí (mã EXREIMB) được tạo cho mọi công ty và được cộng vào lương thực lĩnh. Không cần cấu hình thêm.
- Mở Cài đặt > Người dùng & Công ty > Người dùng và gán cho mỗi người quyền truy cập theo vai trò, như bảng trên. Cán bộ tính lương cần thêm Nghỉ phép: Người phụ trách, vì khi xác nhận phiếu lương hệ thống đọc dữ liệu nghỉ phép của nhân viên. Người chi trả phiếu lương cần cả quyền bảng lương lẫn Kế toán: Hóa đơn (hoặc cao hơn): thiếu quyền bảng lương thì không mở được phiếu lương, thiếu quyền kế toán thì nút Ghi nhận thanh toán không hiện. Trả thẳng một biên lai từ phân hệ Kế toán chỉ cần Kế toán: Hóa đơn, còn ghi sổ chi phí đòi hỏi phải thấy được chi phí: Kế toán: Kế toán chứng từ (hoặc cao hơn), hoặc Kế toán: Hóa đơn cùng với Chi phí: Người duyệt tất cả. Bảng lương và kế toán được tách biệt: kế toán không có quyền bảng lương không mở được phiếu lương, và cán bộ tính lương không có quyền kế toán không mở được bút toán.
- Để có đủ tính năng kế toán - cột Tài khoản của bút toán, thẻ Phát sinh kế toán và các menu của kế toán viên - hãy cài thêm ứng dụng tùy chọn Kế toán & Tài chính (xem tài liệu của ứng dụng). Khi chưa cài ứng dụng này, các menu tương tự nằm trong Hóa đơn.
- Kiểm tra mỗi nhân viên có hợp đồng còn hiệu lực trong kỳ lương và các chi phí dùng đơn vị tiền tệ của công ty: chi phí bằng tiền tệ khác không thể đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương.
Nhân viên: đề nghị hoàn trả cùng lương
- Mở Chi phí > Chi phí của tôi và bấm Mới.
- Điền Mô tả, Danh mục, Tổng và Ngày chi.
- Ở Người chi trả chọn Nhân viên (được hoàn trả). Tùy chọn Hoàn trả ở phiếu lương xuất hiện.
- Đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương và bấm Gửi duyệt.
Tùy chọn chỉ đổi được khi chi phí còn ở trạng thái nháp và biến mất khi Người chi trả là Công ty. Sau khi phiếu lương được chi trả, mở lại chi phí đó: trạng thái là Đã thanh toán.
Người duyệt của nhóm và quản trị viên chi phí: duyệt chi phí
Mở Chi phí > Báo cáo > Phân tích Chi phí, lọc Chờ duyệt rồi mở chi phí. Hoàn trả ở phiếu lương hiện đã đánh dấu và không sửa được. Bấm Duyệt để chấp nhận hoặc Từ chối để bác bỏ. Quản trị viên chi phí làm tương tự cho mọi nhân viên.
Kế toán: ghi sổ chi phí
Mở Chi phí > Báo cáo > Phân tích Chi phí, lọc Cần ghi sổ rồi mở chi phí đã duyệt. Một biểu ngữ màu xanh ở đầu biểu mẫu báo cho người dùng kế toán rằng chi phí được hoàn trả trong phiếu lương của nhân viên. Biểu ngữ hiện khi chi phí ở trạng thái Đã gửi, Đã duyệt hoặc Đã ghi sổ, nêu tên phiếu lương ngay khi có phiếu lương giữ chi phí, và không còn hiện khi chi phí đã Đã thanh toán. Bấm Ghi sổ bút toán, kiểm tra sổ nhật ký và ngày hạch toán, rồi bấm Ghi sổ chi phí. Bút toán của chi phí được mở ra; quay lại chi phí bằng đường dẫn phía trên để xem trạng thái.
Chi phí ở trạng thái Đã ghi sổ và chờ phiếu lương. Phiếu lương chỉ lấy chi phí có bút toán đã ghi sổ, nhờ vậy lương thực lĩnh không bao giờ gồm một khoản chưa thể chi trả: chi phí bị bỏ qua khi bút toán của nó đã về nháp, hoặc khi một bút toán đảo của nó đang chờ xác nhận ở trạng thái nháp.
Khi chi phí đã ghi sổ, không ai đổi được nhà cung cấp, Tạo hóa đơn, mã/số hóa đơn hay ngày hóa đơn. Quy định này áp dụng cho chi phí đồng thời được ghi nhận thành hóa đơn nhà cung cấp, với các trường của Quản lý Chi phí nâng cao. Để chỉnh sửa, mở hóa đơn nhà cung cấp bằng nút Bút toán của chi phí, đảo hóa đơn, rồi bấm Đặt lại trên chi phí, sửa và gửi duyệt, duyệt, ghi sổ lại. Chi phí có phiếu lương đã xác nhận không đặt lại được: xem Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương.
Người thanh toán: trả thẳng một chi phí
Chi phí không buộc phải chờ kỳ lương. Trước khi phiếu lương lấy chi phí, có thể trả thẳng từ biên lai của nó, và chỉ cần quyền Kế toán: Hóa đơn, không cần quyền chi phí hay quyền bảng lương:
- Mở Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng, tìm biên lai (số tham chiếu là mô tả của chi phí) và đánh dấu chọn.
- Bấm Thanh toán, chọn Sổ nhật ký, kiểm tra Số tiền và Ngày thanh toán rồi bấm Tạo thanh toán.
Chi phí chuyển sang Đã thanh toán cùng khoản thanh toán, biểu ngữ màu xanh không còn hiện và chi phí không bị hoàn trả lần thứ hai: phiếu lương tính sau đó bỏ qua chi phí này và lương thực lĩnh không gồm nó.
Như mọi chi phí, biên lai phải được ghi sổ thì nhân viên mới được hoàn trả. Khi một phiếu lương ở trạng thái Đang đợi hoặc Hoàn thành đang giữ chi phí, khoản thanh toán trực tiếp bị từ chối: xem Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương.
Cán bộ tính lương: tính phiếu lương
Mở Bảng lương > Phiếu lương > Phiếu lương, tạo phiếu lương của nhân viên cho kỳ lương (hoặc mở phiếu có sẵn) và bấm Tính toán phiếu lương.
Mục Chi phí (HR) liệt kê các chi phí của nhân viên có ngày chi đến hết kỳ lương, đã ghi sổ, có bút toán đã ghi sổ và không có bút toán đảo đang chờ ở trạng thái nháp, chưa được thanh toán và chưa nằm trong phiếu lương khác. Chi phí đã được trả thẳng từ biên lai không được liệt kê.
Mở thẻ Chi tiết theo nhóm quy tắc tính lương. Dòng Số tiền hoàn trả chi phí (mã EXREIMB) cho tổng các chi phí này và là một phần của dòng Thực lĩnh (mã NET).
Bấm Xác nhận. Phiếu lương chuyển sang Đang đợi để chi trả. Xác nhận phiếu lương cần quyền Nghỉ phép: Người phụ trách bên cạnh Bảng lương: Cán bộ.
Cán bộ tính lương đọc được các chi phí trong danh sách nhưng không tạo, sửa hay xóa được chi phí: mở một chi phí chỉ thấy biểu mẫu ở chế độ chỉ đọc, không có nút duyệt, ghi sổ hay thanh toán.
Chi phí được ghi sổ sau khi phiếu lương đã tính sẽ chờ phiếu lương kế tiếp. Muốn đưa vào phiếu này, bấm lại Tính toán phiếu lương trên phiếu nháp; với phiếu đã xác nhận, bấm Hủy phiếu lương, rồi Đặt lại về nháp và tính lại.
Thủ quỹ lương: chi trả lương và chi phí
Trên phiếu lương đã xác nhận (trạng thái Đang đợi), bấm Ghi nhận thanh toán. Số tiền phải trả là lương thực lĩnh ghi trên phiếu, đã gồm chi phí. Chọn Sổ nhật ký thanh toán, kiểm tra Tổng tiền và Ngày chi trả rồi bấm Trả. Một khoản thanh toán tất toán lương thực lĩnh và khoản hoàn trả của mọi chi phí trong phiếu. Các chi phí chuyển sang Đã thanh toán.
Bút toán của phiếu lương không ghi lại khoản hoàn trả lần thứ hai: khoản này đã được ghi nhận là công ty nợ nhân viên trên bút toán chi phí.
Chỉ ghi nhận thanh toán được khi bút toán của phiếu lương đã được ghi sổ. Bút toán này mang ngày hạch toán của phiếu lương, mặc định là ngày cuối kỳ: với phiếu lương chưa hết kỳ, Ghi nhận thanh toán bị từ chối và chỉ dùng được từ ngày hạch toán trở đi. Thủ quỹ cần cả quyền bảng lương lẫn quyền kế toán; kế toán đơn thuần không mở được phiếu lương, còn cán bộ tính lương đơn thuần không thấy Ghi nhận thanh toán. Với quyền kế toán, thủ quỹ cũng trả thẳng được một biên lai, như mô tả ở Người thanh toán: trả thẳng một chi phí.
Quản lý bảng lương: điều chỉnh quy tắc hoàn trả
Mở Bảng lương > Cấu hình > Quy tắc tính lương và mở quy tắc Số tiền hoàn trả chi phí (mã EXREIMB). Mặc định quy tắc trả về tổng mọi chi phí của phiếu lương. Sửa Mã Python để áp dụng chính sách của công ty, ví dụ chỉ tính chi phí của một danh mục. Quy tắc phải vẫn nằm trong quy tắc lương thực lĩnh, nếu không khoản chi trả sẽ không bao gồm chi phí. Các giá trị chính sách như mức trần nằm trong dữ liệu của quy tắc và do quản lý bảng lương cập nhật.
Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương
Khi một phiếu lương ở trạng thái Đang đợi hoặc Hoàn thành đang giữ một chi phí, lương thực lĩnh của phiếu đã gồm số tiền đó. Khi ấy không ai trả riêng chi phí, đảo, hủy hay đặt lại bút toán của nó, hoặc đặt lại chi phí được. Mỗi lần bị từ chối, thông báo nêu tên chi phí và phiếu lương đang giữ nó, và yêu cầu hủy phiếu lương đó trước. Người dùng kế toán thấy phiếu lương đang giữ chi phí trong biểu ngữ màu xanh của biểu mẫu chi phí.
Người thanh toán (Kế toán: Hóa đơn) trả biên lai từ Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng (đánh dấu chọn, bấm Thanh toán): khoản thanh toán bị từ chối. Thông báo nêu rằng khoản hoàn trả của chi phí được trả cùng phiếu lương, và để trả riêng thì phải hủy phiếu lương đó trước.
Cũng người thanh toán đó đảo biên lai (đánh dấu chọn, Tác vụ > Đảo, Đảo): việc đảo bị từ chối, với thông báo yêu cầu hủy phiếu lương trước.
Quản trị viên chi phí có thêm quyền kế toán mở biên lai bằng nút Bút toán của chi phí rồi bấm Đặt lại về nháp: thông báo giống như khi đảo, và việc hủy bút toán cũng bị từ chối tương tự.
Không có quyền kế toán, quản trị viên chi phí không thấy nút Đặt lại trên chi phí đã ghi sổ. Đặt lại một chi phí mà phiếu lương đã xác nhận đang giữ, từ một biểu mẫu mở trước đó, bị từ chối với thông báo Các chi phí sau được hoàn trả trong các phiếu lương đã xác nhận. Hãy hủy các phiếu lương đó trước khi đặt lại chi phí, kèm chi phí và phiếu lương của nó.
Lối ra, theo thứ tự:
Cán bộ tính lương mở phiếu lương và bấm Hủy phiếu lương. Phiếu lương chuyển sang Đã hủy và nhả các chi phí của nó.
Người thanh toán xử lý biên lai. Nếu chỉ sai về thời điểm, trả thẳng biên lai như mô tả ở Người thanh toán: trả thẳng một chi phí. Nếu bản thân chi phí cần sửa, đảo biên lai: đánh dấu chọn biên lai trong Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng, chọn Tác vụ > Đảo, bấm Đảo. Bút toán đảo được tạo thành hóa đơn điều chỉnh giảm ở trạng thái nháp và chi phí vẫn ở Đã ghi sổ trên bút toán của nó; mở hóa đơn điều chỉnh giảm nháp và bấm Xác nhận: bút toán được tất toán và chi phí trở lại Đã duyệt. Kế toán có quyền Kế toán: Kế toán chứng từ có thể dùng Đặt lại về nháp và Hủy trên biên lai.
Quản trị viên chi phí (hoặc người có quyền Chi phí: Người duyệt tất cả, hoặc người duyệt của nhóm nhân viên đó) mở chi phí, lúc này đã trở lại trạng thái Đã duyệt, và bấm Đặt lại. Chi phí về Nháp; sửa chi phí, rồi gửi duyệt, duyệt và ghi sổ lại. Quyền và các trường hợp khác nằm ở Quản lý Chi phí nâng cao, mục Chỉnh sửa chi phí đã ghi sổ.
Cán bộ tính lương mở phiếu lương đã hủy, bấm Đặt lại về nháp, Tính toán phiếu lương và Xác nhận. Chi phí đã sửa được liệt kê lại, và thủ quỹ chi trả phiếu lương như thường lệ.
Phiếu lương ở trạng thái Hoàn thành cũng chặn các thao tác trên, và cũng có nút Hủy phiếu lương. Lối ra còn lại là Hoàn tiền: khi phiếu lương hoàn tiền đã Hoàn thành, những chi phí của phiếu gốc chưa được trả đồng nào được nhả để dành cho phiếu lương kế tiếp. Chi phí đã được trả, dù một phần, ở lại với phiếu lương đã trả nó.
Xử lý sự cố
- "Không thể đặt Hoàn trả ở phiếu lương cho chi phí ..."
- Chi phí không dùng đơn vị tiền tệ của công ty. Bỏ đánh dấu tùy chọn, hoặc ghi chi phí bằng tiền tệ của công ty.
- "Các chi phí sau được hoàn trả trong các phiếu lương đã xác nhận. Hãy hủy các phiếu lương đó trước khi đặt lại chi phí"
- Chi phí không thể về nháp khi phiếu lương đã xác nhận hoặc đã hoàn thành. Hãy hủy phiếu lương trước (cán bộ tính lương), như mô tả ở Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương.
- Thông báo khoản hoàn trả của chi phí được trả cùng một phiếu lương và yêu cầu hủy phiếu lương đó trước
- Biên lai của chi phí đang nằm trên phiếu lương ở trạng thái Đang đợi hoặc Hoàn thành không thể trả riêng, đảo (cũng không xác nhận được bút toán đảo của nó), hủy hay đặt lại về nháp. Làm theo Sửa chi phí đã nằm trên phiếu lương: cán bộ tính lương hủy phiếu lương trước.
- Chi phí đã duyệt không hiện trên phiếu lương
- Chi phí phải ở trạng thái Đã ghi sổ với bút toán đã ghi sổ, do nhân viên tự trả, đã đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương, có ngày chi đến hết kỳ lương, chưa được thanh toán, chưa nằm trong phiếu lương khác và không có bút toán đảo đang chờ ở trạng thái nháp. Nhờ kế toán ghi sổ rồi bấm Tính toán phiếu lương lại.
- Ghi nhận thanh toán bị từ chối vì bút toán của phiếu lương chưa được ghi sổ
- Bút toán của phiếu lương có ngày hạch toán ở tương lai, mặc định là ngày cuối kỳ. Hãy ghi nhận thanh toán từ ngày đó trở đi.
- Xác nhận phiếu lương báo lỗi quyền truy cập về Nghỉ phép
- Cán bộ tính lương cần quyền Nghỉ phép: Người phụ trách ngoài Bảng lương: Cán bộ. Nhờ quản trị viên bổ sung.
- Kế toán mở phiếu lương bị báo lỗi quyền truy cập
- Đây là hành vi đúng: phiếu lương dành cho bộ phận tính lương. Người chi trả lương nắm cả quyền bảng lương lẫn quyền kế toán.
- Không thấy nút Ghi nhận thanh toán
- Người dùng cần Kế toán: Hóa đơn (hoặc cao hơn) ngoài quyền bảng lương. Phiếu lương cũng phải đã xác nhận.
- Hoàn trả mà không dùng nút Ghi nhận thanh toán
- Nếu đối chiếu khoản phải trả lương với sao kê ngân hàng thay vì dùng Ghi nhận thanh toán, hãy đối chiếu cả các khoản phải trả hoàn trả của chi phí.
Câu hỏi thường gặp
- Chi phí do công ty chi có hoàn trả ở phiếu lương được không?
- Không. Chỉ chi phí có Người chi trả: Nhân viên (được hoàn trả) mới được.
- Chi phí hoàn trả ở phiếu lương có được ghi sổ chung với chi phí khác không?
- Chúng được ghi sổ trên bút toán riêng, tách khỏi các chi phí cùng nhân viên được trả trực tiếp.
- Có thể trả chi phí trước khi có phiếu lương không?
- Được. Người có quyền Kế toán: Hóa đơn trả từ biên lai của chi phí trong Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng. Chi phí chuyển sang Đã thanh toán và phiếu lương bỏ qua chi phí đó.
- Ai xem được chi phí của phiếu lương?
- Cán bộ tính lương đọc được các chi phí đã đánh dấu Hoàn trả ở phiếu lương và chỉ những chi phí đó, không tạo, sửa hay xóa được. Chi phí chưa đánh dấu không hiện với bộ phận tính lương.
- Tôi nhờ hỗ trợ ở đâu?
- Tạo yêu cầu hỗ trợ tại viindoo.com/ticket.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.