Thanks, Nguyễn Thị Hoa!
Vì ERP là đơn giản hóa nghiệp vụ và phù hợp với cả người không am hiểu về Kế toán nên mình sẽ hỏi kỹ một số vấn đề. Nếu câu hỏi có ngu ngu thì các bác thông cảm. Mình cũng không phải dân kế toán và đang tiếp cận ở góc độ quản lý. Vì kế toán của mình chưa có tư duy ERP và vẫn thích sổ sách giấy tờ nên mình phải nắm kỹ để triển khai tốt.
- Sổ phụ Ngân hàng là gì?
- Sổ phụ Ngân hàng khác với Sổ nhật ký Ngân hàng như thế nào?
- Theo mình hiểu thì Sổ phụ NH ghi chép lại các giao dịch của từng Ngân hàng. Mỗi Ngân hàng tương ứng với một sổ phụ (hoặc nên lập riêng mỗi Ngân hàng một sổ phụ).
- Mọi nghiệp vụ giao dịch Ngân hàng đều phát sinh bản ghi tương ứng trong sổ Nhật ký Ngân hàng và sổ phụ Ngân hàng. Vì vậy mỗi sổ phụ Ngân hàng tương ứng với 1 Sổ phụ NH có đúng không? Ví dụ: Đối với ngân hàng BIDV mình lập một sổ Nhật ký Ngân hàng BIDV, tương ứng với nó mình sẽ lập 1 sổ phụ Ngân hàng BIDV
- Vậy các giao dịch Ngân hàng nên vào hệ thống ERP thông qua sổ phụ Ngân hàng để tự động phát sinh trong sổ Nhật ký mà không nên thông qua con đường khác.
Ví dụ: Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì nên cập nhật qua sổ phụ Ngân hàng mà không nên thông qua menu "Khách hàng thanh toán"?????
(Còn tiếp…)

A Ngân thử vào đây xem sao

​https://viindoo.com/documentation/15.0/vi/applications/finance/accounting-and-invoicing/bank-cash/bank-reconciliation/manage-bank-statements.html

Dear bạn Hoa,

Bạn đang hiểu sai về bản chất của Bank Statement (Sổ phụ ngân hàng) và Cash Register (Két tiền mặt). Bản chất của hai chức năng là cho phép bạn theo dõi tiền vào và tiền ra của tài khoản ngân hàng hoặc két tiền mặt. Như vậy, việc đối soát với công nợ chỉ là một tính năng mở rộng mà thôi. Nghĩa là trong quá trình theo dõi tiền vào và tiền ra, "tiện thể" nó cho phép bạn dõi và đối soát với công nợ chứ không phải nó chỉ đáp ứng được trong trường hợp đối với công nợ như bạn đã nói.
Cụ thể trong nghiệp vụ của bạn là rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Cash Register (Két tiền mặt) bằng cách: Trong mỗi một két tiền mặt, bạn tạo một line, nhập số tiền nhưng không chọn đối tác. Sau đó bạn có thể thực hiện Đối soát (với tài khoản tiền gửi ngân hàng) hoặc Keep Open. Lúc này sẽ xảy ra 2 trường hợp, nếu bạn đã thực hiện giao dịch này trong hệ thống thông qua bút toán, sổ nhật ký, phiếu thu / chi,… thì bạn có thể chọn Keep Open, nếu bạn chưa thực hiện, bạn có thể chọn tài khoản Ngân hàng cần đối soát và Đối soát, hệ thống sẽ tự động tạo bút toán NỢ Tiền mặt và CÓ tiền gửi ngân hàng.

Thân ái!

Hay quá!. Cảm ơn bác quản trị nhé.:)

E thấy két tiền mặt này mới chỉ đáp ứng được trong trường hợp đối với công nợ thôi chứ chưa thay thế được sổ quỹ tiền mặt.
E có thử một nghiệp vụ là rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, hoặc nghiệp vụ rút tiền mặt gửi ngân hàng thì két tiền mặt chưa đáp ứng được.:(
Các bác vào cho ý kiến nha.

Hic! Gõ comment được một lúc có việc đi, quay lại mất đâu sạch.
Như vậy, sổ phụ ngân hàng (trên ERP) và Bản sao kê ngân hàng tương đối độc lập với các quy trình thanh toán trong ERP. Mặc dù, theo Vũ Trọng Đạt là vẫn có thể thanh toán thông qua Sổ phụ ngân hàng (bằng nghiệp vụ Đối soát).Tuy nhiên, mục đích chính của nó là để đối chiếu mà thôi.
Cá nhân mình nghĩ, dưới góc độ một người bình thường, Sổ phụ ngân hàng và Két tiền mặt là quan trọng nhất, vì:
- Xét cho cùng, một giao dịch của doanh nghiệp có nghĩa là rút tiền ra hoặc nộp tiền vào Ngân hàng; hoặc lấy tiền ra và bỏ tiền vào két.
- Về bề nổi Người quản lý chỉ quan tâm đến Mình còn bao nhiêu tiền trong Ngân hàng và có bao nhiêu tiền trong két.
Về ý kiến của Leo Trần: Két tiền mặt chính là mối quan tâm của mình khi giải quyết xong vấn đề Sổ phụ ngân hàng. Vì mình nghĩ 2 đối tượng này hoạt động giống nhau. Nắm được 1 sẽ sử dụng được cả 2.
Theo mình hiểu két tiền mặt phản ánh quỹ tiền mặt, và là nghiệp vụ của Thủ quỹ, độc lập với công việc của Kế toán.
Vậy: Có thể sử dụng Két tiền mặt thay thế cho sổ quỹ được không. Mình nghĩ đã là ERP thì sổ quỹ tiền mặt cũng nên (phải) là sổ quỹ điện tử.
Thân.

Dear All,

Cá nhân mình thấy câu hỏi của bác Lê Ngọc Ngân rất hay. Đa số chúng ta ngại khi gặp khái niệm Bank Statement trong ERPOnline và thường bỏ qua. Trong trường hợp này thì bác David Tran và bạn Đạt đã trả lời rồi, mình chỉ xin bổ sung thêm một khái niệm tương tự nữa đó là Cash Register. Về khái niệm và cách hành xử giống hệ Bank Statement chỉ khác là nó cư xử trên Tiền mặt thay cho Ngân hàng.

Bổ sung thêm ý kiến cho bác David Tran,

Trong quá trình đối chiếu số liệu từ Ngân hàng gửi về, những line nào mà mình đã ghi nhận trong hệ thống thì có thể ấn nút "Keep Open". Những line nào chưa ghi nhận thanh toán trong hệ thống, ta có thể chọn một khoản phát sinh cụ thể và Đối soát nó (bằng cách ấn nút OK sau khi chọn phát sinh). Khi tất cả các lines đc Keep Open hoặc Đối soát, thì ta có thể Close Bank Statement.

Mỗi khi nhận được bản sao kê từ Ngân hàng, ta nên nhập số dư đầu và số dư cuối vào trước, rồi hãy nhập các lines. Làm như vậy phần mềm sẽ cảnh bảo (bằng cách bôi đỏ bản ghi) nếu tổng số tiền của các lines không = sô dư cuối mà ta nhập vào.

Đây là một tính năng rất hữu ích, vì thông thường ta sẽ có rất nhiều phát sinh trong 1 kỳ, riêng việc đi tìm nó trong phần mềm đã là cả vấn đề chứ đừng nói không có phần mềm. Thế nhưng, Bang Statement sẽ giúp chúng ta lọc ra tất cả các khoản phải thu, khoản phải trả phát sinh trong kỳ.

Thân ái!

Hi bác,
Sổ nhật ký ngân hàng (Bank Journal) trong phần mềm ERPOnline là một loại sổ điện tử để ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. Nhiều tài khoản ngân hàng có thể sử dụng chung một sổ nhật ký ngân hàng (nhưng nên tách ra mỗi tài khoản ngân hàng có một sổ riêng để tiện theo dõi, quản lý).

Sổ phụ ngân hàng là một thuật ngữ mà các bạn trong ngành kế toán thường dùng. Nhưng nghe có vẻ không hợp lý lắm. Nếu có quyền thay đổi, em sẽ gọi nó là Bản Sao kê giao dịch ngân hàng. Từ tiếng Anh là Bank Statement. Cái này do ngân hàng phát hành và gửi cho doanh nghiệp.

Trong phần mềm ERPOnline có một đối tượng gọi là Bank Statement được sử dụng như một công cụ kiểm soát, kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu sao kê giao dịch của ngân hàng và các giao dịch được thực hiện trong phần mềm ERPOnline của doanh nghiệp.

Bank Statement thường được các ngân hàng phát hành định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ phía doanh nghiệp. Với các ngân hàng điện tử thì các sao kê này có thể được xuất ra excel. Một Sổ nhật ký có thể chứa/liên kết đến nhiều Bank Statement. Ví dụ, anh có thể có statement cho tháng 1/2014, tháng 2/2014 cho cùng tài khoản VND tại BIDV

Về ví dụ của anh, anh vẫn tiến hành việc thanh toán bình thường. Khi thực hiện ghi nhận khoản thanh toán của khách hàng nhớ chọn đúng Sổ nhật ký tương ứng với tài khoản ngân hàng mà khách hàng của anh thanh toán cho anh. Sau đó, khi anh nhận được statement của ngân hàng, anh sẽ nhập các lines trong statement đó và đối soát từng line một để kiểm tra xem số liệu có khớp với số liệu trong phần mềm ERPOnline của anh hay không. Nếu không khớp thì hoặc số liệu của anh có vấn đề, hoặc số liệu của ngân hàng có vấn đề.