Cái này của anh bất khả thi về nhiều mặt.

Lê Ngọc Ngân wrote:
Trong thực tế sẽ gặp tình huống sau với tần suất nhiều và ở bất kỳ doanh nghiệp nào, đó là phiếu chi (hoặc phiếu thu) cho nhiều hóa đơn, liên quan đến nhiều đối tác.
Ví dụ, nhân viên đi mua hàng về, gồm nhiều loại hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp kèm với các hóa đơn tương ứng. Hiện tại chúng ta sẽ phải lập nhiều phiếu chi, tương ứng với từng nhà cung cấp cho một lần thanh toán đó của nhân viên.

Nếu anh muốn theo dõi việc mua đối với từng nhà cung cấp và truy xuất nguồn gốc hàng hóa đến từng nhà cung cấp thì buộc phải tách và nhập chi tiết cho từng nhà cung cấp.

Ngược lại, anh mua những thứ lặt vặt và không muốn theo dõi thì có thể làm như sau để giảm công sức nhập liệu:

1. Tạo một nhà cung cấp, đặt tên là "Chợ giời" chẳng hạn.
2. Tất cả các hạng mục thu mua mà không cần quản lý chi tiết và truy xuất nguồn gốc đến từng nhà cung cấp thì có thể đưa vào nhà cung cấp "Chợ giời" vừa tạo. Giống cách mà bác Coffee One bán cà phê cho khách lẻ ở các chuỗi coffee bar, bác ấy tạo một khách hàng đặt tên là "Khách lẻ". Bán lẻ cho hết vào đó. Bán buôn thì bác ấy tách cụ thể từng khách hàng để còn chăm sóc & bảo hành.

Như vậy, khi đã gộp chung vào một nhà cung cấp thì việc nhập liệu ở tất cả các khâu đều nhanh gọn hơn. Nhược điểm: không quản lý chi tiết được.

Lê Ngọc Ngân wrote:
Hoặc thanh toán lương (trên thực tế thì nhân viên ký chung trên một bảng lương), đến khi vào hệ thống thì lại phải xuất thành nhiều phiếu chi tương ứng cho mỗi nhân viên, không xuất được một phiếu chi chung.

Vấn đề này có thể tùy biến để bổ sung. Nhưng nhu cầu này ngày càng ít. Nhiều khách hàng mà bên em triển khai họ vẫn in PaySlip cho từng nhân viên. Cá nhân em trải qua 5 cty từ ngày ra trường đến giờ thì chỉ duy nhất có một lần làm cho một DN nhà nước là ký vào phiếu lương chung, còn lại ký riêng. Cái này có nhiều vấn đề, đặc biệt nó liên quan đến các chính sách bí mật về mức lương của các DN giữa các nhân viên. Khi ký chung thì sẽ "nhìn trộm" biết mức lương của đồng nghiệp, dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực trong môi trường cộng tác.

Lê Ngọc Ngân wrote:
- Để giải quyết tình huống này, mình có đề xuất như thế này: tại mục Kế toán/bút toán sổ nhật ký/bút toán sổ nhật ký, nên có một form in ra phiếu thu/phiếu chi có cấu trúc tương tự Phiếu thu/phiếu chi ở mua và bán hàng. Riêng trường đối tác (người nhận/người nộp tiền) thì cho phép có hoặc bỏ trống, và các đối tác nhận hoặc nộp tiền thì lấy từ các phát sinh (line) trên bút toán đó (Vì phiếu chi/phiếu thu này có nhiều đối tác nhận hoặc trả tiền).
- Khi cần làm một phiếu thu/phiếu chi gộp như thế, nhân viên kế toán chỉ cần tạo mới một Bút toán rồi in ra phiếu là xong.
Múa rìu qua mắt thợ một chút, các bác nghiên cứu xem có ổn không ạ.

Chỗ này có thể tuy biến để đáp ứng. Nhưng cần tính toán và quy hoạch kỹ trường hợp nào cho gộp, trường hợp nào không. Có những trường hợp mang tính nguyên tắc kế toán thì không thể gộp (phải khóa chặt những chỗ này).