Nguyễn Thị Thanh Tú Accounting & Finance Published: 4/7/21 Hits: 183

Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những hiệu quả về bài toán chi phí, hóa đơn điện tử còn giúp những người đứng đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính và kinh doanh, tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán. Chính bởi những lợi ích to lớn mà hóa đơn điện tử mang lại cho công tác quản lý, các doanh nghiệp hiện nay đang rất tích cực chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Nằm trong hệ thống giải pháp quản trị tổng thể ERP, phân hệ Kế toán của Odoo/ERPOnline hỗ trợ tích hợp phát hành Hóa đơn điện tử với nhiều nhà cung cấp, trong đó có hai nhà cung cấp lớn là VN-Invoice và S-Invoice. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách thiết lập hệ thống và các thao tác trên phần mềm để phát hành và quản lý hóa đơn điện tử khi tích hợp với nhà cung cấp VN-Invoice. 

Để có thể sử dụng tính năng xuất hóa đơn điện tử, bạn sẽ cần cài đặt các module VN-Invoice. Vào App (Ứng dụng)  Tìm kiếm "VN-Invoice"  Tích chọn các module VN-Invoice và cài đặt.

Odoo • Image and Text
Odoo • Text and Image

Quyền hạn xuất hoá đơn điện tử trong ERPOnline

Để sử dụng được nghiệp vụ này, người dùng sẽ phải được phân quyền thấp nhất trong phân hệ kế toán:

  • Kế toán/ Lập hóa đơn

Việc phân quyền trong Odoo theo cấp phả hệ, do đó kế toán viên được phân quyền cao hơn cấp quyền Kế toán/Lập hóa đơn cũng có toàn quyền xuất hóa đơn điện tử.

Odoo • Text and Image

Thiết lập ban đầu để tích hợp hoá đơn điện tử VN-Invoice

Để có tích hợp hóa đơn điện tử VN-Invoice với hóa đơn của Odoo/ERPOnline, bạn sẽ cần phải cấu hình một số thao tác dưới đây:

Truy cập ứng dụng kế toán  Cấu hình  Thiết lập  Cài đặt VN-invoice

  • Nhà cung cấp: VN-invoice (lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử)

  • Khóa mã số hóa đơn GTGT: Nếu tích vào đây sẽ cho phép khóa số hóa đơn legal number trên Odoo

  • Hóa đơn trước phát hành trước: Nếu có tích lựa chọn chức năng này thì hệ thống sẽ truy soát toàn bộ hóa đơn có ngày hóa đơn trước ngày hóa đơn hiện hành nhưng chưa phát hành VN-invoice và yêu cầu phát hành trước. Sau đó mới được phát hành hóa đơn hiện hành

  • Sử dụng chế độ kiểm thử để kiểm tra, thao tác tích hợp trước khi dùng thật: 

             - Chọn Kiểm thử: môi trường thử nghiệm

             - Chọn Vận hành thật: môi trường phát hành hóa đơn điện tử thật

  • API URL: URL để kết nối với API của VN-invoice

  • Tài khoản: Tên tài khoản để xác thực đăng nhập với VN-invoice API

  • Mật khẩu: Mật khẩu để xác thực đăng nhập với VN-invoice API

  • Ngày bắt đầu với VN-invoice: ngày công ty bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử với VN-invoice

  • Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice

  • Mẫu VN-invoice: Mẫu hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice

  • Loại VN-invoice: Loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với VN-invoice



Quy trình xuất hoá đơn điện tử VN-Invoice

Xuất hoá đơn điện tử VN-Invoice trên ERPOnline

Từ đơn bán đã xác nhận, người đề nghị xuất hóa đơn tạo hóa đơn dự thảo.

Trên giao diện đơn bán đã xác nhận, nhân viên kinh doanh đề nghị kế toán xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách tags tên kế toán trên cửa sổ trao đổi thông tin và gửi yêu cầu đề nghị xuất hóa đơn cho đơn hàng cụ thể nào, theo hóa đơn dự thảo số bao nhiêu hoặc kế toán sẽ chủ động xuất hóa đơn điện tử khi phát sinh nhu cầu.



Người xuất hóa đơn nhận được thông tin đề nghị tiến hành kiểm tra đối chiếu các thông tin trên bản hóa đơn dự thảo để xuất hóa đơn điện tử, liên quan đến khách hàng, số lượng, đơn giá sản phẩm dịch vụ, thuế.



Truy cập vào hệ thống để xem bản hóa đơn nháp theo đề nghị: Kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn >> Các bộ lọc >> Thêm bộ lọc tùy chỉnh Lọc Tài liệu theo số đơn bán >> Lọc tình trạng: "Dự thảo"


Người xuất hóa đơn có thể gửi thông báo từ chối nếu thấy các thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.

Trong trường hợp người xuất hóa đơn đồng ý xuất hóa đơn điện tử
Vào hóa đơn dự thảo  chọn Vào sổ  Phát hành hóa đơn điện tử  chọn Xác nhận





Chọn Tải E-invoice bản thể hiện hoặc Tải E-invoice bản chuyển đổi



Kiểm tra xem file tải về trên mục Hóa đơn điện tử



Nếu người xuất hóa đơn muốn gửi cho khách hàng đường dẫn tải bản XML của hóa đơn và thực hiện tra cứu trên cổng hóa đơn điện tử VN-invoice sẽ thực hiện thao tác như sau: Truy cập ứng dụng kế toán Khách hàng Hóa đơn chọn hóa đơn bấm Hành động chọn Chia sẻ Sao chép gửi email đường dẫn cho khách hàng




Tình trạng hóa đơn điện tử trên hệ thống VN-Invoice


Nếu người xuất hóa đơn muốn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Truy cập vào hệ thống, chọn Kế toán Khách hàng Hóa đơn chọn số hóa đơn muốn hủy



Trên giao diện hóa đơn có ý định hủy chọn Sửa Đặt về dự thảo chọn Hủy bút toán Hủy hóa đơn điện tử Điền các thông tin liên quan và chọn Xác nhận
(i) Tham chiếu
(ii) Lý do thu hồi hóa đơn
(iii) Ngày hủy
(iv) Biên bản thu hồi hóa đơn (PDF)







Hóa đơn điện tử bị hủy được tự động cập nhật lên hệ thống. Kế toán kiểm tra dữ liệu trên mục Hóa đơn điện tử của phần Hóa đơn.




Hoá đơn sau khi bị huỷ sẽ đồng bộ trên hệ thống ở trạng thái "xoá huỷ".




Nếu xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, nội dung trên hóa đơn yêu cầu song ngữ
Người đề nghị xuất hóa đơn cập nhật phần dịch song ngữ trên mô tả sản phẩm theo các bước sau:
Bán hàng Sản phẩm Sản phẩm chọn sản phẩm cần sửa Sửa




Trên sản phẩm cần dịch >> chọn Bán hàng >> Mô tả cho hàng bán >> chọn biểu tượng VI



Cập nhật nội dung mô tả sản phẩm dịch trong cửa sổ sau và bấm lưu