Quản lý Tài liệu
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 5521 |
| Tên kỹ thuật | viin_document |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/app/17.0/viin_document |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
| Các mở rộng | Ký trên ứng dụng tài liệu |
Demo video: Quản lý Tài liệu
Tổng quan
- Khi doanh nghiệp phát triển, tài liệu không chỉ gia tăng về số lượng mà còn về độ phức tạp. Mô-đun Quản Lý Tài Liệu giúp giải quyết vấn đề này với giải pháp toàn diện, từ lưu trữ, chia sẻ, phê duyệt đến kiểm soát truy cập. Hệ thống giúp số hóa quy trình làm việc, tăng tính minh bạch, bảo mật và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
- Lưu trữ là nghệ thuật, công việc là thành quả.
- Với hệ thống này, mỗi tài liệu được quản lý tinh tế, mỗi quy trình được tối ưu, và mỗi công việc trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
Tính năng nổi bật
- Cho phép thiết lập cây thư mục để quản lý tài liệu.
- Trên cây thư mục, cho phép tải lên tài liệu hoặc liên kết bên ngoài.
- Trao đổi thông tin tài liệu ngay trên giao diện kanban, danh sách mà không cần truy cập vào giao diện biểu mẫu.
- Xem trước nội dung tài liệu với một số định dạng cơ bản: pdf, video, ảnh.
- Cho phép phân loại và tìm kiếm tài liệu phi cấu trúc bằng các sử dụng chức năng gắn thẻ.
- Tìm kiếm tài liệu với nhiều tùy chọn.
- Cho phép thiết lập các hành động tự động trên tài liệu. Ví dụ: tự động đưa vào một thư mục bất kỳ, tự động thiết lập chủ sở hữu cho tài liệu,...
- Cho phép chia sẻ tài liệu nội bộ hoặc công khai với các đối tác.
- Cấu hình linh hoạt để tích hợp nhiều phân hệ khác nhau như Bán hàng, Nhân sự, từ đó cho phép tự động tạo tài liệu khi có một hoặc nhiều tệp đính kèm trên một giao diện bất kỳ.
- Liên kết và hiển thị bản ghi nguồn trên giao diện tài liệu.
- Tổ chức các đội quản lý tài liệu với các thành viên khác nhau.
- Phân quyền thư mục linh hoạt: quyền xem và quyền chỉnh sửa riêng biệt theo phân quyền hệ thống, theo đội/nhóm, theo người dùng, theo chủ sở hữu.
Lợi ích
- Tăng hiệu suất làm việc: Rút ngắn thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu.
- Bảo mật thông tin: Hạn chế rủi ro rò rỉ dữ liệu qua phân quyền rõ ràng.
- Giảm chi phí: Loại bỏ nhu cầu sử dụng tài liệu giấy và không gian lưu trữ vật lý.
Ai nên sử dụng mô đun này
- Doanh nghiệp vừa và lớn muốn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu số.
- Phòng ban hành chính, pháp lý cần lưu trữ và truy cập tài liệu an toàn.
- Công ty công nghệ tìm kiếm giải pháp tích hợp với các hệ thống hiện tại.
- Ngành nghề yêu cầu tuân thủ cao (như tài chính, y tế, sản xuất) cần quản lý tài liệu chặt chẽ và minh bạch.
Ấn bản được Hỗ trợ
- Ấn bản Community
- Ấn bản Enterprise
Cài đặt
- Truy cập Ứng dụng.
- Tìm từ khóa viin_document.
- Ấn Cài đặt
Hướng dẫn sử dụng
Video hướng dẫn: Quản lý Tài liệu
Sau khi cài đặt, ứng dụng quản lý tài liệu sẽ hiển thị tại giao diện chung của hệ thống.
1. Phân quyền ứng dụng
Truy cập Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng, chọn tài khoản người dùng cần phân quyền. Hệ thống đang phân chia 3 quyền như sau:
- Để trống: Người dùng sẽ không thể thao tác với tài liệu mình không được cấp quyền.
- Cán bộ: Người dùng sẽ có quyền truy cập tất cả tài liệu và tải tài liệu lên.
- Quản trị viên: Người dùng có toàn quyền với ứng dụng Tài liệu.
2. Thiết lập chung
Bạn thực hiện các thiết lập như sau:
- Bước 1: Truy cập Tài liệu > Cấu hình.
- Tên tài liệu là duy nhất: Tích chọn trong trường hợp tên thư mục được tạo mới là duy nhất trên toàn hệ thống.
- Hành động: Các hành động thêm/thay thế thẻ tương ứng.
- Đội nhóm: Đội/nhóm phục vụ cho việc phân quyền truy cập tài liệu cho một nhóm người dùng không có quyền truy cập ứng dụng nhưng có thể xem được tài liệu liên quan được đính kèm ví dụ: nhân viên bán hàng có thể xem được phiếu nhập kho được đính kèm.
- Cơ chế tự động tạo tài liệu: Thiết lập cơ chế để khi đính kèm tài liệu tại giao diện nào đó, hệ thống sẽ tự động tạo một tệp tài liệu và quản lý tại ứng dụng quản lý tài liệu. Trong trường hợp bạn không có nền tảng kỹ thuật và gặp khó khăn trong việc thiết lập các cơ chế, phần mềm hỗ trợ người dùng tạo sẵn các dữ liệu mẫu cụ thể theo từng nghiệp vụ như viin_document_stock cho quản lý tài liệu Kho vận, viin_document_account cho quản lý tài liệu Kế toán, v.v
- Bước 2: Truy cập Tài liệu > Dữ liệu gốc.
3. Luồng hoạt động
Bước 1: Tải tài liệu lên hệ thống.
Bước 2: Chia sẻ tài liệu.
Bước 3: Phê duyệt tài liệu.
Bước 4: Tra cứu tài liệu.
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.