Kế toán kho với ERPOnline
Đa số các doanh nghiệp quản lý kho thông qua việc ghi chép của thủ kho, các chứng từ giao nhận thủ kho sẽ nhận làm căn cứ kiểm đếm hàng hóa sau đó sẽ chuyển lại cho Kế toán kho thực hiện vào sổ kế toán. Khi hàng hóa nhiều, rủi ro về việc hàng hóa đã về nhưng chưa có chứng từ để vào sổ hoặc đã có phiếu xuất hàng ra nhưng thủ kho thực tế chưa xuất do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể xảy ra, như vậy tồn kho sổ sách và thực tế có thể sẽ sai lệch do các nguyên nhân chủ quan.
Ứng dụng Odoo/ERPOnline - Kho vận được phát triển tích hợp với tính năng Kế toán kho bảo đảm quản lý các nghiệp vụ đặc thù cơ bản cũng như hạn chế tối đa các rủi ro từ việc quên/ chậm/ thiếu...
Cài đặt ứng dụng liên quan
Cài đặt ứng dụng Kế toán kho, Kho vận,.. để sử dụng hiệu quả tính năng liên kết tự động trong hạch toán các phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý kho nói chung.
Ngoài ra, Odoo/ERPOnline được phát triển cho phép quản lý theo một quy trình thống nhất từ mua hàng > nhập kho > xuất kho bán hàng/ sản xuất...Do đó, cài đặt thêm các ứng dụng liên quan như Mua hàng, Bán hàng để tận dụng được triệt để hiệu quả của hệ thống.
Liên kết cấu hình thông tin nhóm sản phẩm
Ngay khi quy hoạch và thiết lập thông tin cho nhóm sản phẩm tại doanh nghiệp, hệ thống đã cho phép lựa chọn phương pháp định giá tồn kho là thủ công hay tự động. Việc lựa chọn phương pháp định giá tồn kho tự động cho phép tiếp tục cấu hình các tài khoản kho liên quan để từ đó các phát sinh kế toán cho hoạt động nhập kho/ xuất kho được tự động sinh ra.
(Lưu ý:Sản phẩm khi tạo phải chọn Kiểu sản phẩm có thể lưu kho)
Phương pháp giá vốn: Là nơi thiết lập phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Bao gồm:
Giá tiêu chuẩn: Sử dụng cho các sản phẩm được định giá cố định.
Để cập nhật được giá cố định cho sản phẩm: Mở giao diện thiết lập sản phẩm đó Tại khu vực thông tin Tổng quát chọn Cập nhật giá vốn:
Nhập trước xuất trước (FIFO).
Giá trung bình (AVCO).
Định giá tồn kho:
Tự động: các bút toán kế toán sẽ được tự động sinh ra.
Thủ công: không có phát sinh kế toán, người dùng phải tạo các bút toán kế toán thủ công.
Thuộc tính tài khoản kho: Khi chọn định giá tồn kho tự động, hệ thống sẽ bắt buộc người dùng phải cấu hình tài khoản để hỗ trợ tạo ra bút toán tự động.
Ví dụ trong bài này sẽ là Hàng hóa A thuộc nhóm sản phẩm All hóa với cấu hình tài khoản kho như sau
Nhập kho trong quy trình mua hàng
Bộ phận mua hàng tạo các yêu cầu mua hàng được phê duyệt, khi hàng về, căn cứ vào chứng từ giao nhận bộ phận kho kiểm đếm hàng hóa, đối chiếu với phiếu nhập kho được sinh ra từ đơn mua và thực hiện nhập hàng vào kho sau đó cập nhật thông tin vào hệ thống.
Phiếu nhận hàng được xác nhận đồng thời hệ thống tự động phát sinh bút toán kế toán ghi nhận giá trị nhập kho của hàng hóa A.
Phát sinh kế toán tự động Nợ 1561/ Có 151 theo cấu hình tại nhóm sản phẩm đã trình bày phía trên.
Kế toán cũng có thể trực tiếp kiểm tra bút toán bút sinh từ Kế toán/ Bút toán sổ nhật ký.
Kế toán mua hàng tiếp tục tạo hóa đơn nhà cung cấp để ghi nhận công nợ, cũng như ghi tăng giá trị hàng đang đi đường (tài khoản 151): Nợ 151, Nợ 133/ Có 331.
(Chi tiết công việc kế toán mua hàng với Odoo/ERPOnline xem thêm tại: https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/d/ke-toan-mua-hang-voi-erponline-637)
Chọn In để tải xuống file PDF xem trước và in ra bản cứng ký và lưu trữ
Mẫu nhập kho mở ra dạng như sau
Xuất kho bán hàng
Tương tự, hoạt động bán hàng được bắt đầu từ đơn bán do đội kinh doanh trao đổi và xác nhận với khách hàng, kho thực hiện giao hàng theo kế hoạch và Xác nhận phiếu giao hàng để cập nhật tiến độ giao hàng.
Ngay khi thủ kho xác nhận phiếu giao hàng, bút toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho tự động được sinh ra
(Bút toán ghi nhận doanh thu cũng như nợ phải trả được thực hiện bởi kế toán bán hàng chi tiết xem thêm: https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/d/ke-toan-ban-hang-voi-erponline-639 )
Tương tự chọn In trên phiếu giao hàng ta được mẫu phiếu thể hiện số lượng giao như sau
Điều chỉnh tồn kho
Định kỳ/ đột xuất, kế toán kho thực hiện kiểm kê tồn kho phát hiện thừa/ thiếu cần hạch toán chờ xử lý. Để thiết lập tài khoản kế toán ứng với nghiệp vụ này vào Kho vận > Địa điểm > Chọn địa điểm kiểm kê và thiết lập tài khoàn ở phần Thông tin kế toán:
Ví dụ Sản phẩm A1 có địa điểm kiểm kê đã được thiết lập như trên
Định kỳ kiểm kê phát hiện thực tế nhiều hơn sổ sách > Kiểm kê thừa.
Xác nhận kiểm kê kho ta được bút toán ghi nhận giá trị hàng hóa kiểm kê thừa.
Giá trị Nợ 1561/ Có 3388 được tính bằng giá vốn của hàng hóa nhân với số lượng hàng hóa kiểm kê thừa.
Tương tự với trường hợp vào kỳ kiểm kê khác hoặc kiểm kê đột xuất phát hiện thiếu 01 sản phẩm A1, bút toán kế toán sinh ra.
Để tìm hiểu chi tiết hoạt động về Kho vận, tham khảo thêm tại: https://www.erponline.vn/vi_VN/docs/13.0/c/huong-dan-su-dung-erponline-cac-ung-dung-kho-van-49
Các trường hợp khác
Ngoài các hoạt động nhập kho từ mua hàng hay xuất kho bán hàng, còn nhiều hoạt động mua/ bán nhập kho trực tiếp không theo quy trình thông thường, kế toán có thể truy cập kho vận và tạo trực tiếp phiếu nhập kho hay xuất kho.
Ví dụ xuất dùng nội bộ cho giấy in:
Bút toán kế toán được sinh ra phù hợp với cấu hình tài khoản từ khi tạo sản phẩm, nhóm sản phẩm
Báo cáo tồn kho
Kế toán truy cập Kho vận > Báo cáo > Báo cáo tồn kho: Tùy chọn xem tồn kho tại ngày nào, cùng với vận dụng linh hoạt các bộ lọc cũng như các cách nhóm để xem được tồn kho hàng hóa theo nhu cầu
Chi tiết cho tài khoản phát sinh như hàng hóa, hàng đi đường... xem tại Kế toán > Báo cáo > Sổ chi tiết tài khoản/ Sổ cái/ Bảng cân đối số phát sinh.