Bạn có thể cắt giảm chi phí và tiết kiệm tiền bằng cách loại bỏ các kế toán viên thuê ngoài?
Kế toán là một bộ phận quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng ngày càng có nhiều công ty sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài
Tại sao vậy? Những lợi ích của việc thuê kế toán bên ngoài là gì?
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng kế toán thuê ngoài có thể là một phương án tối ưu, tiết kiệm chi phí. Nhưng sau khi thu nhập của bạn vượt qua một mức nhất định, bạn có thể thu nhiều lợi ích hơn với một nhân viên kế toán cố định. Làm thế nào để bạn nhận ra nếu đó là giải pháp đúng đắn cho doanh nghiệp của bạn?
Đây là những câu hỏi mà bạn có thể tự hỏi mình:
- Các giải pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của tôi là gì?
- Những lý do tại sao tôi phải thuê một ai đó thay vì thuê dịch vụ bên ngoài là gì?
Dưới đây là những ưu và nhược điểm để giúp bạn có giải pháp cho riêng mình.
Ưu điểm
- Nhu cầu kế toán của bạn có thể rất cụ thể, chuyên biệt hoặc bất thường. Nếu vậy, thuê kế toán bên ngoài có thể mất nhiều chi phí hơn so với việc thuê kế toán cố đinh.
- Khi bạn thuê một người nào đó, bạn có thể tự do giao các nhiệm vụ mà họ phải thực hiện. Dịch vụ thuê ngoài thường đi kèm trong một gói gói dịch vụ cố định không phải lúc nào cũng phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Người đó gần như là trợ lý chính của bạn! Một vài bước để bạn sang văn phòng kế bên sẽ dễ dàng hơn và nhanh hơn so với một email hoặc gọi điện thoại cho ai đó ở phía đầu kia thành phố hay thậm chí là một lục địa xa xôi. Và một ai đó trong tòa nhà giống như bạn sẽ luôn sẵn sàng trong một vài phút, nếu không phải ngay lập tức. Vì vậy, không có "Vui lòng giữ máy ..."
- Các nhiệm vụ đa dạng trong công ty ngày càng tăng. Nhân viên thuê ngoài hoặc là sẽ không có sự hiểu biết đầy đủ về những nhiệm vụ này hoặc sẽ không có thời gian hay kỹ năng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Có ai đó ở ngay trong công ty có nghĩa là các quy trình của doanh nghiệp được vận hành thông suốt, nhanh chóng và dễ dàng thích ứng với các nhu cầu mới của công ty.
- Có kế toán riêng cũng sẽ đem lại một giá trị thường bị lãng quên của doanh nghiệp bạn - lòng trung thành. Một kế toán bên ngoài sẽ có khách hàng khác và do đó sẽ không thuộc về công ty của bạn hoàn toàn. Thêm vào đó bạn không bao giờ có thể chắc chắn rằng thông tin nhạy cảm về kinh doanh của bạn sẽ được giữ bí mật tuyệt đối.
- Khi kế toán bên ngoài làm việc, họ có thể làm theo một quy trình mà có thể không giống như các quy trình của công ty bạn hoặc thậm chí không phù hợp với cách thức hoạt động kinh doanh của bạn. Bằng cách lựa chọn một kế toán toàn thời gian, bạn cũng có thể (ở mức độ nào đó) chọn cách thức làm việc riêng cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Rất có thể là một số thời điểm của năm sẽ nhàn rỗi hơn các thời điểm khác. Điều này có nghĩa kế toán cố định sẽ ít hữu ích hơn so với giai đoạn bận rộn, dẫn đến chi phí cao nhưng lợi ích thấp hơn.
- Nếu bạn có ít kiến thức về kế toán, việc thuê kế toán cố định có thể là khó khăn hơn nhiều để nếu thuê kế toán tại các công ty chuyên nghiệp. Chọn dịch vụ kế toán của một công ty uy tín, đảm bảo bạn sẽ có được một chuyên gia.
- Để xây dựng các quy tắc bạn sẽ mất thời gian và một chút về kiến thức chuyện môn. Nếu kế toán mà bạn chọn là mới ra khỏi trường, đừng ngạc nhiên nếu có phải sửa đổi liên tục trong những năm đầu tiên. Và nếu không có kinh nghiệm, việc sửa đổi sẽ không chắc mang lại hiệu quả.
- Thuê một người có nghĩa là bạn sẽ phải chi phí các khoản liên quan đến nhân sự - tiền lương, trợ cấp, không gian văn phòng, phần mềm kế toán, vv Khi dùng dịch vụ thuê ngoài, bạn phải trả một khoản phí hàng tháng mà không phải quan tâm tới tất cả các chi phí gia tăng.
Bây giờ (hy vọng) bạn đã thấy rõ ràng hơn để lựa chọn những giải pháp tốt nhất cho bạn, sau đây là một vài lời khuyên về cách chọn một kế toán hay một công ty kế toán.
Thuê một kế toán cố định
- Nếu bạn đi theo các quy trình nội bộ, sẽ là một lợi thế lớn cho công ty bạn nếu kế toán mà bạn có nhiều hơn một người. Bất kỳ kiến thức nào, chẳng hạn như kế toán quản trị, ngân sách hoặc kế hoạch tài chính là rất đáng khuyến khích.
- Nếu bạn cảm thấy người bạn đang phỏng vấn dường như không hiểu cách thức hoạt động của công ty bạn, đừng thuê họ! Quan trọng là một kế toán có một kiến thức tốt cho cơ hội để cải thiện cách thức hoạt động kinh doanh của bạn.
- Lý do rõ ràng nhất mà bạn sẽ muốn một kế toán là bởi vì bạn không biết nhiều về kế toán, vậy làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng các ứng cử viên của bạn không sử dụng một vài thủ thuật với bạn? Các đánh giá, nhận xét từ các công ty họ làm trước đây, hay xác nhận từ họ cũng rất hữu ích.
Trên đây là một số thông tin về việc thuê một ứng viên có kinh nghiệm.
Sử dụng kế toán thuê ngoài
Nếu bạn nghĩ rằng dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài là giải pháp tốt nhất cho bạn, một số lưu ý sau giúp bạn xem xét trước khi bạn có những quyết định cuối cùng.
- Trước hết, có thể không chỉ chất lượng dịch vụ ảnh hưởng đến danh tiếng của một công ty kế toán. Một số công ty kế toán là đối tượng nhạy cảm mà cơ quan thuế lưu ý và đưa ra xem xét kỹ lưỡng hơn đối vì một số lý do. Lựa chọn một công ty như thế này đặt doanh nghiệp của bạn trong diện nghi vấn của thanh tra thuế, sẽ luôn luôn rất căng thẳng.
- Cùng với đó là cách các công ty kế toán làm việc. Một số đã lựa chọn các công cụ trực tuyến, phần mềm hiện đại để đẩy nhanh tiến độ, do đó họ có thể có được việc thực hiện mỗi tuần. Một số người khác đã quyết định sử dụng cách làm việc cũ và sẽ có thể để thực hiện công việc của bạn ít thường xuyên hơn.
- Điều quan trọng là bạn phải biết phạm vi của dịch vụ đang được cung cấp. Họ sẽ tư vấn cho bạn hay là họ chỉ "làm công việc bạn không thể tự làm được"? Một đồng để tư vấn là vô giá và có thể bạn sẽ giành lại gấp mười lần những gì bạn đã bỏ ra. Kế toán là các chức năng them chốt, nhưng hiểu biết về thuế cũng rất đáng quan tâm.
- Nói về chi phí, giá cả tất nhiên là được xác định. Một số công ty sẽ không ngần ngại đòi bạn bằng 3 hoặc 4 lần số người khác làm, vì vậy thực sự quan trọng phải biết để chi trả đúng giá trị của công việc. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên xem xét một hợp đồng với phí cố định - nó sẽ giúp bạn tránh khỏi các chi phí không lường trước được. Hãy nhớ rằng mặc dù họ có thể sẽ hạn chế các dịch vụ của họ trong phạm vi gói công việc.
- Và cuối cùng, mối quan hệ của bạn với họ như thế nào? Nếu bạn thấy họ không thể xử lý các nhiệm vụ mà bạn cung cấp với sự cẩn trọng và linh hoạt cần thiết, kiểm tra các doanh nghiệp khác trước khi bạn quyết định sử dụng dich vụ và xem xét một số trường hợp bạn cảm thấy ổn. Bạn cũng có thể gọi các khách hàng hiện tại của họ và tham khảo ý kiến của họ.
Nhưng cho dù bạn thuê ngoài hay không, hãy đảm bảo dữ liệu kế toán của bạn luôn được cập nhật. Hãy tham khảo các chức năng hiện đại trong phân hệ Kế toán của ERPOnline để giúp bạn có một công cụ làm việc hữu ích nhé!