Tích hợp hoá đơn điện tử VN-Invoice với Odoo/ERPOnline
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những hiệu quả về bài toán chi phí, hóa đơn điện tử còn giúp những người đứng đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính và kinh doanh, tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán. Chính bởi những lợi ích to lớn mà hóa đơn điện tử mang lại cho công tác quản lý, các doanh nghiệp hiện nay đang rất tích cực chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Nằm trong hệ thống giải pháp quản trị tổng thể ERP, phân hệ Kế toán của Odoo/ERPOnline hỗ trợ tích hợp phát hành Hóa đơn điện tử với nhiều nhà cung cấp, trong đó có hai nhà cung cấp lớn là VN-Invoice và S-Invoice. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách thiết lập hệ thống và các thao tác trên phần mềm để phát hành và quản lý hóa đơn điện tử khi tích hợp với nhà cung cấp VN-Invoice.
Để có thể sử dụng tính năng xuất hóa đơn điện tử, bạn sẽ cần cài đặt các module VN-Invoice. Vào App (Ứng dụng) Tìm kiếm "VN-Invoice" Tích chọn các module VN-Invoice và cài đặt.
Quyền hạn xuất hoá đơn điện tử trong ERPOnline
Để sử dụng được nghiệp vụ này, người dùng sẽ phải được phân quyền thấp nhất trong phân hệ kế toán:
Kế toán/ Lập hóa đơn
Việc phân quyền trong Odoo theo cấp phả hệ, do đó kế toán viên được phân quyền cao hơn cấp quyền Kế toán/Lập hóa đơn cũng có toàn quyền xuất hóa đơn điện tử.
Thiết lập ban đầu để tích hợp hoá đơn điện tử VN-Invoice
Để có tích hợp hóa đơn điện tử VN-Invoice với hóa đơn của Odoo/ERPOnline, bạn sẽ cần phải cấu hình một số thao tác dưới đây:
Truy cập ứng dụng kế toán Cấu hình Thiết lập Cài đặt VN-invoice
Nhà cung cấp: VN-invoice (lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử)
Khóa mã số hóa đơn GTGT: Nếu tích vào đây sẽ cho phép khóa số hóa đơn legal number trên Odoo
Hóa đơn trước phát hành trước: Nếu có tích lựa chọn chức năng này thì hệ thống sẽ truy soát toàn bộ hóa đơn có ngày hóa đơn trước ngày hóa đơn hiện hành nhưng chưa phát hành VN-invoice và yêu cầu phát hành trước. Sau đó mới được phát hành hóa đơn hiện hành
Sử dụng chế độ kiểm thử để kiểm tra, thao tác tích hợp trước khi dùng thật:
- Chọn Kiểm thử: môi trường thử nghiệm
- Chọn Vận hành thật: môi trường phát hành hóa đơn điện tử thật
API URL: URL để kết nối với API của VN-invoice
Tài khoản: Tên tài khoản để xác thực đăng nhập với VN-invoice API
Mật khẩu: Mật khẩu để xác thực đăng nhập với VN-invoice API
Ngày bắt đầu với VN-invoice: ngày công ty bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử với VN-invoice
Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice
Mẫu VN-invoice: Mẫu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice
Loại VN-invoice: Loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice
Quy trình xuất hoá đơn điện tử VN-Invoice
Xuất hoá đơn điện tử VN-Invoice trên ERPOnline
Từ đơn bán đã xác nhận, người đề nghị xuất hóa đơn tạo hóa đơn dự thảo.
Người xuất hóa đơn nhận được thông tin đề nghị tiến hành kiểm tra đối chiếu các thông tin trên bản hóa đơn dự thảo để xuất hóa đơn điện tử, liên quan đến khách hàng, số lượng, đơn giá sản phẩm dịch vụ, thuế.
Truy cập vào hệ thống để xem bản hóa đơn nháp theo đề nghị: Kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn >> Các bộ lọc >> Thêm bộ lọc tùy chỉnh Lọc Tài liệu theo số đơn bán >> Lọc tình trạng: "Dự thảo"
Người xuất hóa đơn có thể gửi thông báo từ chối nếu thấy các thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.
Trong trường hợp người xuất hóa đơn đồng ý xuất hóa đơn điện tử
Vào hóa đơn dự thảo chọn Vào sổ Phát hành hóa đơn điện tử chọn Xác nhận
Chọn Tải E-invoice bản thể hiện hoặc Tải E-invoice bản chuyển đổi
Kiểm tra xem file tải về trên mục Hóa đơn điện tử
Nếu người xuất hóa đơn muốn gửi cho khách hàng đường dẫn tải bản XML của hóa đơn và thực hiện tra cứu trên cổng hóa đơn điện tử VN-invoice sẽ thực hiện thao tác như sau: Truy cập ứng dụng kế toán Khách hàng Hóa đơn chọn hóa đơn bấm Hành động chọn Chia sẻ Sao chép gửi email đường dẫn cho khách hàng
Tình trạng hóa đơn điện tử trên hệ thống VN-Invoice
Nếu người xuất hóa đơn muốn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Truy cập vào hệ thống, chọn Kế toán Khách hàng Hóa đơn chọn số hóa đơn muốn hủy
Trên giao diện hóa đơn có ý định hủy chọn Sửa Đặt về dự thảo chọn Hủy bút toán Hủy hóa đơn điện tử Điền các thông tin liên quan và chọn Xác nhận
(i) Tham chiếu
(ii) Lý do thu hồi hóa đơn
(iii) Ngày hủy
(iv) Biên bản thu hồi hóa đơn (PDF)
Hóa đơn điện tử bị hủy được tự động cập nhật lên hệ thống. Kế toán kiểm tra dữ liệu trên mục Hóa đơn điện tử của phần Hóa đơn.
Hoá đơn sau khi bị huỷ sẽ đồng bộ trên hệ thống ở trạng thái "xoá huỷ".
Nếu xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, nội dung trên hóa đơn yêu cầu song ngữ
Người đề nghị xuất hóa đơn cập nhật phần dịch song ngữ trên mô tả sản phẩm theo các bước sau:
Bán hàng Sản phẩm Sản phẩm chọn sản phẩm cần sửa Sửa
Trên sản phẩm cần dịch >> chọn Bán hàng >> Mô tả cho hàng bán >> chọn biểu tượng VI
Cập nhật nội dung mô tả sản phẩm dịch trong cửa sổ sau và bấm lưu