Welcome!

Hi anh Ngân,

Một lần nữa em xin khẳng định lại đây không phải là lỗi của phần mềm và cũng không phải lỗi của người sử dụng. Có thể anh đang hiểu sai cách hành xử của phần mềm. Em sẽ giải thích rõ với anh vấn đề này. Trước tiên, về link hướng dẫn mà anh gửi thì bản thân nội dụng bên trong nó đã ghi rõ 2 cách để ghi nhận một khoản thanh toán tiền của khách hàng:

1. Thanh toán trực tiếp trên hóa đơn với những thông tin đã được giản lược.
2. Thanh toán qua menu Kế toán > Khách hàng > Khách hàng thanh toán với đầy đủ thông tin cần thiết để xử lý một khoản thanh toán.

• Đối với trường hợp khách hàng thanh toán nhiều hơn số tiền trên hóa đơn thì đương nhiên sẽ xuất hiện số tiền chênh lệch, trường hợp này rất dễ hiểu nên chúng ta không cần thảo luận nữa.
• Đối với trường hợp khách hàng thanh toán ít hơn số tiền trên hóa đơn thì số tiền chênh lệch mặc định sẽ luôn bằng 0. Bởi vì, một hóa đơn có thể thanh toán làm nhiều lần, do đó khi người dùng nhập số tiền ít hơn tổng số tiền trên hóa đơn, phần mềm sẽ cho rằng việc thanh toán chưa kết thúc và sẽ còn rất nhiều lần thanh toán sau đó. Nó không thể tự ý tính số tiền chênh lệch được (đơn giản nó không thể biết được chúng ta đã kết thúc quá trình thanh toán hay chưa mà tính chênh lệch). Trong trường hợp khách hàng thanh toán thiếu mà chúng ta muốn "ra lệnh" cho phần mềm biết rằng việc thanh toán đã kết thúc (mặc dù chưa đủ số tiền trên hóa đơn) thì với cách thanh toán trực tiếp trên hóa đơn (cách 1) sẽ không có chức năng đó. Vì nó đã được giản lược để chúng ta có thể ghi nhận một khoản thanh toán của khách hàng một cách nhanh chóng. Thay vì thế, chúng ta sẽ sử dụng menu Kế toán > Khách hàng > Khách hàng thanh toán, lúc này chúng ta sẽ thao tác như bạn Betty Nguyen đã hướng dẫn. Việc tích vào ô "Đối soát hoàn toàn" chính là cách để chúng ta "ra lệnh" cho phần mềm biết rằng quá trình thanh toán đã kết thúc. Lúc đó nó mới tính số tiền chênh lệch.

Lê Ngọc Ngân wrote:

Mình thực hiện theo hướng dẫn, nghĩa là lập một phiếu thu với số tiền bằng 0, tích vào đối soát hoàn toàn, tuy nhiên vẫn báo số chênh lệch bằng 0, và không xuất hiện form Thanh toán chênh lệch để thao tác ạ. (như hình ảnh bạn Betty Nguyen)
P/s: Trong mọi trường hợp thì như mình đã trình bày, nếu số tiền thanh toán ít hơn số tiền hóa đơn thì đều cho số chênh lệch bằng 0, bất luận số tiền thanh toán là 0 hay lớn hơn 0.

Anh Ngân.
Anh thao tác như trên là đã đúng quy trình, tuy nhiên anh chú ý ở đây (hình đính kèm thứ 2) phần thông tin thanh toán, cột phân bổ (6.000) có hiện viền ô màu tím -> đây là chỗ anh sẽ phải nhập tay một con số vào đây (6.000). Sau khi anh nhập xong anh enter hoặc kích trỏ chuột ra chỗ khác -> anh sẽ nhìn thấy phần chênh lệch và cách xử lý số tiền chênh lệch đó.
Lý do: Vì đây là số tiền khách hàng còn phải thanh toán và để đảm bảo chắc chắn doanh nghiệp muốn xoá sổ số tiền đó thì hệ thống buộc người dùng phải nhập bằng tay chính xác số tiền này. (Đây là nguyên tắc thận trong trong kế toán).

Mình thực hiện theo hướng dẫn, nghĩa là lập một phiếu thu với số tiền bằng 0, tích vào đối soát hoàn toàn, tuy nhiên vẫn báo số chênh lệch bằng 0, và không xuất hiện form Thanh toán chênh lệch để thao tác ạ. (như hình ảnh bạn Betty Nguyen)
P/s: Trong mọi trường hợp thì như mình đã trình bày, nếu số tiền thanh toán ít hơn số tiền hóa đơn thì đều cho số chênh lệch bằng 0, bất luận số tiền thanh toán là 0 hay lớn hơn 0.

Anh Ngân thân mến!
ERPOnline khẳng định đây không phải là lỗi. Khi anh nhấn nút đăng ký thanh toán trực tiếp trên hoá đơn hệ thống tự động đưa ra tổng số tiền mà khách hàng phải trả ví dụ 2.200.000đ. Khi anh chọn phương thức thanh toán thì tại đây hệ thống sẽ cho anh nhập số tiền mà khách hàng trả ví dụ 1.000.000đ và dòng chênh lệch ở đây vẫn hiển thị là 0đ là do anh chưa nhấn nút trả tiền. Số tiền khách hàng thanh toán thiếu sẽ hiển thị ngay ở phần cuối hoá đơn (cân đối: 1.200.000đ)
Anh muốn xoá bỏ số tiền thanh toán còn thiếu này (tức là khách hàng không phải thanh toán nữa và doanh nghiệp mình sẽ cho vào chi phí khác) thì anh vào Kế toán/Khách hàng/Khách hàng thanh toán tạo mới một nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như trên nhưng số tiền đã trả là "0" và lúc này anh tích vào đối soát hoàn toàn (anh tích vào đây để hoá đơn của khách hàng này sẽ ở tình trạng đã thanh toán vì số tiền thiếu này anh bớt cho họ và tính vào chi phí). Số tiền chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào tài khoản chi phí khác 811

Cảm ơn Betty Nguyễn,
Tuy nhiên mình vẫn chưa thấy thuyết phục rằng đây không phải là lỗi.
1. Tại hướng dẫn này có giải thích khác. Và trước đây mình có thực hiện được đúng theo hướng dẫn tại bài viết Cách ghi nhận thanh toán của Khách hàng.
2. Quay trở lại vấn đề: Hành xử của phần mềm cũng khác nhau khi nhập số tiền khác nhau. Nếu nhập số tiền thấp hơn số tiền ghi trong hóa đơn thì chênh lệch sẽ bằng 0; nếu nhập số tiền cao hơn số tiền ghi trong hóa đơn thì tính chênh lệch đúng, và cho phép hạch toán số chênh lệch này.
3. Đối với thao tác đăng ký thanh toán trên hóa đơn hay thanh toán qua menu "khách hàng thanh toán" trên phân hệ kế toán đều có hiện tượng tương tự như vậy.
4. Cách bạn hướng dẫn mình đã biết, nhưng đó là giải pháp tình thế. Và khi đó hệ thống sẽ tạo ra một phiếu thu (có số phiếu thu, ngày tháng… đầy đủ) nghĩa là để theo dõi các phiếu thu một cách có hệ thống, số thứ tự từ 1, 2, 3…n, thì phải in phiếu thu này và lưu vào tập chứng từ, tuy nhiên lại là phiếu thu có số tiền bằng 0.
Mong các bạn quan tâm.