Phân hệ Việc cần làm (Todo List)

Bằng việc ứng dụng lý thuyết phương pháp làm việc Get Things Done (GTD) vào trong hệ thống ERP, Phân hệ này bổ sung một giao diện quản lý việc cần làm của cá nhân trên cơ sở tác vụ cá nhân giúp việc quản lý thời gian cá nhân và phân loại công việc (cần làm trước) một cách khoa học và hiệu quả trên cơ sở lý thuyết GTD đã được cả thế giới sử dụng.

Getting Things Done (GTD), được dịch sang tiếng Việt với tên gọi “OK mọi việc" không chỉ là một lý thuyết khoa học hướng dẫn phương pháp làm việc hiệu quả được khởi xướng bởi là David Allen, tác giả quyển sách cùng tên với lý thuyết Get Things Done. 

Theo học tiến sĩ về lịch sử tại Đại học UC Berkeley nhưng David Allen trải nghiệm cuộc sống qua rất nhiều công việc, từ bán gas, đấu bếp, tài xế lái taxi cho đến dạy võ karate. Ngay cả ma túy và nhà thương điên cũng không phải là điều xa lạ với ông khi còn trai trẻ. Chỉ đến đầu thập niên 80 của thế kỷ trước, David Allen mới ổn định cuộc sống khi trở thành giảng viên của chương trình Insight Seminars, chuyên dạy về các kỹ năng mềm. Cũng từ thời gian này, ông và các đồng sự liên tục phát triển, cập nhật một phương pháp làm việc mới có tên gọi “Getting Things Done”. Mãi hai thập kỷ sau, năm 2001 thì quyển sách có cùng tên gọi mới được xuất bản lần đầu. Đến nay nó đã được dịch ra 24 thứ tiếng với gần một triệu ấn bản được in. 

Điểm cốt yếu nhất trong quyển sách “OK Mọi Việc" chính là sơ đổ tổ chức công việc ở trang 63 (bạn có thể tải về miễn phí sơ đồ này bản tiếng Anh ở trang web davidco.com). Sơ đồ này mô tả rõ ràng tiến trình năm bước để giải quyết công việc, bao gồm: thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét và thực hiện. Theo sơ đồ này, khi một công việc xảy đến với bạn, bạn chỉ cần suy xét: 

  • Nếu đó là việc nên làm: bạn hãy làm luôn khi chỉ mất hai phút. Nếu cần phải có thời gian lâu hơn để giải quyết thì bạn có thể giao cho người khác làm hoặc lên lịch làm việc cụ thể cho vấn đề này. 
  • Nếu đó là việc không nên làm: bạn hãy quyết định bỏ qua, đưa vào hồ sơ tham khảo hoặc lên một lịch cụ thể về thời điểm tái xem xét. 
  • Định kỳ xem lại và cập nhật lịch và danh sách việc cần làm là điểm mấu chốt nhất trong mô hình GTD.

So-do-ok