Tạo và cách sử dụng Sổ nhật ký kế toán trong Odoo/ERPOnline
Tạo Sổ nhật ký trong Odoo/ ERPOnline
Để sử dụng sổ nhật ký trong hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi...trong Odoo/ ERPOnline, bạn có thể thiết lập tại Kế toán > Cấu hình > Sổ nhật ký
Một số sổ nhật ký đã được cấu hình sẵn, người dùng cũng có thể tạo thêm sổ nhật ký mới theo nhu cầu quản lý doanh nghiệp bằng cách nhấn Tạo
Cập nhật các thông tin cần thiết cho sổ nhật ký mới
Tên sổ nhật ký: Giúp người dùng dễ lựa chọn, phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh
Kiểu: Lựa chọn kiểu sổ nhật ký phù hợp để sử dụng trong các nghiệp vụ liên quan:
Bán hàng: là kiểu sổ xuất hiện trên hóa đơn bán hàng và hóa đơn hoàn tiền khách hàng
Mua hàng: là kiểu sổ xuất hiện trên hóa đơn mua hàng
Tiền mặt hay ngân hàng: Sử dụng trong giao diện ghi nhận thanh toán của khách hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp
Khác cho các sổ không liên quan các loại trên
Mã: được sử dụng làm tiền tố khi phần mềm sinh mã bút toán liên quan đến sổ kế toán đó (Ví dụ: INV cho Invoice - Hóa đơn bán; SAL - Salary cho Lương...)
Số tiếp theo: Khi bắt đầu khai báo hệ thống thường để 1, là số thứ tự cho bút toán được sinh ra tiếp theo
Tài khoản ghi Nợ/ ghi Có mặc định: Tài khoản được mặc định sử dụng, ví dụ như thu/ chi tiền mặt là 111... khi lập phiếu thanh toán
Tiền tệ: Để trống tức là sử dụng VND, hoặc có thể lựa chọn tiền tệ khác thường được dùng trong đơn vị bạn như USD, EUR... Bạn chỉ chọn tiền tệ nếu sổ nhật lý sử dụng khác với đồng tiền cơ sở cuả hệ thống (ở đây là VND). Nếu sổ lấy tiền tệ là tiền cơ sở bạn bỏ trống trường này
Sau khi cập nhật các thông tin, nhấn Lưu để có thể bắt đầu sử dụng sổ nhật ký Tiền mặt này cho các tình huống chi tiền trả nhà cung cấp, thu tiền từ khách hàng...
Sử dụng sổ nhật ký như thế nào?
Sổ nhật ký là nơi gom lại các bút toán kế toán phát sinh có các đặc điểm, tính chất tương tự nhau, do đó mỗi sổ nhật ký sẽ được sử dụng tại các chứng từ khác nhau.
Hóa đơn khách hàng: Với kiểu bán, Sổ nhật ký bán hàng sẽ được hệ thống tự động cập nhật lên ô thông tin của Sổ nhật ký. Tại đây, khi chưa thực hiện vào sổ hóa đơn, bạn cũng có thể lựa chọn sổ nhật ký khác
Note: Chỉ các sổ nhật ký có kiểu Bán hàng mới xuất hiện trong tình huống này.
Hóa đơn Nhà cung cấp (NCC): Tương tự như Hóa đơn khách hàng, trên form hóa đơn NCC cũng hiển thị Sổ nhật ký tương ứng
Note: Chỉ các sổ nhật ký có kiểu Mua hàng mới xuất hiện trong tình huống này.
Thanh toán khách hàng: Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt/ tiền gửi bằng cách chọn sổ nhật ký tương ứng. Hệ thống sẽ tự động sinh ra các bút toán kế toán theo nghiệp vụ Thu tiền mặt là Nợ 111 hoặc Thu tiền gửi là 112 như đã cấu hình.
Note: Chỉ các sổ nhật ký có kiểu Tiền mặt hoặc ngân hàng mới xuất hiện trong tình huống này.
Thanh toán Nhà cung cấp: Chi trả nhà cung cấp bằng tiền mặt/ tiền gửi tương tự thu tiền khách hàng bằng cách chọn Sổ nhật ký tương ứng
Note: Chỉ các sổ nhật ký có kiểu Tiền mặt hoặc ngân hàng mới xuất hiện trong tình huống này.
Các bút toán tương ứng sẽ được sinh ra và được tập trung tại Kế toán > Bút toán sổ nhật ký. Với cách nhóm theo Sổ nhật kỳ người dùng sẽ xem được tất cả các phát sinh theo từng nghiệp vụ
