Bạn có sợ mất khách hàng vì quá tải kho hàng không?
Dưới đây là một vài lời khuyên để giữ giữ lượng hàng hoá trong kho ở mức hợp lý và có được sự hài lòng của khách hàng.
Việc lưu giữ các hàng hoá trong kho một công việc khó khăn. Phải mất rất nhiều thời gian, không gian và chi phí, đặc biệt là khi nếu để kho trống. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến cách bạn thiết lập kho hàng, và tất cả các yếu tố đó đều quan trọng. Nhưng nếu bạn không lưu trữ hàng hoá, bạn có thể bị khách hàng vì họ lựa chọn các đối thủ cạnh tranh của bạn!
Vì vậy, đây là những điều cần lưu ý khi thiết lập kho hàng của bạn:
- Hãy suy nghĩ về những gì bạn đang bán
- Các loại mặt hàng bạn phải lưu trữ sẽ xác định cách bạn sẽ tổ chức hàng tồn kho của bạn. Các mặt hàng dễ hư hỏng phải bán nhanh, một số thậm chí cần phải được làm lạnh. Một số mặt hàngcó kích thươcs lớn, những mặt hàng khác lại nhỏ, một số sẽ bán nhanh, và những người hàng hoá khác lại bán chậm hơn.
Dưới đây là một số câu hỏi để giúp bạn đánh giá tình hình:
- Hàng hoá có thời gian lưu trữ nhạy cảm - ví dụ: dễ hư hỏng, có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời hoặc lỗi mốt?
- Liệu các hàng hoá có yêu cầu nhiệt độ cụ thể?
- Kích thước là các mục hàng?
- Thời gian sẽ bán?
- Có thực sự cần lưu trữ những hàng hoá đó hoặc có thể gửi thẳng cho khách hàng khi lấy từ nhà cung cấp?
Tìm kiếm các lựa chọn thay thế.
Trong một số trường hợp, có cả một nhà kho của riêng mình có thể không phải là giải pháp tối ưu. Nếu chỉ có vài hoạt động trong kho, sử dụng một nhân viên toàn thời gian bạn sẽ mất chi phí nhiều hơn giá trị mang lại. Xem xét việc thuê kho hàng là một giải pháp tốt, vì nó sẽ giúp bạn có thời gian tập trung vào các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trong khi các công ty bạn thuê xử lý hàng hoá cần lưu kho của bạn.
Biết khi nào cần lưu trữ hàng hoá.
Một số mặt hàng được bán định kỳ, vì vậy điều quan trọng là bạn biết khi nào để cần lưu trữ hoặc không. Ví dụ, bạn không muốn áo len chiếm một nửa không gian lưu trữ của bạn trong mùa hè.
Biết nơi để mua hàng hoá.
Sắp xếp các đợt đặt hàng khéo léo. Cắt giảm chi phí vận chuyển bằng cách đặt hàng nhiều mặt hàng cùng một lúc nếu bạn có thể. Quan hệ tốt với các nhà cung cấp không chỉ giúp bạn có những giao dịch tốt hơn, mà còn giúp giảm chi phí và có thể làm tăng lợi nhuận của bạn.
Có nhiều nhà cung cấp cho mỗi mục hàng.
Liệt kê tất cả các nhà cung cấp có thể cung cấp cho các mục hàng hoá bạn cần. Luôn luôn có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp thông thường của bạn không thể đáp ứng nhu cầu của bạn lúc bạn cần. Nếu bạn đã có thông tin về các nhà cung cấp thay thế, bạn sẽ tránh được các trường hợp bị mua đắt do thời gian gấp gáp.
Lịch trình giao hàng.
Một số ngày trong tuần là bận rộn hơn những ngày khác. Giao hàng ngoài giờ cao điểm sẽ cho bạn thêm thời gian để tổ chức các hàng hoá của bạn, và luôn có sẵn hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng của bạn.
Đẩy hoặc kéo (Push and Pull)
Có hai nguyên tắc chính cho quản lý hàng tồn kho. Đầu tiên, được gọi là "push", là khi bạn đặt hàng một số lượng cụ thể của các mục hàng mà bạn đã xác định dựa vào một số phân tích thị trường và dự báo. Về ưu điểm, nó đảm bảo cho bạn về việc có đủ hàng hoá để chuẩn bị cho bất kỳ đơn đặt hàng nào. Nhưng khuyết điểm là hàng hoá không bán sử dụng không gian và chi phí tiền bạc.
Pull là phương pháp ngược lại. Đối với mỗi đơn hàng bạn nhận được từ khách hàng của bạn, bạn gửi một đơn đặt hàng cho nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi cho bạn chính xác những hàng hoá mà bạn cần. Những thuận lợi của phương pháp này là bạn tiết kiệm được rất nhiều không gian và loại trừ nguy cơ bị tồn kho với sản phẩm không bán được. Các khuyết điểm mà bạn có nguy cơ gặp phải là thời gian giao hàng có thể bị kéo dài hơn, và bạn sẽ được gắn với các nhà cung cấp sẵn có của bạn - khi nhà cung cấp của bạn không thể cung cấp hàng hóa của bạn trong một khoảng thời gian hợp lý, bạn sẽ gặp phải vấn đề không nhỏ trong mối quan hệ của bạn với khách hàng.
Nhận "kí gửi" hàng hoá
Một phương pháp mà bạn có thể nghĩ đến là kí gửi hàng hoá. Các nhà cung cấp hàng hoá để một phần hàng hoá trong kho của bạn, nhưng họ vẫn còn là chủ sở hữu hợp pháp. Một khi các hàng hoá được bán ra, các nhà cung cấp sẽ gửi cho bạn các hóa đơn. Lợi ích của phương pháp này là, đối với các mục hàng tiêu chuẩn, bạn có thể trả lại hàng hoá cho các nhà cung cấp, với chi phí chỉ là không gian kho mà hàng hoá đã chiếm trong kho hàng của bạn.
Phương pháp quản lý kho tốt nhất vẫn là không có hàng tồn kho.
Trong số danh sách các sản phẩm bạn bán một số bạn có thể tránh giữ trong kho. Giải pháp tốt nhất để không phải lưu trữ hàng hoá trong kho của bạn được gọi là "bò qua khâu vận chuyển" (Srop shipping). Điều này liên quan đến việc gửi thẳng tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng đến nhà cung cấp của bạn. Sau đó nhà cung cấp của bạn sẽ gửi các mục hàng trực tiếp cho khách hàng. Như vậy bạn sẽ có nhiều không gian hơn trong kho của mình và trong hầu hết các trường hợp thời gian vận chuyển nhanh hơn do có ít các khâu trung gian.
Áp dụng công nghệ
Sử dụng một hệ thống quản lý kho sẽ làm cho công việc dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bao gồm tất cả các mảng của hàng tồn kho trong hệ thống: nó sẽ giúp bạn theo dõi bằng cách cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quanvề giá trị hàng tồn kho của bạn
Sử dụng một số thiết bị quét cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, cho bạn các thông tin cập nhật ngay lập tức về những hoạt động xuất nhập kho và thậm chí cung cấp cho bạn địa điểm chính xác của mỗi mục hàng
Tự động hóa những gì bạn có thể
Sau một thời gian, bạn sẽ có đủ thông tin để xác định khi nào phải đặt hàng và số lượng là bao nhiêu. Sử dụng chức năng tự động trên các mục hàng để hệ thống đặt hàng tự động làm việc trong khi bạn có thể dành thời gian cho các phần công việc còn lại trong kho hàng của bạn.
Một khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ, bạn sẽ có thể tránh hết hàng trong hầu hết các tình huống, và do đó luôn làm hài lòng khách hàng của bạn. Và khi khách hàng biết họ có thể tin tường bạn, họ sẽ không bao giờ tìm đến các đối thủ cạnh tranh khác!
(Samuel Cabodi)