Quản lý ngân sách với Odoo/ERPOnline

Quản lý ngân sách là một phần thiết yếu của hoạt động kinh doanh. Ngân sách giúp mọi người có chủ đích hơn với cách chi tiêu tiền và hướng mọi người sắp xếp và ưu tiên công việc của họ để đạt được các mục tiêu tài chính. Chúng cho phép bạn lập kế hoạch kết quả tài chính mong muốn và sau đó đo lường hiệu suất thực tế của bạn so với kế hoạch. Odoo/ERPOnline quản lý ngân sách bằng cả Tài khoản chung và Tài khoản phân tích.

Cấu hình

Đầu tiên, chúng ta cần cài đặt các ứng dụng có liên quan để sử dụng ngân sách. Ứng dụng chính là kế toán. Đi vào phần ứng dụng và cài đặt ứng dụng Accounting and Finance (Kế toán và Tài chính).

Cấu hình chi tiết để sử dụng được tính năng truy cập: Kế toán > Cấu hình > Thiết lập và bật tính năng Quản lý ngân sách.

Kiểu ngân sách

Kiểu ngân sách là danh sách các tài khoản mà bạn muốn giữ ngân sách (thường là tài khoản chi phí hoặc doanh thu). Chúng cần được xác định để Odoo/ERPOnline có thể biết tài khoản nào ta cần để lấy thông tin ngân sách.

Để tạo mới ngân sách có thể đi đến Kiểu ngân sách ngay tại Kế toán > Cấu hình > Thiết lập.

Hoặc truy cập Ứng dụng Budget  Kiểu ngân sách và chọn Tạo:

Mỗi kiểu ngân sách có thể có nhiều tài khoản gán cho nó và phải có ít nhất một tài khoản.

Nếu bạn ghi lại một giao dịch có gán tài khoản kế toán quản trị và bao gồm trong ngân sách nhưng tài khoản không thuộc các toàn khoản cấu hình trong kiểu ngân sách, nó sẽ không xuất hiện trong 'số tiền thực tế' cột của dòng ngân sách đó.

Đối với ví dụ trên, ta cần xác định các loại chi phí có thể phát sinh ở dự án này là nguyên vật liệu, chi mua hàng khác với các tài khoản kế toán phát sinh là 621 và 6277.

Chọn Lưu để xác nhận Kiểu ngân sách đã tạo.

Lặp lại các bước này để tạo Kiểu ngân sách doanh thu... Lưu ý cần chọn các tài khoản kế toán liên quan.

Tài khoản quản trị

Odoo/ERPOnline cần biết chi phí hoặc khoản chi nào có liên quan đến ngân sách cụ thể. Để làm như vậy, ta cần tạo liên kết các hóa đơn và chi của mình với một tài khoản quản trị xác định.

Tạo tài khoản quản trị bằng cách truy cập: Kế toán  Cấu hình  Tài khoản Kế toán quản trị  Tạo một Tài khoản mới có tên là Dự án 1 và chọn đối tác liên quan.

Thiết lập ngân sách

Đặt mục tiêu cho ngân sách chi phí đã tạo. Ví dụ ta xác định với Dự án 1 này ta có thể thu được 1 tỷ đồng và chỉ chi ra với mức không vượt quá 800 triệu.

Để đặt các mục tiêu đó:

• Truy cập Budget  Ngân sách  Tạo 
  

• Xác định mục tiêu cho các dòng ngân sách:
  

• Lưu, xác nhận và phê duyệt ngân sách.
  

Kiểm tra ngân sách

Bạn có thể kiểm tra ngân sách của mình bất kỳ lúc nào. Sau khi một số hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp liên quan phát sinh.

Chi tiết xem tại:

• Tạo hóa đơn khách hàng 

• Tạo hóa đơn Nhà cung cấp

Lưu ý: Điền Tài khoản quản trị trên hóa đơn.

Quay lại Budget  Ngân sách  Dự án 1:

Thông qua tài khoản quản trị, Odoo/ERPOnline thống kê phát sinh tương ứng của chi phí, doanh thu và cập nhật vào cột Giá trị thực tế: