Chào anh Ngân,

Module anh đính kèm đó là module dùng để đánh số cho các Accounting Entries (các bút toán kế toán). Khi anh cài thêm module này, mỗi bút toán sẽ có thêm một trường gọi là Internal Number và cũng là một trường kiểu Read Only (chỉ đọc, người sử dụng không tự sửa được). Đối với các doanh nghiệp lớn với hàng triệu bút toán phát sinh trong kỳ thì trường này sẽ giúp cho người sử dụng dễ dàng tham chiếu với nhau. Ví dụ, thay vì nói với nhau "anh kiểm tra lại cái bút toán mà liên quan đến cho hóa đơn abc mà xuất cho ông xyz và cái ngày iklm", người ta có thể nói "anh kiểm tra lại bút toán tài chính 2014.12345". Như thế sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Quay về vấn đề số hóa đơn trong hệ thống sẽ không khớp với số hóa đơn thực tế do doanh nghiệp thuê in thì trước tiên ta cần xem xét một số các yếu tố tác động đến việc này và lý do tại sao ko khớp.

Với phần mềm, cách đánh số thường là tự tăng (increment). Các số được tạo ra theo một quy tắc như sau: prefix + increment + suffix. Trong đó, prefix (tiền tố) và suffix (hậu tố) do người dùng tự định nghĩa quy tắc cho phần mềm. Increment sẽ là một số do phần mềm tự tăng (tăng dần từng đơn vị hoặc tăng kiểu nhảy cóc sẽ do người dùng cấu hình). Chính vì lẽ đó, sẽ đến một lúc, vì nhiều lý do mà số hóa đơn trong phần mềm sẽ ko khớp với số hóa đơn đặt in cho dù lúc định nghĩa số và đặt in hóa đơn thì đã khớp nhau.

Về hướng giải quyết, có các hướng sau:

1. Customize (tùy biến) phần mềm để cho phép sửa thông tin lưu ở trường này. Tuy nhiên, cách này sẽ làm doanh nghiệp mất khả năng kiểm soát với các loại hóa đơn vì nếu số hóa đơn có thể sửa được thì lấy gì để đảm bảo sẽ ko có các hóa đơn trùng số trong hệ thống. Thất thoát về tài chính sẽ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nhất là nếu doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.
2. Thêm một trường vào hóa đơn điện tử trong phần mềm (có thể gọi là External Invoice Number) để lưu số invoice thực tế. Các này chẳng ảnh hưởng gì cả. Doanh nghiệp sẽ duy trì 2 hệ thống số hóa đơn để tiện kiểm soát. Số do phần mềm tự tạo và số do người dùng nhập vào.
3. Lý tưởng nhất: Đăng ký với cơ quan thuế để cho phép doanh nghiệp tự in hóa đơn bằng phần mềm ERPOnline. Với cách này thì ko phải sửa gì ở phần mềm, doanh nghiệp cũng không phải quản lý 2 hệ thống số cho hóa đơn. Tuy nhiên, thủ tục đăng ký cực kỳ rườm rà và nó gần như là một bài toán khó hơn lên giời đối với các doanh nghiệp nhỏ (doanh thu dưới 100 tỷ/năm).