Làm thế nào để sử dụng yêu cầu chào giá đúng cách?
Cho dù bạn có nhu cầu mua săm vật tư hàng hoá hay là việc bạn chào giá bán sản phẩm của mình, thì sử dụng các công cụ để tìm ra phương án tốt nhất là mục tiêu nếu bạn muốn theo kịp với đối thủ cạnh tranh và giảm chi phí hoạt động đến mức thấp nhất có thể. Tuy nhiên,việc tìm kiếm các đơn hàng tốn nhiều thời gian. May mắn thay, có một số cách để làm cho nó đơn giản. Một trong số đó là các RFQ (request for quote), hoặc Yêu cầu chào giá.
Bản thân tên của nó là tự giải thích, chúng ta hãy đi thẳng đến phương pháp vận dụng. Phương pháp này nhằm tạo ra cách sắp xếp tất cả các thông tin của một nhà cung cấp và gửi yêu cầu đến nhiều nhà cung cấp để chọn một trong những nhà cung cấp phù hợp nhất nhu cầu của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin nhà cung cấp cho một lần yêu cầu chào giá để giúp xác định nhà cung cấp phù hợp với bạn, hoặc để nhà cung cấp duy nhất cho một loại hàng hoá nếu bạn chắc chắn rằng bạn luôn luôn nhận được các chào giá tốt nhất từ họ
Một trong những lợi thế của việc sử dụng những yêu cầu chào giá là sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Bởi vì RFQ của bạn được gửi tới một số nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp đó sẽ đưa cho bạn các mức giá (hoặc dịch vụ) tốt nhất để đánh bại những đối thủ khác.
Một ưu điểm khác khi bạn sử dụng RFQ là cho phép bạn xây dựng một danh sách các nhà cung cấp đã có những chào giá phù hợp, ngay cả khi họ không phải là đối tác bạn đã lựa chọn. Trong trường hợp nhà cung cấp bạn hay mua hàng không thể thực hiện đơn đặt hàng, bạn sẽ đã có một danh sách các lựa chọn thay thế, bạn có thể liên hệ ngay lập tức với họ mà không cần mất thêm thời gian tra cứu.
Để thuận tiện hơn cho người dùng của chúng tôi, tại ERPOnline/Odoo chúng tôi đã có sẵn những đơn hàng như là một chức năng tiêu chuẩn của chúng tôi trong phân hệ quản lý mua hàng, với hầu hết các công việc được thực hiện tự động.
Dưới đây là tổng quan những tính năng mà ERPOnline/Odoo sẽ tự động tạo ra RFQ và nếu bạn không sử dụng ERPOnline, Những gì bạn cần làm, nếu bạn muốn nhận được câu trả lời chính xác càng nhanh càng tốt.
- Ngoài các thông tin kinh doanh của bạn, điều quan trọng là RFQ phải bao gồm các thông tin liên lạc cho mọi người trong công ty của bạn để có thể trao đổi về các vấn đề liên quan đến thương mại và / hoặc kỹ thuật. Trong ERPOnline, bạn chỉ cần nhập các thông tin liên lạc một lần. Họ sẽ tự động được thêm vào phần theo dõi đơn hàng.
- Thêm số tham chiếu của riêng cho RFQ của bạn, do đó bạn không bị lẫn lộn nếu bạn phải sử dụng một trong những yêu cầu chào giá giống nhau sau này. Một lần nữa, số liệu này được tự động tạo ra trong ERPOnline và ghi sổ kế toán, cơ hội, thông điệp của bạn, vv..
- Xác định ngày gửi yêu cầu chào giá, điều này rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng tới thời hạn nhận chào giá.
- Hãy chắc chắn rằng bạn tính toán cho phép đủ thời gian để các nhà cung có thể tạo ra một báo giá tốt nhưng không quá nhiều để bạn không bỏ lỡ những đề nghị khác mà có sự giới hạn về thời gian.
- Xác định các điều khoản của giao dịch. Bắt đầu với việc giao hàng, bạn có thể thao khảo Incoterms® - các điều khoản Thương mại quốc tế. Sau đó bạn có thể thêm các điều khoản thanh toán bạn muốn. Đây có thể là một số ngày, nhưng cũng như các điều khoản thanh toán khi giao hàng, thanh toán khác, vv...Đối với số ngày, một lựa chọn có thể là có một thuật ngữ đặc biệt như '30 ngày cuối của tháng ", có nghĩa là thanh toán phải được nhận vào cuối tháng tới. Ví dụ, đối với một đơn đặt hàng được đưa vào 20/02/15, hạn thanh toán vào hoặc trước 31/03/2015.
- Các điều khoản khác như thanh toán tiền mặt khi giao hàng, tiền mặt trước khi giao hàng, hoặc thậm chí hối phiếu.
- Trạng thái của đơn hàng cho bạn biết bạn đang đưa ra thời hạn bao lâu cho các yêu cầu chào giá.
- Ngay cả nếu địa chỉ giao hàng trùng với địa chỉ doanh nghiệp của bạn, thì việc xác định địa điểm giao trong các chào giá cũng cần thiết, để chắc chắn rằng bạn tránh được chi phí vận chuyển phát sinh thêm nếu vận chuyển đến một vị trí khác so với thông tin trên các chào giá của nhà cung cấp. Trong module của chúng tôi, bạn có thể chọn các kho để hàng hoá được gửi đến hoặc sử dụng một phương pháp bỏ qua khâu vận chuyển (drop-shipping) và sẽ tự động tạo ra một theo dõi, và để cho khách hàng của bạn chọn địa điểm giao hàng.
- Cuối cùng, mục đích chính của các chào giá đương nhiên là các hàng hoá mà bạn muốn mua. Cho một mô tả kỹ lưỡng và chính xác về từng chi tiết của hàng hoá, đặc biệt là vào những hàng hoá đặc biệt hoặc không phổ biến. Cho biết số lượng bạn muốn đặt hàng nhưng cũng bao gồm việc dự kiến nhu cầu của bạn cho cả năm. Điều này sẽ giúp các nhà cung cấp có thể suy nghĩ về những mối quan hệ lâu dài và có thể cho bạn một thoả thuận giá cả rẻ hơn. Trong ERPOnline, một khi một sản phẩm được tạo ra, nó chỉ là một cú nhấn chuột từ chào giá nào bạn đã tạo. Chỉ mất vài giây để thêm sản phẩm mới khi RFQ có nhiều mặt hàng.
Một khi bạn đã nhận được tất cả những chào giá đó, tất cả những gì còn lại để làm là chọn một trong các chào giá phù hợp.
Mặc dù không cần thiết, tốt nhất bạn hãy thông báo cho các nhà cung cấp mà bạn không chọn. Đó cũng là cách tốt nhất để bạn không phải nhận các email nhắc nhở từ họ.
(Tác giả: Samuel Cabodi)
Bất kỳ những hiểu biết bạn muốn chia sẻ hay bạn vẫn còn thắc mắc? Hãy cùng nhau thảo luận nhé!