Quản lý Yêu cầu Bảo hành trong Odoo/ERPOnline
Ứng dụng quản lý Bảo hành của Viindoo hỗ trợ quản lý chính sách, quy trình bảo hành và các yêu cầu bảo hành cho nhiều sản phẩm cùng lúc. Qua đó, doanh nghiệp có thể theo dõi, hỗ trợ khách hàng kịp thời, quản lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác giữa các nghiệp vụ bảo trì, sửa chữa, hay mua hàng, bán hàng, kho, quản lý thiết bị…
Thiết lập thông tin bảo hành
Muốn quản lý bảo hành với Odoo/ ERPOnline, trước hết bạn cần thiết lập thông tin bảo hành cho sản phẩm: truy cập ứng dụng Kho Vận ‣ Dữ liệu Gốc ‣ Sản phẩm và nhấn vào sản phẩm tương ứng. Trong trường hợp hệ thống của bạn chưa có sản phẩm nào, nhấn nút Tạo để tạo sản phẩm mới.
Thiết lập Chính sách bảo hành và Mốc thời gian
Để thiết lập chính sách bảo hành và mốc thời gian cho sản phẩm, bạn truy cập tab Bảo hành trong form sản phẩm.
Tùy thuộc vào đặc thù riêng mà mỗi công ty sẽ có các chính sách bảo hành khác nhau, ví dụ như bảo hành theo thời gian, bảo hành theo số giờ máy hoạt động/số Km, v.v.
Nếu bảo hành sản phẩm theo thời gian, bạn điền số tháng bảo hành tương ứng vào mục Thời gian Bảo hành. Hệ thống sẽ tự động tính thời hạn bảo hành tính từ ngày nhập/ xuất kho sản phẩm.
Trong trường hợp sản phẩm được bảo hành theo chính sách khác, bạn có thể cài đặt các mốc bảo hành tương ứng trong mục Chính sách Bảo hành.
Tại đây, bạn có thể tạo mốc bảo hành mới với các thông tin liên quan:
Mốc: cột mốc bảo hành của sản phẩm, đánh dấu quá trình hoạt động/ sử dụng đủ lâu của sản phẩm. Thông thường, các đơn vị bảo hành thường dựa trên mốc này làm cơ sở để bảo hành/ bảo dưỡng miễn phí cho sản phẩm.
Đơn vị tính mốc: Tùy ý chọn/ tạo mới đơn vị tính phù hợp với đặc thù sản phẩm, ví dụ số km/ số dặm đi được, số giờ hoạt động, v.v.
Mốc giờ hoạt động: Chọn ô tích này nếu mốc bảo hành của sản phẩm được tính theo mốc giờ hoạt động. Đây là cơ sở hỗ trợ tính toán các thông tin khác dựa trên giờ hoạt động của sản phẩm, ví dụ làm sạch sau 100 giờ, thay thế linh kiện sau 1000 giờ, v.v.
Ví dụ: Với sản phẩm Xe máy Honda Vision có mốc bảo hành 500km, nếu khách hàng bảo hành xe khi đã đi quá số km của mốc này, đơn vị bảo hành có thể sẽ tính phí thay thế một số phụ tùng.
Kích hoạt tính năng Truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo số Lô Seri
Ngoài việc cấu hình thông tin bảo hành, bạn cũng cần kích hoạt thêm tính năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo số lô/seri để phục vụ mục đích tra cứu thông tin sản phẩm, ngày hết hạn bảo hành. Để kích hoạt tính năng này, truy cập form sản phẩm tương ứng, chọn tab Kho vận ‣ Truy xuất nguồn gốc và chọn truy vết Theo Số seri duy nhất hoặc Theo Lô. Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
Quản lý Yêu cầu Bảo hành trong Odoo/ERPOnline
Tra cứu thông tin bảo hành
Sau khi đã xác nhận đơn mua/bán sản phẩm cho khách hàng và đã xác nhận phiếu nhập/xuất kho, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin bảo hành trong Odoo/ERPOnline dựa theo số lô/seri.
Để kiểm tra thông tin bảo hành của sản phẩm bằng số lô/seri, bạn truy cập ứng dụng Bảo Hành ‣ Lô/Sê-ri và tìm nhanh bằng cách gõ trực tiếp vào thanh tìm kiếm.
Nhấn vào sản phẩm hay số lô/seri bất kỳ, bạn sẽ xem được thông tin Mua, Bán hàng, Bảo hành cũng như chính sách bảo hành của sản phẩm đó.
Thời gian bảo hành: tổng thời gian bảo hành của sản phẩm theo chính sách bảo hành của công ty.
Ngày bắt đầu BH/Ngày hết hạn BH của Nhà cung cấp: áp dụng cho trường hợp công ty bạn mua sản phẩm từ một nhà cung cấp khác. Đây là thời gian nhà cung cấp chấp nhận bảo hành cho sản phẩm đó (tính từ thời điểm nhập kho công ty).
Ngày bắt đầu BH/Ngày hết hạn BH của Khách hàng: thời gian công ty bạn chấp nhận bảo hành cho sản phẩm mà khách mua (tính từ thời điểm xuất kho).
Tạo Yêu cầu Bảo hành
Sau khi kiểm tra, nếu sản phẩm của khách hàng vẫn còn trong phạm vi bảo hành, bạn có thể trực tiếp tạo phiếu yêu cầu bảo hành ngay tại giao diện lô/sê-ri này bằng cách nhấn Tạo yêu cầu Bảo hành.
Hoặc bạn có thể tạo yêu cầu bảo hành thủ công bằng cách truy cập ứng dụng Bảo hành ‣ Yêu cầu Bảo hành ‣ Nhấn Tạo.
Tại đây, các thông tin cần thiết như Sản phẩm, Lô/seri, thông tin đối tác, đơn bán, thời gian bảo hành, v.v đã được tự động điền. Bạn cần điền thêm Lý do Bảo hành (nếu có) các chỉ số liên quan tương ứng với Mốc bảo hành của sản phẩm đó. Ví dụ, đối với sản phẩm Xe máy Honda Vision như dưới đây, ta có các chỉ số:
Chỉ số ban đầu: số km chạy thử trước khi bán xe cho khách.
Chỉ số cuối: số km chạy tối đa trong phạm vi bảo hành.
Chỉ số hiện hành: số km đã chạy tính đến thời điểm tạo yêu cầu bảo hành.
Các chỉ số này sẽ là cơ sở để nhân viên kỹ thuật đánh giá yêu cầu bảo hành đối với sản phẩm được thiết lập chính sách bảo hành theo giờ máy hoạt động/số km/... Nếu chỉ số hiện hành nhỏ hơn hoặc bằng chỉ số cuối thì sản phẩm thuộc phạm vi bảo hành của công ty và ngược lại.
Sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
Đánh giá, Xác nhận/Từ chối yêu cầu bảo hành
Nhân viên bảo hành sẽ nhấn nút Điều tra để đánh giá yêu cầu bảo hành. Sau khi đánh giá dựa trên các chỉ số, lý do bảo hành và chính sách bảo hành của công ty, nhân viên có thể nhấn nút Hủy/Từ chối/Xác nhận ngay tại Yêu cầu Bảo hành đó.
Hoàn tất bảo hành
Trong trường hợp cần thay thế các phụ kiện phát sinh trong công tác bảo hành, bạn có thể trực tiếp Tạo lệnh sửa chữa ngay trên giao diện bảo hành. Khi đã thực hiện bảo hành xong, nhấn nút Đánh dấu xong để hoàn tất yêu cầu bảo hành.
Như vậy, bạn đã hoàn tất tìm hiểu về các bước quản lý yêu cầu bảo hành với Odoo/ERPOnline. Cùng tìm hiểu thêm về ứng dụng Sửa chữa của Odoo/ERPOnline qua bài viết sau đây: