Dear anh Ngân,

Trong ERPOnline có một phân hệ có tên Recurring Document. Phân hệ này cho phép anh cấu hình để tạo ra các Tài liệu định kỳ dựa trên một tài liệu có sẵn, Tài liệu ở đây có thể là Hóa đơn, Hợp đồng, Đối tác, Nhân sự, Phiếu lương, vân vân và vân vân. Trong ví dụ nêu trên của anh thì trước tiên anh sẽ cần một Hóa đơn nhà cung cấp gốc (tam gọi là một bản mẫu). Sau đó anh sẽ cấu hình để định kỳ (hàng tháng, hàng năm), hệ thống sẽ tạo ra 1 hóa đơn y hệt như hóa đơn gốc. Cụ thể anh sẽ làm như sau:

1. Cài đặt phân hệ có tên Tài liệu định kỳ (Recurring Document nếu anh sử dụng tiếng Anh) bằng cách truy cập vào menu Thiết lập > Mô đun > Modun đã cài, xóa bộ lọc mặc định có tên Ứng dụng trên thanh tìm kiếm đi và tìm theo tên phân hệ.
2. Sau khi cài đặt xong, anh sẽ cần truy cập vào menu Thiết lập > Kỹ thuật > Automation > Recurring Types và nhập dữ liệu như hình đính kèm 1. Trong đó, trường Object ở đấy chính là các đối tượng mà anh cần áp dụng như là Hóa đơn, Hợp đồng, Đối tác,…
3. Truy cập vào menu Thiết lập > Kỹ thuật > Automation > Recurring Document và nhập dữ liệu như hình đính kèm 2. Trong đó, hóa đơn SAJ/2015/005 chính là Hóa đơn gốc được nhắc đến ở trên.
4. Lưu Recurring Document và nhấn nút Process.

Trong hình đính kèm 2, trường Interval Qty và trường Interval Unit kết hợp sẽ tạo ra quy tắc định kỳ, trong ví dụ này là 1 tháng 1 lần. Trường Number of documents số tài liệu cần tạo, ví dụ anh có thể cấu hình 1 tháng 1 lần nhưng tạo ra 2 hoặc 3 tài liệu (trong ví dụ này là 1 hóa đơn). Như vậy cứ mỗi tháng hệ thống sẽ tạo ra 1 hóa đơn từ hóa đơn gốc SAJ/2015/005.

P/S: Anh hoàn toàn có thể áp dụng Recurring Document trong nhiều trường hợp khác, không chỉ Hóa đơn nhà cung cấp, bởi vì anh có thể có rất nhiều Document Type (Sales Order, Purchase Order,…)

Thân ái và chúc anh thành công!